Outlook : Comment corriger ses fautes d’orthographe efficacement ?

5 heures par jour.

C’est la durée moyenne que les cadres français estiment passer à consulter leur messagerie professionnelle.

Chaque collaborateur reçoit environ 39 e-mails par jour en entreprise. Soit un total approximatif de 1,4 milliard de courriers électroniques (hors spam) envoyés chaque jour en France (source : Arobase.org).

C’est un marché qui pèse beaucoup, notamment dans le milieu professionnel.

Voici le classement des principales messageries électroniques utilisées en France :

• Gmail (27%)
• Outlook (26%)
• Orange (18%)
• Yahoo Mail (12%)
• SFR (6%)

Les deux acteurs majeurs qui se partagent le marché sont Gmail et Outlook, avec des statistiques d’utilisation très proches.

Le constat global est clair. Les Français adorent les e-mails.

Mais, qui dit beaucoup d’e-mails écrits dit aussi beaucoup de fautes d’orthographe commises…

Oui, ces fameuses fautes capables de réduire votre crédibilité à zéro en un claquement de doigts. C’est la plaie des entreprises françaises.

Grammaire, conjugaison, vocabulaire… La complexité de la langue française nous a tous un jour conduit à l’erreur. D’autant plus que nombreuses sont les fautes d’orthographe qui passent entre les mailles du filet des corrections automatiques proposées par défaut par les solutions de messageries électroniques.

90% des e-mails envoyés par des entreprises contiennent au moins une faute d’orthographe, selon une étude opérée par TextMaster.

C’est énorme, surtout quand il s’agit d’envoyer des devis ou propositions commerciales à des clients. C’est souvent la première cause d’un billet à destination de la corbeille, sans retour.

Le coût de ces fautes d’orthographe pour les entreprises est estimé à plusieurs millions d’euros par an.

Mais il ne s’agit donc pas de s’apitoyer sur son sort en matière d’orthographe car personne n’est infaillible. Même les professionnels de l’écrit tels que :

• les rédacteurs web,
• les copywriters,
• les éditeurs,
• les journalistes,
• etc.

Pas de panique donc ! Il existe une solution puissante pour contrer cette problématique. Cette solution, ce sont nos sauveurs de crédibilité. J’ai nommé les correcteurs en ligne.

Et laissez-moi vous annoncer une bonne nouvelle. Certains d’entre eux peuvent s’intégrer directement sur votre boîte de réception et corrigent automatiquement vos écrits avant l’envoi définitif de l’e-mail.

Et pour le coup, les filets de ses correcteurs sont plus robustes que ceux directement proposés par Gmail, Outlook, etc.

Dans cet article, nous allons nous intéresser aux deux solutions de correction qui existent actuellement pour l’un des plus gros acteurs sur le marché de l’e-mail professionnel en France : Outlook.

I. Les limites du correcteur natif d’Outlook

D’après vous, est-ce que le correcteur orthographique proposé par Outlook est infaillible ?

Lui faites-vous confiance à 100% avant d’envoyer un e-mail professionnel ?

Chez MerciApp, nous avons décidé de faire le test complet du correcteur Outlook pour vous. Pour ce faire, nous l’avons comparé à notre propre solution de correction en utilisant exactement le même test.

Le résultat est sans appel : 19 fautes repérées par Outlook contre +30 du côté de MerciApp.

C’est une victoire du FC MerciApp, qui corrige les erreurs que Microsoft Outlook ne détecte pas !

Bien que la solution proposée par Outlook soit correcte pour une fonctionnalité incluse gratuitement dans l’offre, elle est loin de vous assurer une crédibilité à 100%. 

En effet, le correcteur Outlook ne détecte que les fautes d’orthographe et de grammaire classiques. Concernant les fautes plus complexes, notamment d’un point de vue grammatical, il arrive souvent qu’elles passent à la trappe. 

Par ailleurs, il n’y a aucune explication à propos de la faute commise. Vous devez donc chercher l’information par vous-même sur Google si vous ne voulez plus la reproduire par la suite. Ce qui fait perdre de précieuses minutes sur une journée de travail…

Une relecture assidue est donc nécessaire avant l’envoi de votre e-mail si vous ne voulez pas perdre en crédibilité auprès de vos collaborateurs ou de vos clients.

Et je vous l’accorde, ça peut être légèrement chronophage sur les bords…

Si l’on se base sur une échelle moyenne d’environ 30 e-mails envoyés par jour et que l’on compte 2 minutes de relecture pour chacun, on peut rapidement arriver aux alentours d’une heure de temps dédié à la relecture et à la correction de vos e-mails chaque jour. Ça représente 2 journées de travail par mois !

C’est énorme ! Surtout lorsqu’on vous demande d’être productifs…

Si vous souhaitez augmenter votre productivité, vous avez besoin d’un soutien supplémentaire sans faille.

En 2021, vous n’avez plus le droit de perdre ce temps précieux sur vos relectures.

Dites bonjour aux extensions !

II. L’extension MerciApp pour Outlook

Comme je le disais un peu plus haut dans cet article, MerciApp corrige les erreurs que Microsoft ne détecte pas ! 

Voyez par vous-même…

a) Correction proposée par MerciApp

b) Correction proposée par Outlook

Contrairement au correcteur natif d’Outlook qui se limite aux fautes classiques, le correcteur intégré de MerciApp corrige les fautes d’orthographe sur plus de 90 000 noms communs et détecte des erreurs de grammaire sophistiquées grâce à ses analyseurs syntaxiques, sémantiques et contextuels.

Au lieu de baser ses propositions sur les fautes qui sont le plus souvent commises, MerciApp utilise quant à lui, de véritables moteurs de traitement du langage permettant de comprendre la syntaxe de vos phrases.

C’est en travaillant avec des linguistes professionnels, véritables amoureux de la langue de Molière que nous sommes capables d’atteindre ce niveau de fiabilité en termes de correction orthographique et grammaticale.

Ce sont d’ailleurs ces derniers qui entretiennent un gigantesque corpus de textes corrigés (plus de 250 millions de mots) pour améliorer en temps réel nos algorithmes d’analyse. Ainsi, nous sommes capables d’améliorer notre taux de précision chaque jour grâce aux phrases complexes qui s’ajoutent à ce corpus au fil du temps.

Toutes ces caractéristiques font de MerciApp une extension d’exception pour corriger vos fautes directement depuis vos e-mails.

Le tout avec une expérience utilisateur moderne, ergonomique et intuitive qui permet de corriger les fautes au fil de l’eau, sans avoir à sortir de la plateforme Outlook.

Voici comment cela fonctionne :‍

1. Vous activez l’extension depuis Outlook

Un menu MerciApp s’ajoute alors sur votre interface Outlook.

2. Vous corrigez vos erreurs directement, sans avoir à changer d’écran

L’extension MerciApp détecte automatiquement les erreurs présentes dans vos e-mails (orthographe, grammaire, conjugaison, typographie et même vos erreurs de style).

Vous n’avez plus qu’à cliquer sur les mots soulignés et appliquez simplement et directement les corrections, sans avoir à copier-coller votre texte dans une interface extérieure.

Aussi simplement que ça. Vos relectures deviennent enfin rapides et efficaces !

3. Vous envoyez votre e-mail sereinement

Lorsque le compteur est au vert, cela signifie qu’il n’y a plus aucune erreur à corriger. Vous venez de gagner de précieuses minutes et l’assurance de ne pas vous perdre en crédibilité !

L’extension Outlook de MerciApp sera disponible dès septembre 2021, avec la possibilité de tester la solution pendant 30 jours.

Mais MerciApp n’est pas le seul à proposer ce type d’extension. Le leader de la correction au Québec, Antidote, a lui aussi lancé sa propre extension dédiée à Microsoft Outlook.

-> Vous prenez des congés ? Découvrez comment configurer un message d’absence sur Outlook pour en informer les personnes qui vous contacte par e-mail.

III. L’extension d’Antidote pour Outlook

Tout comme MerciApp, l’outil possède des intégrations sur la plupart des logiciels existants (Word, Google Docs, Gmail, navigateurs web, etc.).

En revanche, côté Antidote, l’extension Outlook est déjà disponible sur le marché depuis quelques années.

Cette extension s’intègre automatiquement au logiciel Outlook au moment de son installation.

Sur une version Windows, il est possible de corriger directement les erreurs, au fil de l’eau. Cependant, cela n’est malheureusement pas possible pour une version MacOS.

À la sortie de MacOS 10.15, Apple a ajouté des mesures de sécurité qui limitent la communication entre les applications. L’intégration entre le correcteur Antidote et Outlook n’a pu y être maintenue et est également absente sous MacOS Big Sur.

Pour les utilisateurs sur Mac, il y a donc une friction supplémentaire puisque vous devez sélectionner votre texte à corriger, puis lancer le correcteur Antidote 10 qui ouvrira sa propre plateforme.

Contrairement à MerciApp, il n’est pas intégré directement à Outlook et ne corrige donc pas les fautes en direct.

Il vous faudra donc corriger vos fautes depuis la fenêtre d’édition d’Antidote, puis, retourner sur Outlook pour coller à nouveau votre texte corrigé.

Une friction supplémentaire qui ajoute une contrainte de temps et dégrade l’expérience utilisateur.

IV. Conclusion

Bien que le niveau de la qualité de correction d’Antidote soit globalement similaire à celui de MerciApp, ce dernier s’impose par sa simplicité, sa fiabilité et son expérience utilisateur ergonomique.

On a hâte de déployer cette extension de correction dédiée à Outlook !‍