Vous savez que vous ne serez pas au bureau pendant une période donnée ? Qu'il s'agisse de vacances, d'un congé court ou d'un déplacement de travail, vous allez continuer à recevoir des mails sur Outlook. Vos contacts de messagerie électronique Microsoft Office doivent être informés de votre absence.
Suivez ce tutoriel pour savoir comment configurer un message d'absence sur Outlook. Un courrier électronique sera ainsi envoyé automatiquement à vos contacts, les informant que vous n'êtes pas disponible. Suivez ces étapes pour régler les paramètres nécessaires dans votre boîte mail Microsoft.
Lorsque l'onglet "Fichier" contient le bouton "Réponses automatiques"
Mettre un message d'absence dans sa boîte mail s'effectue en différentes étapes selon votre situation. Utilisez ce tutoriel dans le cas où le bouton "Réponses automatiques" se situe dans l'onglet "Fichier".
Comment activer le message d'absence ?
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En haut à gauche de la boîte de réception de votre interface mail cliquez sur l'onglet "Fichier". Sélectionnez le bouton "Réponses automatiques (absence du bureau)". Selon votre version d'Outlook, vous pourrez sélectionner "Outils", et "Gestionnaire d'absence".
Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors. Cochez l'onglet "Envoyer des réponses automatiques". Vous pouvez rédiger le texte de votre message directement. Paramétrez les créneaux de votre absence à venir, avec la date de départ et de retour.
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Vous disposez d'un onglet "Au sein de mon organisation" et d'un onglet "En dehors de mon organisation". Vous pouvez ainsi rédiger un texte de message différent à vos collègues de travail et à vos contacts extérieurs.
Vous pouvez faire le choix d'envoyer une réponse automatique aux contacts étrangers à votre société, ou uniquement aux contacts de votre organisation. L'option "Mes contacts uniquement" est recommandée dans la plupart des cas.
Comment désactiver le message d'absence à votre retour ?
Dès lors que votre message d'absence est activé et configuré, un ruban apparaît dans votre messagerie électronique Outlook. Vous pouvez désactiver la réponse automatique en cliquant sur "Désactiver".
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Lorsque l'onglet "Fichier" ne contient pas le bouton "Réponses automatiques"
Il existe des cas où l'onglet "Fichier" ne contient pas de bouton "Réponses automatiques". Tout dépend du type de compte Microsoft dont l'entreprise dispose. Ils ne prennent pas tous en charge cette fonctionnalité.
Il est malgré tout possible pour Outlook de répondre automatiquement aux messages que vous recevez si vous êtes absent du bureau ou en congé. Il suffit, pour ce faire, de créer une règle de réponse automatique.
Comment créer le mail d'absence ?
Dans la barre de navigation, allez sur l'onglet "Courrier". Cliquez sur l'icône "nouveau courrier" et rédigez le message de réponse automatique qui doit s'afficher à vos contacts. Ce message peut inclure la date à partir de laquelle vous n'êtes pas disponible, ainsi que la date de votre retour.
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En déplacement professionnel, je suis absent du bureau du 2 au 5 avril, avec une connectivité limitée. Je répondrai à votre message dès que possible.
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Dans la fenêtre de création du message, basculez ensuite sur l'onglet "Fichier" et cliquez sur "Enregistrer sous". Sélectionnez "modèle Outlook" dans la liste type. Le sous-dossier "Templates" du dossier "Microsoft" est automatiquement sélectionné.
Nommez votre message (par exemple, "absence professionnelle.oft"), puis enregistrez et fermez le message en cliquant sur sa case de fermeture. Il est important d'indiquer que vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications.
Comment activer les réponses automatiques ?
Dans la fenêtre principale d'Outlook, allez sur l'onglet "Accueil" du ruban. Cliquez sur l'icône "Règles" et choisissez dans le menu "Gérer les règles et les alertes". Cliquez sur "Nouvelle règle" et la boîte de dialogue "Assistant Gestion des messages" s'affiche.
Dans l'étape 1 et la section "Démarrer à partir d'une règle vierge", cliquez sur "Appliquer la règle aux messages que je reçois". Puis, cliquez sur "Suivant".
Le menu de cette boîte de dialogues procède étape par étape et pose de nombreuses interrogations. À la question "Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?", cochez la case "où j'apparais dans la zone A" et toute autre case de votre choix, puis cliquez sur "Suivant".
À la question "Que voulez-vous faire de ce message ?", cochez la case "Répondre en utilisant un modèle spécifique". Sous "Étape 2 Modifier la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée)", choisissez "Répondre en utilisant un modèle spécifique".
Dans la boîte de dialogue "Sélectionnez un modèle de réponse", choisissez "modèle dans le fichier système". Dans la liste déroulante "Rechercher dans", sélectionnez le modèle que vous avez créé précédemment, puis cliquez sur "Ouvrir" et enfin sur "Suivant".
S'il existe des exceptions à la réponse automatique, cochez les cases correspondantes et cliquez sur "Suivant". Sous "Étape 1 Attribuez un nom à cette règle", définissez le nom de la nouvelle règle et cliquez sur "Terminer", puis sur "OK".
Une réponse indiquant votre absence sera maintenant systématiquement envoyée aux mails que vous recevrez de vos contacts.
Comment désactiver la règle de réponse automatique ?
Pour désactiver cette règle, cliquez sur "Règles". Choisissez dans le menu "Gérer les règles et les alertes". Décochez la règle correspondante, puis cliquez sur "OK" pour fermer la boîte de dialogue.
Vous savez maintenant comment configurer un message d'absence sur Outlook. Pour écrire un texte d'absence sans aucune faute d'orthographe ni de grammaire, n'hésitez pas à recourir à un correcteur d'orthographe. Cette précaution supplémentaire vous assure de ne pas entacher votre réputation auprès de vos clients pendant vos congés.
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