Ah, le compte rendu de réunion !… Parfois appelé procès-verbal de réunion, ce mot en fait frémir plus d’un. Comme son nom l’indique, il doit rendre compte des échanges d’une réunion, d’une conférence ou d’une AG (Assemblée Générale), et ce, pour les personnes absentes et présentes.
Ce que son nom ne dit pas, c’est à quel point le compte rendu de réunion est nécessaire. Lui sont souvent assignés les qualificatifs long, pénible, rébarbatif ou encore chronophage : or, on en attend tout l’inverse.
Plus qu’un simple document annexe, il conditionne un bon suivi de projet et ses avancements, ainsi qu’une bonne participation de tous ses acteurs.
Puisqu’il n’existe pas un seul type de réunion, les comptes rendus peuvent différer tant par leur forme que par leur contenu. Découvrez quelques exemples d’usage et modèles pour gagner en temps et en productivité dans l’élaboration de votre compte rendu de réunion.
Plan de l'article
Préparer son compte rendu en toute sérénité !
Quelles informations doit comporter un compte rendu de réunion ?
Vous êtes convaincu de la pertinence d’un bon compte rendu de réunion, mais vous ne savez pas dans ce qu’il doit contenir ?
Vous êtes non seulement au bon endroit, mais aussi dans la bonne voie : premier conseil, il faut toujours préparer un compte rendu avant la réunion !
Astuce : pour être sûr de ne rien oublier, vous pouvez prévoir une petite check-list pour animer votre présentation pour vous assurer que votre compte rendu soit le plus complet possible à l’issue de la réunion !
Quel que soit le modèle choisi pour rédiger votre compte rendu de réunion, certaines informations devront figurer de manière obligatoire :
–> La date, l’horaire et le lieu de la réunion : pour permettre à vos équipes d’y prendre part ;
–> L’ordre du jour et ses objectifs : pourquoi la réunion a-t-elle lieu ? ;
–> Les effectifs éventuellement répartis en personnes présentes/absentes : membres de la direction, employés, stagiaires, etc. ;
–> Le nombre de votants et de voix recueillies uniquement en cas de vote à l’issue de la réunion ;
–> Les sujets abordés et la synthèse des échanges qui ont eu lieu : détaillés ou de manière plus succincte ;
–> Les décisions potentiellement prises et les actions à mener pour atteindre les objectifs établis ;
–> Les commentaires liés au déroulement de la réunion : conflits éventuels, nouvelles réunions programmées et échéances à venir, etc.
Dans certains cas, il peut être bon de faire signer tous les participants à la fin de la séance. Cette pratique atteste du consensus autour des décisions et de la validité du compte rendu.
Enfin, le type du modèle choisi doit être adapté au type de réunion en question : tous les modèles ne se valent pas pour toutes les occasions !
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Quel format pour mon compte rendu de formation ?
Tout comme son contenu, le format d’un compte rendu de réunion est entièrement personnalisable. Le tout étant que vos collaborateurs, collègues ou employés soient à même de le lire : s’il ne pouvait être lu par tout le monde, quelle serait son utilité ?
Les formats les plus classiques pour rédiger et enregistrer un compte rendu de réunion sont les fichiers Word, Excel ou PDF. Mais vous pouvez tout à fait choisir une version digitale comme le mail ou un affichage plus dynamique comme une présentation PowerPoint.
Le plus important étant de ne pas oublier de sauvegarder ou d’imprimer votre compte rendu !
Quel modèle de compte rendu pour quelle réunion ?
Modèle de compte rendu pour une réunion de projet
Sous la forme de points mensuels, hebdomadaires ou parfois même quotidiens, la réunion de projet ou de pilotage sert à rendre compte de la bonne évolution d’un projet en cours impliquant deux parties, parfois plus.
Elle permet notamment de dresser une liste d’objectifs à atteindre et d’actions à accomplir pour y parvenir. Généralement d’une durée relativement courte, d’environ 1 h, elle sert de mise au point régulière et est indissociable d’une bonne organisation du projet.
Le compte rendu de réunion de projet doit ainsi regrouper toutes les informations pertinentes pour attester de la bonne avancée dudit projet. Il peut par exemple comprendre un listing détaillé des moyens techniques mis en œuvre et du chiffrage qui en découle ou un récapitulatif précis des différentes actions réalisées et leur chronologie.
Un compte rendu de réunion de projet peut également contenir un calendrier précis des échéances en cours et à venir ainsi que les divers intervenants qui en sont responsables.
En fin de projet, le compte rendu de réunion peut prendre la forme d’un bilan global écrit comportant :
- Les objectifs, leur taux de complétude et les écarts observés ;
- La liste des différentes personnes en charge du projet ;
- Un récapitulatif comptable si pertinent ;
- Des photographies ou toute documentation attestant du travail réalisé ;
- Des remerciements éventuels ;
- La liste des présents ;
- Un questionnaire d’enquête ou de satisfaction.
Modèle de compte rendu de réunion décisionnelle
Les réunions dites décisionnelles, telles que les assemblées générales (AG) sont connues pour être longues et fastidieuses ! Levant parfois des débats houleux et impliquant des décisions souvent lourdes de conséquences, elles nécessitent un compte rendu précis et très détaillé.
Doivent y figurer l’ordre du jour, les projections budgétaires et un espace pour une prise de notes efficace des informations variées.
L’idéal est de choisir un modèle de compte rendu avec de grandes cases pour pouvoir prendre facilement des notes sur les points abordés et résumer les nombreuses prises de paroles.
Une case vote est également de mise, elle devra détailler dans l’idéal :
- le nombre de votants VS nombre de participants ;
- le résultat du vote en dissociant les pour, contre et abstention ;
- la décision finale.
Exemple de compte rendu d’un vote en AG :
Mais ce n’est pas tout ! Un compte rendu de réunion décisionnelle doit également faire figurer certains aspects légaux : il convient notamment de rédiger les statuts pour les associations.
Modèle de compte rendu en version digitale
Qui a dit que le compte rendu de réunion devait nécessairement être en format papier ? Après la traditionnelle réunion du lundi matin en entreprise, le temps manque parfois ! C’est ici que le compte rendu par mail prend toute sa mesure.
Rapide à rédiger, efficace, concis : c’est l’alternative parfaite pour les équipes pressées !
Plus succinct, mais aussi plus ciblé, le compte rendu de réunion en format mail peut prendre une forme très classique comme plus personnalisée.
Pour vous assurer de rédiger des comptes rendus digitaux pertinents :
- N’omettez pas l’objet du mail : une formule type “compte rendu réunion du X/X/XXX” est largement suffisante, n’en faites pas trop, le but étant que tout le monde sache de quoi il en retourne ! ;
- Vérifiez que vous n’avez oublié personne dans les destinataires de votre envoi ! L’objectif du procès-verbal de réunion étant, nous le rappelons, de récapituler des informations clé pour chaque partie prenante ;
- Insérez une formule de politesse pour saluer vos équipes ;
- Dressez un récapitulatif précis des points abordés lors de la réunion ;
- Faites un rappel des échéances si nécessaire ;
- Rédigez une conclusion simple ;
- Insérez une formule de politesse pour souhaiter une bonne journée ;
- Ajoutez une signature.
Découvrez un modèle de compte rendu dans sa version digitale à rédiger et à envoyer par mail.
Quels que soient votre besoin et le contenu que vous souhaitez mettre en avant dans votre compte rendu de réunion, faire le choix d’un modèle type avec des cases pré remplies et un document déjà mis en forme est une très bonne idée.
Gardez toujours en tête que comme pour tout texte que vous allez rédiger, vous ne devez pas négliger votre orthographe et votre syntaxe au risque de perdre en crédibilité auprès de vos interlocuteurs !
Pour veiller à rédiger des comptes rendus précis et qualitatifs à la fois, appuyez-vous sur un outil de correction orthographique comme MerciApp.
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