Ah, le compte rendu de réunion !… Parfois appelé procès-verbal de réunion, ce mot en fait frémir plus d’un. Comme son nom l’indique, il doit rendre compte des échanges d’une réunion, d’une conférence ou d’une AG (Assemblée Générale), et ce, pour les personnes absentes et présentes.
Ce que son nom ne dit pas, c’est à quel point le compte rendu de réunion est nécessaire. Lui sont souvent assignés les qualificatifs long, pénible, rébarbatif ou encore chronophage : or, on en attend tout l’inverse.
Plus qu’un simple document annexe, il conditionne un bon suivi de projet et ses avancements, ainsi qu’une bonne participation de tous ses acteurs.
Puisqu’il n’existe pas un seul type de réunion, les comptes rendus peuvent différer tant par leur forme que par leur contenu. Découvrez quelques exemples d’usage et modèles pour gagner en temps et en productivité dans l’élaboration de votre compte rendu de réunion.
Table des matières
Les informations essentielles d’un compte rendu de réunion
Quel que soit le modèle choisi pour rédiger votre compte rendu de réunion, certaines informations devront figurer de manière obligatoire :
–> La date, l’horaire et l’emplacement de la réunion : pour permettre à vos équipes d’y prendre part ;
–> L’ordre du jour et ses visées : pourquoi la réunion a-t-elle lieu ? ;
–> Les effectifs éventuellement répartis en personnes présentes/absentes : membres de la direction, employés, stagiaires, etc. ;
–> Le nombre de votants et de voix recueillies uniquement en cas de vote à l’issue de la réunion ;
–> Les thématiques discutés et le résumé des conversations : détaillés ou de manière plus succincte ;
–> Les décisions potentiellement actées et les missions à réaliser pour atteindre les buts définis ;
–> Les commentaires liés au déroulement de la réunion : conflits éventuels, nouvelles réunions programmées et échéances à venir, etc.
Dans certains cas, il peut être bon de faire signer toutes les parties prenantes à la fin de la séance. Cette pratique atteste du consensus autour des choix et de la validité du dossier.
Enfin, le type du modèle choisi doit être adapté au type de réunion en question : découvrez nos modèles de compte rendu.
L’orthographe dans un compte rendu est primordial pour garantir sa clarté et son professionnalisme. Des erreurs peuvent nuire à la crédibilité du document et à la compréhension du lecteur. Pour éviter cela, utilisez MerciApp, un correcteur orthographique en ligne avancé, qui assure une écriture impeccable.
Comment préparer son compte rendu ?
Pour rédiger un compte rendu efficace, il faut le préparer avant la réunion.
Pour être sûr de ne rien oublier, vous pouvez prévoir une petite check-list pour animer votre présentation pour vous assurer que votre compte rendu soit le plus complet possible à l’issue de la réunion !
Modèle – Liste de vérification de conduite de réunion de projet
Comment faire un compte rendu : la méthode
La réalisation d’un compte rendu efficace démarre avant le début de la réunion et se termine après celle-ci. Voici les 3 étapes à suivre pour sa rédaction.
1- La préparation
Avant la réunion, assurez-vous de préparer le document pour l’enregistrement des informations. Pour ce faire, inscrivez-y au préalable les informations suivantes :
- la date, l’horaire et l’emplacement de la réunion ;
- l’ordre du jour et ses objectifs ;
- les effectifs qui y sont conviés.
Cette préparation permet de revoir l’ordre du jour et de se familiariser avec les sujets à discuter, et de préparer un modèle incluant des sections pour les points importants, les décisions, les missions à réaliser, et leurs responsables.
Cela permet d’organiser les données de manière logique et de s’assurer que tous les éléments critiques soient couverts.
Remarque :
Pensez à mettre en place des to-do lists et modèles pour les différents types de réunion pour lesquelles vous aurez à réaliser ce type de missions. Les to-do lists sont la première étape vers une organisation structurée. Elles vous aident à identifier les tâches, à les trier et à planifier leur réalisation pour être plus productif. Les modèles vous feront gagner du temps. Si vous voulez en savoir plus sur les techniques pour développer votre productivité, notre livre blanc sur la productivité en entreprise est là pour vous !
2- La prise de note
Différentes techniques peuvent être employées pour prendre des notes :
- La méthode Cornell : elle divise la page en deux colonnes, l’une pour les notes pendant la réunion et l’autre pour les résumés ou les mots-clés après la réunion. Cette méthode facilite la révision et l’organisation des notes.
- La méthode linéaire : c’est la forme la plus traditionnelle. Elle consiste à rédiger les informations dans l’ordre où elles sont présentées. Elle est simple et directe, mais peut être moins organisée.
- Le mapping conceptuel : pour les réunions plus complexes ou créatives, dessiner des cartes conceptuelles peut aider à visualiser les relations entre les idées et les missions.
Prendre des notes efficacement exige une écoute active, permettant de distinguer les informations importantes des conversations générales. Concentrez-vous sur les résultats, les décisions, et les tâches spécifiques, en utilisant des abréviations et des symboles. N’hésitez pas à demander des éclaircissements pendant la réunion si un point n’est pas clair ou semble ambigu.
La validation des décisions et des missions avec les participants avant la fin de la réunion peut également aider à assurer l’exactitude des notes et à éviter les malentendus ultérieurs.
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3- La mise en forme et la correction
Après la réunion, nous vous recommandons de revoir et organiser les informations retenues. Cela peut inclure la transcription des notes manuscrites en un format numérique, l’ajout de sections manquantes, et la mise en évidence des tâches à entreprendre.
La finalisation du résumé peu de temps après la réunion garantit que les informations restent fraîches et que la synthèse est précise et complète.
Gardez en tête que le CR doit être :
- informatif : il doit fournir toutes les informations nécessaires pour comprendre ce qui a été discuté, décidé, et les missions à réaliser. Il devrait répondre aux questions fondamentales : qui, quoi, quand, où, pourquoi, et comment.
- factuel : il doit rester objectif et se concentrer sur ce qui a été dit et décidé. Évitez les interprétations subjectives ou les opinions personnelles pour maintenir son intégrité.
- explicatif : lorsqu’il documente des décisions ou des missions, il doit expliquer le raisonnement derrière ceux-ci. Cela aide les lecteurs à comprendre le contexte et les considérations qui ont guidé les décisions.
Pensez à utiliser des puces, des numérotations, et des tableaux pour organiser l’information de manière qu’elle soit facile à lire et à comprendre.
Avant de finaliser le compte rendu, effectuez une révision approfondie pour corriger les fautes d’orthographe, de grammaire, et les imprécisions. Vous pouvez également opter pour un outil de correction de texte en temps réel tel que MerciApp. Utilisable sur plus de 3000 applications grâce à son système d’extension, il vous accompagne partout.
Les outils essentiels pour un compte rendu efficace
Utiliser les bons outils vous fera gagner un temps précieux. L’objectif est de transformer les conversations et décisions en synthèse structurée, claire, et accessible. Il doit servir de référence fiable pour tous les participants.
Les applications de prise de notes
Ces logiciels offrent une plateforme numérique polyvalente pour enregistrer des idées, des réflexions, des listes de missions, et bien plus encore :
- Evernote :
Avec Evernote, enregistrez une large gamme de contenus — notes manuscrites, textes, images, sons, fichiers — et organisez-les dans des carnets pour mieux structurer vos projets et réflexions.
La fonction de synchronisation en ligne vous permet d’accéder à vos données depuis n’importe quel appareil.
- Notion :
Conçu pour les besoins professionnels, Notion combine plusieurs fonctionnalités en une seule plateforme. L’outil offre la possibilité de créer des notes dans divers formats tels que des tableaux et des calendriers, et plus encore.
Il transforme la prise de notes en une gestion de projet complète en vous permettant de prendre des notes et d’organiser vos tâches quotidiennes efficacement.
- Google Keep :
Avec une approche centrée sur la facilité plutôt que la puissance, Google Keep se distingue par son design épuré, évoquant un ensemble de post-it virtuels. Il propose une organisation temporelle de notes en petites cartes.
Vous pouvez épingler les cartes et choisir parmi cinq types de formats pour chaque note : texte, liste, note manuscrite, mémo vocal et image.
Les logiciels de traitement de texte
Les logiciels de traitement de texte sont très utiles pour la création, la mise en forme et la gestion de documents :
- Google Docs
Intégré à la suite bureautique en ligne de Google, Google Docs se révèle être un outil de traitement de texte incontournable, accessible partout via une adresse Gmail.
Grâce à son infrastructure cloud, il permet de travailler sur des documents sans consommer de l’espace disque local. Il facilite également la collaboration en temps réel entre plusieurs utilisateurs qui peuvent éditer et commenter les documents ensemble.
- Microsoft Word
Partie intégrante de Microsoft Office, Word est le logiciel de traitement de texte de prédilection pour de nombreux utilisateurs à travers le monde. Cela est dû à sa facilité d’utilisation et à ses fonctionnalités complètes.
Il excelle dans la création de documents de tout type, de la simple lettre à des rapports détaillés, avec des outils avancés pour la révision et l’édition collaborative.
- LibreOffice Writer
LibreOffice Writer, composant majeur de la suite bureautique LibreOffice, se présente comme une alternative puissante et gratuite aux logiciels de traitement de texte traditionnels. Il permet aux utilisateurs de produire des documents textuels avec une mise en forme avancée, de la simple note à des documents professionnels structurés.
Sa prise en charge de nombreux formats de fichiers et ses outils de collaboration en font une solution efficace pour la rédaction collaborative.
Les tableurs
Ces outils facilitent la réalisation de comptes rendus en permettant une organisation structurée des données, des analyses automatisées et la visualisation graphique des informations :
- Google Sheet
Intégré à la suite bureautique en ligne de Google, Google Sheet offre une plateforme de feuilles de calcul accessible en ligne.
Il est conçu pour le travail en équipe, permettant à plusieurs personnes de modifier, d’analyser et de commenter les données en temps réel, ce qui en fait une solution puissante pour la collaboration et l’analyse de données.
- Microsoft Excel
Au cœur de la suite Microsoft Office, Excel se distingue comme le logiciel de feuilles de calcul préféré des professionnels et des analystes de données.
Grâce à ses fonctionnalités avancées de calcul, de modélisation et de graphiques, Excel permet de gérer, analyser et présenter des données complexes de manière intuitive. Il offre également des possibilités de collaboration en temps réel.
- LibreOffice Calc
Calc, le tableur de LibreOffice, offre une interface utilisateur intuitive, semblable à celle d’Excel, facilitant la création et la modification de feuilles de calcul.
Destiné à un large public, cet outil gratuit et open source permet une manipulation avancée des données, et l’exécution automatique d’opérations. C’est une option solide pour ceux qui recherchent une solution complète sans coût.
Les logiciels de transcription
Conçus pour convertir l’audio ou la vidéo en texte écrit, ils permettent de capturer fidèlement les paroles en texte. Ils réduisent le temps et l’effort nécessaires pour transcrire manuellement les enregistrements audio ou vidéo :
- Amberscript
Amberscript vous permet de transformer les fichiers audio et vidéo en texte. Vous avez le choix entre 39 langues et le texte est généré sur un éditeur en ligne vous permettant d’effectuer les corrections nécessaires.
Une option vous permet de différencier les interlocuteurs et l’export est horodaté. Vous pouvez également créer un compte multi-utilisateurs avec la formule réservée aux entreprises.
- Smart Scribe
Solution de transcription automatique de fichier audio et vidéo, Smart Scribe supporte plus de 30 langues. Il dispose d’un éditeur de texte intégré et héberge tous vos fichiers audio et vidéo sur un serveur cloud sécurisé.
L’outil identifie les interlocuteurs automatiquement et son éditeur de texte est synchronisé au lecteur audio. Il vous permet également d’exporter les transcriptions sous différents formats.
- Happy Scribe
Happy Scribe propose la conversion de fichiers audio en fichiers texte de manière automatisée. Il offre une interface intuitive et supporte plus de 120 langues. En spécifiant le temps de départ, vous pouvez sélectionner quand débutera la transcription.
La plateforme dispose d’une fonctionnalité de partage et de travail collaboratif. Sa fonction de traduction assistée permet de traduire la transcription dans les 120 langues disponibles.
Les correcteurs d’orthographe et grammaire
Ils analysent le texte pour détecter et corriger divers types d’erreurs. Des fautes d’orthographe aux erreurs grammaticales, en passant par les problèmes de ponctuation, et parfois même les maladresses stylistiques et les erreurs de syntaxe. Ils assurent la précision et la clarté des écrits.
Affinez le style de vos écrits avec MerciApp
MerciApp, proposent des fonctionnalités très utiles pour faciliter la rédaction des comptes rendus. Notamment l’autocorrection intelligente en temps réel. Cette technologie va au-delà de la simple correction orthographique et grammaticale pour offrir une expérience de rédaction plus fluide, rapide et sans effort.
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Ajouter à Edge Quel format pour mon compte rendu de formation ?
Tout comme ce qu’il contient, le format d’un compte rendu de réunion est entièrement personnalisable. Le tout étant que vos collaborateurs, collègues ou employés soient à même de le lire : s’il ne pouvait être lu par tout le monde, quelle serait son utilité ?
Les formats les plus classiques pour la réalisation et l’enregistrement sont les fichiers Word, Excel ou PDF. Mais vous pouvez tout à fait choisir une version digitale comme le mail ou un affichage plus dynamique comme une présentation PowerPoint.
Le plus important étant de ne pas oublier de sauvegarder ou d’imprimer votre compte rendu !
Modèle de compte rendu de réunion en format Word
Modèle compte rendu de réunion en format Excel
Quel modèle de compte rendu pour quelle réunion ?
Modèle de compte rendu pour une réunion de projet
Sous la forme de points mensuels, hebdomadaires ou parfois même quotidiens, la réunion de projet ou de pilotage sert à rendre compte de la bonne évolution d’un projet en cours impliquant deux parties, parfois plus.
Elle permet notamment de dresser une liste de buts à atteindre et d’actions à accomplir pour y parvenir. Généralement d’une durée relativement courte, d’environ 1 h, elle sert de mise au point régulière et est indissociable d’une bonne organisation du projet.
Le compte rendu de réunion de projet doit ainsi regrouper toutes les données pertinentes pour attester de la bonne avancée dudit projet. Il peut par exemple comprendre un listing détaillé des moyens techniques mis en œuvre et du chiffrage qui en découle ou un récapitulatif précis des différentes actions réalisées et leur chronologie.
Il peut également contenir un calendrier précis des échéances en cours et à venir ainsi que les divers intervenants qui en sont responsables.
En fin de projet, il peut prendre la forme d’un bilan global écrit comportant :
- Les buts visés, leur taux de complétude et les écarts observés ;
- La liste des différentes personnes en charge du projet ;
- Un récapitulatif comptable si pertinent ;
- Des photographies ou toute documentation attestant du travail réalisé ;
- Des remerciements éventuels ;
- La liste des présents ;
- Un questionnaire d’enquête ou de satisfaction.
Voici un exemple de compte rendu de réunion de projet
L’utilisation d’un modèle présente plusieurs avantages considérables pour la rédaction efficace et structurée des comptes rendus. Du gain de temps à l’amélioration de l’efficacité de la communication en passant par la facilitation du suivi et l’uniformisation, elle améliore votre productivité considérablement.
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Modèle de compte rendu de réunion décisionnelle
Les réunions dites décisionnelles, telles que les assemblées générales (AG) sont connues pour être longues et fastidieuses ! Levant parfois des débats houleux et impliquant des choix souvent lourds de conséquences, elles nécessitent un résumé précis et très détaillé.
Doivent y figurer l’ordre du jour, les projections budgétaires et un espace pour une prise de notes efficace des données variées.
L’idéal est de choisir un modèle avec de grandes cases pour pouvoir prendre facilement des notes sur les points discutés et résumer les conversations.
Une case vote est également de mise, elle devra détailler dans l’idéal :
- le nombre de votants VS nombre de participants ;
- le résultat du vote en dissociant les pour, contre et abstention ;
- la décision finale.
Mais ce n’est pas tout ! Un CR de réunion décisionnelle doit également faire figurer certains aspects légaux : il convient notamment de rédiger les statuts pour les associations.
Exemple de compte rendu d’un vote en AG :
Modèle de compte rendu de réunion décisionnelle
Modèle de compte rendu en version digitale
Qui a dit que le compte rendu de réunion devait nécessairement être en format papier ? Après la traditionnelle réunion du lundi matin en entreprise, le temps manque parfois ! C’est ici que le CR par mail prend toute sa mesure.
Rapide à réaliser, efficace, concis : c’est l’alternative parfaite pour les équipes pressées !
Plus succinct, mais aussi plus ciblé, le CR de réunion en format mail peut prendre une forme très classique comme plus personnalisée.
Pour vous assurer de réaliser des comptes rendus digitaux pertinents :
- N’omettez pas l’objet du mail : une formule type “compte rendu réunion du X/X/XXX” est largement suffisante, n’en faites pas trop, le but étant que tout le monde sache de quoi il en retourne ! ;
- Vérifiez que vous n’avez oublié personne dans les destinataires de votre envoi ! L’objectif du procès-verbal de réunion étant, nous le rappelons, de récapituler des informations clé pour chaque partie prenante ;
- Insérez une formule de politesse pour saluer vos équipes ;
- Dressez un récapitulatif précis des points discutés lors de la réunion ;
- Faites un rappel des échéances si nécessaire ;
- Rédigez une conclusion simple ;
- Insérez une formule de politesse pour souhaiter une bonne journée ;
- Ajoutez une signature.
Découvrez un modèle de compte rendu dans sa version digitale à réaliser et à envoyer par mail.
Quels que soient votre besoin et ce que vous souhaitez mettre en avant dans votre présentation, faire le choix d’un modèle type avec des cases pré remplies et un document déjà mis en forme est une très bonne idée.
Gardez toujours en tête que comme pour tout texte que vous allez rédiger, vous ne devez pas négliger votre orthographe et votre syntaxe au risque de perdre en crédibilité auprès de vos interlocuteurs !
Pour veiller à rédiger des comptes rendus précis et qualitatifs à la fois, appuyez-vous sur un outil de correction orthographique comme MerciApp.
Modèle de compte rendu personnalisable
Nous vous livrons ci-après un modèle de compte rendu vierge entièrement personnalisable.
Pourquoi faire un compte rendu ?
La rédaction d’un CR de réunion occupe une place prépondérante dans le paysage de la gestion de projet et de la communication interne. En capturant fidèlement les conversations, les choix, et les actions à entreprendre, il sert de référence fiable, garantissant que chaque partie prenante, présente ou absente, dispose d’une vision claire et unifiée des décisions.
Les objectifs d’un compte rendu de réunion
Le CR de réunion ne se contente pas de résumer les conversations, il sert des fins bien précises que voici :
- documentation et archivage : il permet de conserver une trace écrite des conversations, des choix et des missions à réaliser. Il fait office de référence future ;
- clarification des échanges : en éliminant les ambiguïtés sur ce qui a été discuté et convenu. Il fournit des détails précis sur les décisions et les responsabilités attribuées ;
- responsabilisation des participants : en consignant les missions et les échéances. Ce qui aide à responsabiliser les membres du projet vis-à-vis des tâches à entreprendre.
- suivi des progrès : il fait office d’outil pour le suivi des missions décidées, permettant de vérifier l’avancement des missions et de s’assurer que les engagements sont tenus ;
- faciliter la prise de décision : en fournissant un historique des conversations précédentes, des raisonnements et des situations abordées ;
- engagement et motivation : il permet de renforcer l’engagement des membres de l’équipe en les impliquant dans le processus de documentation et en valorisant leur contribution ;
- amélioration continue : en offrant la possibilité d’analyser les processus de réunion pour identifier les points forts et les axes à optimiser ;
- transmission de l’information : en communiquant aux personnes absentes les conversations et les choix réalisés lors de la réunion.
Pour éviter de laisser des coquilles créer des incompréhensions dans vos comptes rendus, utiliser un correcteur de fautes d’orthographe intégré à vos applications tel que MerciApp vous sera très utile. En assurant une communication écrite sans fautes, ce correcteur avancé vous permettra de vous concentrer sur le contenu de vos comptes rendus plutôt que sur leur correction.
Le compte rendu, un outil au service de la productivité
En remplissant les buts cités plus haut, le CR participe fortement à l’amélioration de la productivité des collaborateurs. Et ce, de différentes manières :
- clarification des missions à réaliser : en documentant les tâches assignées, leur priorisation et les échéances, les comptes rendus facilitent le suivi des missions à réaliser. Cela aide à maintenir les membres responsables et à s’assurer que les missions importantes ne soient pas oubliées, augmentant de fait la productivité ;
- évaluation des progrès : en comparant les comptes rendus de réunions successives, il est possible d’évaluer les progrès réalisés concernant les buts fixés. Cela peut motiver les équipes à maintenir ou augmenter leur niveau de productivité ;
- optimisation du temps de réunion : en ayant un rapport clair et concis, les réunions suivantes peuvent être plus ciblées et efficaces. De cette manière, vous évitez les répétitions inutiles et pouvez consacrer plus de temps au travail productif ;
- accélération du processus de décision : en fournissant rapidement des données importantes aux décideurs qui n’ont pas assisté à la réunion ;
Vous l’aurez compris, ce rapport est une mine d’or d’informations au service de la productivité. Que ce soit pour la mise en place de to-do list, l’optimisation de l’organisation des réunions ou de la prise de décision. Si vous souhaitez en savoir plus la manière dont vous pouvez développer votre productivité de manière quotidienne, découvrez notre guide.
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Les 4 grands types de comptes rendus
La minute de réunion
Il capture avec précision les conversations et les résolutions adoptées au cours d’une session de travail. Des thématiques abordés, aux interventions et dialogues des participants, en passant par les missions assignées et leurs délais correspondants. Habituellement, il sert de mémoire pour les membres de l’équipe et les intéressés du projet.
Le compte rendu synthétique
Il offre un aperçu des conversations et des verdicts pris au sein d’une réunion clé ou lors d’un point capital du projet. Conçu pour être plus compact et direct, il se focalise spécifiquement sur les données essentielles, omettant les détails superflus.
Le relevé de décisions
Il se limite à consigner les décisions. Il adopte un format pratique et fonctionnel : le tableau. Sa création se fait généralement à l’aide de logiciels tels que Microsoft Word ou Excel. Tandis que Word permet une mise en forme simplifiée et directe, Excel se distingue par ses fonctionnalités de tri, de filtrage, et de recherche.
Les comptes rendus, qu’ils soient de réunions, de projets ou d’événements, jouent un rôle primordial dans la communication interne et externe. Ils doivent être clairs, concis et exempts de toute erreur pour transmettre efficacement les données essentielles.
C’est ici qu’intervient MerciApp, un outil incontournable pour leur rédaction. Il s’agit d’une solution complète qui analyse votre texte pour y déceler non seulement les fautes d’orthographe et de grammaire, mais aussi les tournures de phrases maladroites, les répétitions et les erreurs de syntaxe. Et le tout en temps réel ! Ce n’est pas magnifique ça ?
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