6 Étapes pour rédiger un e-mail professionnel remarquable

Rédiger un e-mail professionnel, c’est comme la gestion des finances personnelles : c’est un de ses sujets incontournables que personne ne vous apprend !

Il y a cet éléphant au milieu de la pièce et tout le monde l’a soigneusement contourné. Pire : on fait comme s’il n’était pas là.

Or aujourd’hui, on rédige des e-mails pour :

• postuler à une offre d’emploi,
• contacter un client potentiel pour son produit ou service,
• demander un rendez-vous professionnel,
• solliciter un partenariat,
• élargir son réseau,
• demander des informations dont on a besoin,
• etc.

Et parfois, votre vie ou la vie de votre entreprise repose sur la qualité de vos e-mails. Si vous postulez pour le job de vos rêves, le courriel doit être à la hauteur de vos ambitions.

Donc, parlons de l’éléphant dans la pièce ! Dans cet article, on vous dit précisément comment concevoir un e-mail professionnel afin qu’ils vous ouvrent des portes.

Avant de se lancer dans la rédaction d’un e-mail professionnel

Un e-mail est comme un ambassadeur. Dans le monde digital, c’est l’équivalent de la première impression et vous voulez qu’elle soit bonne.

La forme de l’e-mail vous représente. Si c’est confus, bavard et avec des fautes d’orthographe, votre interlocuteur aura une mauvaise image de vous. Ça compliquera votre travail pour la suite.

Nous vous recommandons de soigner l’apparence de vos e-mails, d’être clair, concis et avec une orthographe impeccable. C’est tout l’intérêt d’utiliser un correcteur d’orthographe comme MerciApp.

Avant même de commencer à rédiger votre e-mail, voici les prérequis.

Avoir une adresse e-mail professionnelle

Avec Gmail par exemple, évitez les [email protected], etc.

Choisissez plutôt : [email protected]. Si cette adresse e-mail est déjà prise, vous pouvez utiliser le nom de votre entreprise : [email protected]. L’idéal, c’est disposer d’une adresse e-mail du type : prénom@nomdel’entreprise.com ou prénom.nom@nomdel’entreprise.com.

Vous pouvez le faire si vous possédez un site internet.

Vous avez aussi la possibilité de créer une adresse e-mail professionnelle dans Google Workspace. Il s’agit de l’ensemble des outils professionnels que Google met à disposition. Ça représente un coût mensuel de 5,20 €.

Créer une signature e-mail

Pensez à créer une signature e-mail automatique avec :

• Prénom Nom
• Fonction ou profession
• Numéro de téléphone
• lien vers profil LinkedIn

Vous pouvez utiliser une solution de signature automatique comme Scribe. Elle vous permet de créer et mettre en place une belle signature e-mail très facilement. Après tout, c’est un canal marketing qui peut générer des opportunités.

Pour créer une signature automatique dans Gmail, voici comment faire.

Rendez-vous dans les paramètres (en cliquant sur la petite roue dentelée en haut à gauche de l’écran d’accueil) et sélectionnez « Voir tous les paramètres ».

Dans l’onglet « général », descendez et trouvez le champ « signature ».

Vous pourrez alors créer la signature e-mail automatique. Vous pouvez mettre un hyperlien vers un site internet, un profil LinkedIn, etc.

Vous devez aussi indiquer les valeurs par défaut de la signature e-mail.

Enfin, vous allez enregistrer les modifications tout en bas de l’onglet « général ».

Voici l’exemple de ma propre signature pour mes e-mails professionnels.

Le nom de l’entreprise contient un hyperlien vers la page d’accueil du site internet.

Maîtriser les éléments d’un e-mail

À :

cc :

cci :

Objet :

Le champ « à » est pour l’adresse e-mail du ou des destinataires de l’e-mail. C’est la ou les personnes à qui l’e-mail est destiné.

« Cc » correspond à « copie conforme ». Il permet d’entrer l’adresse e-mail des personnes qui doivent être en copie de l’e-mail. Elles ont aussi besoin d’être informées.

« Cci » signifie « copie conforme invisible ». L’adresse e-mail qui est dans ce champ ne sera pas visible par les destinataires ni par les personnes qui sont en copie (dans le champ « cc ») de l’e-mail.

On peut utiliser ce champ pour mettre en copie un supérieur ou même son CEO, tout en protégeant son adresse e-mail. Celle-ci ne sera pas diffusée, car elle reste invisible.

On peut aussi utiliser le champ « cci » si on veut envoyer un e-mail à une liste de personnes et on ne veut pas qu’une personne de la liste puisse accéder aux autres adresses e-mail.

Le champ « objet » est celui où l’on va rentrer le titre de l’e-mail.

Maintenant que les bases sont posées, voyons en détail la rédaction du courriel.

6 étapes pour rédiger un bon e-mail professionnel

Tout d’abord, partez toujours du principe que votre interlocuteur n’a que très peu de temps disponible. Votre objectif premier est de lui faire gagner du temps.

Ainsi, les deux règles fondamentales sont :

• être précis,
• aller à l’essentiel.

Nous allons vous montrer comment faire concrètement.

Étape 1 : l’objet d’e-mail

C’est l’élément le plus important de votre e-mail. Le destinataire décide d’ouvrir l’e-mail à partir de l’objet (et éventuellement du destinataire). Soignez-le.

Donnez clairement l’objectif de l’e-mail.

Par exemple :

• « Question à propos de… »
• « Candidature pour l’offre d’emploi de responsable technique »
• « Offre de collaboration recrutement »

Votre interlocuteur doit avoir une idée précise du sujet de l’e-mail avant même de l’avoir ouvert. Cette information est encore plus importante s’il s’agit d’un e-mail de relance suite à un premier courriel resté sans réponse.

Il reçoit probablement des dizaines d’e-mails par jour. Quand il consulte sa messagerie, il fait le tri entre les spams et les messages qui l’intéressent.

Vous pouvez aussi ajouter des éléments d’information, comme une indication de temps :

• « 10 minutes de votre temps — présentation et proposition de collaboration »

Vous pouvez aussi ajouter une touche de mystère pour un e-mail de démarchage (cold e-mail) ou un e-mail de vente.

• « 8 outils gratuits pour entrer dans la tête de votre public cible »
• « Après cet e-mail, vous aurez toutes les réponses à vos questions… »
• « Voici la stratégie qui nous a permis de doubler notre trafic en 6 mois »
• « N’ouvrez pas cet e-mail si… »
• « Mes 4 conseils pour… »
• « 5 secrets d’entrepreneurs pour… »

Dans le cas d’un e-mail de démarchage, nous vous conseillons de mettre clairement en avant le bénéfice que le lecteur va retirer de l’e-mail.

Étape 2 : les salutations

Les salutations (se présenter dans un e-mail professionnel) sont importantes. Elles se trouvent tout au début de l’e-mail. Votre destinataire a ouvert votre courriel. Vous voulez maintenant qu’il soit bien disposé à votre égard.

Vous n’aurez évidemment pas besoin du même niveau de familiarité lors de l’envoi d’un e-mail de prospection ou lors d’un contact avec un client de longue date.

Il faut savoir doser. Évitez la familiarité, du type « Hey Dimitri.. » sauf si vous connaissez bien la personne.

Nous recommandons de rester sobre.

• Bonjour + M. ou Mme + nom de famille
• Cher + M. ou Mme + nom de famille

Ça fera très bien l’affaire. Vous pouvez aussi opter pour la formule :

• Bonjour + prénom

Évitez la formule de politesse « j’espère que vous allez bien ». Après les salutations, entrez directement dans le vif du sujet.

Étape 3 : le corps du texte

Voici à nouveau deux règles d’or :

Règle n° 1 : C’est vraiment mieux quand l’e-mail est BREF et CONCIS.

Ne tournez pas autour du pot. Formulez clairement la demande ou le but de l’e-mail. La personne doit comprendre la raison du e-mail dès la première phrase. Sinon, vous risquez de ne pas être lu.

« Je vous contacte parce que je souhaite vous soumettre ma candidature pour le poste de responsable technique. »

C’est aussi le cas dans un e-mail de vente ou une newsletter.

Ainsi, l’interlocuteur comprend immédiatement la raison pour laquelle vous le contactez. Il pourra vous répondre rapidement. Tout le monde gagne du temps.

Règle n° 2 : Rappelez les éléments de contexte.

Ne partez pas du principe que l’interlocuteur sait de quoi vous parlez. Rappelez les éléments de contexte nécessaires pour que le destinataire comprenne sans effort de quoi il s’agit.

Vous devez certes être concis, tout en étant complet !

Astuce : si les e-mails font plus de 3 allers-retours sur un sujet, il se peut que ce ne soit pas le bon canal de communication. Dans ce cas, préférez le téléphone.

L’e-mail n’est pas un canal de communication pour la conversation comme les Chats (de type Whatsapp, Signal, Telegram ou Messenger…).

Règle n°3 : Hiérarchisez les informations.

Assurer une bonne compréhension et rétention de l’information par le lecteur passe avant tout par une structuration adéquate des données dans l’e-mail. Opter pour une entrée en matière positive peut s’avérer bénéfique, en particulier quand il s’agit de traiter d’un sujet sensible.

Après avoir rappelé le contexte décrivez votre requête et mentionnez les bénéfices potentiels s’il y en a.

Astuces supplémentaires pour la rédaction du texte de l’e-mail

Vous pouvez mettre en forme le texte de l’e-mail en utilisant des bullets points (listes à puces) ou des listes numérotées.

Vous pouvez également mettre des titres et des sous-titres pour rendre le contenu plus digeste et gagner en lisibilité.

Évitez d’écrire de gros pavés et pensez à aérer votre texte. Comme ça par exemple :

Étape 4 : les formules de politesse pour un e-mail professionnel

Pour un interlocuteur avec lequel vous n’avez pas de relation particulière, concluez votre courriel par :

• Cordialement,
• Sincèrement,
• Sincères salutations,

Vous pouvez aussi ajouter un appel à l’action : « Dans l’attente de votre réponse… »

–> Nous vous invitons à consulter notre article dédié aux formules de politesse de fin de lettre pour être sûr de faire le meilleur choix.

Étape 5 : la signature de l’e-mail

La clé d’une signature d’e-mail réussie réside dans sa capacité à vous identifier clairement et à démontrer votre professionnalisme.

Étape 6 : n’oubliez pas la pièce jointe !

Évitez cette situation embarrassante avec la mention : « vous trouverez en pièce jointe… » et il n’y a pas de documents attachés à l’e-mail. Vous devez alors envoyer un 2e e-mail. 

C’est une perte de temps pour vous et votre interlocuteur. Et ça peut apparaître comme un manque de professionnalisme.

Notre conseil : ajoutez la pièce jointe en premier avant de rédiger l’e-mail. Ça évite l’oubli au moment de l’envoi d’e-mail. 

Étape 7 : vérifiez les fautes d’orthographe

On a souvent tendance à sous-estimer l’effet que produit une faute d’orthographe chez un interlocuteur professionnel. Ce dernier se fait une idée de vous avec ce qu’il a sous les yeux, c’est-à-dire votre message. Une seule faute peut ruiner tous vos efforts.

Ne négligez pas cette étape. Faites une relecture attentive. Toujours.

Utilisez un correcteur d’orthographe comme MerciApp pour vous simplifier la vie.

Rédiger un e-mail professionnel — les pièges à éviter

Il y a certains éléments qui peuvent vous décrédibiliser :

1. Les emojis

Ils ont envahi les réseaux sociaux, les chats, les textos. Et vous pouvez désormais les intégrer à un e-mail. Ils sont à bannir, de même que les GIF animés.

Évitez également d’intégrer des images dans le corps de l’e-mail. Mettez-les en pièces jointes si vous avez besoin de les transmettre au destinataire.

2. Les mots ou les phrases en majuscule

Dans les conventions littéraires, un mot ou une phrase en majuscule signifie que l’auteur du message exprime de la colère ou un débordement d’émotion. C’est inadapté à une communication professionnelle.

3. Les points d’exclamation

Le point d’exclamation exprime la même chose qu’un mot ou une phrase en majuscule. Là encore, c’est à bannir.

Si vous voulez souligner quelque chose, utilisez plutôt le gras, l’italique ou le souligné. Ça peut donner du relief à votre message. Mais utilisez-les avec parcimonie.

4. Évitez aussi le langage familier ou l’argot

Vous n’avez pas besoin d’adopter un langage soutenu, mais restez dans les limites du langage courant. 

5. Culpabiliser votre destinataire

Prenez garde à ne pas inclure certaines formulations dans vos e-mails de suivi ou de relance. Évitez les phrases présumant de l’emploi du temps du destinataire, comme « J’imagine que vous êtes très occupé… », ou exprimant un regret, tel que « C’est dommage, je pense vraiment que notre échange aurait pu être constructif ! »

Il se peut que vous ayez anticipé un appel ou une réponse immédiate, mais il faut garder votre calme et d’éviter tout comportement impatient, ironique ou désobligeant. Cette approche n’est pas judicieuse, surtout sans connaître la situation à l’autre bout de la ligne.

6. Faites preuve de retenue en matière d’humour

Gardez à l’esprit que détecter le ton d’un message peut être extrêmement difficile. C’est pourquoi adopter un ton neutre est généralement conseillé. Laissez de côté l’ironie, le sarcasme et l’humour noir.

Si vous pensez nécessaire d’ajouter une émoticône pour clarifier une plaisanterie, cela devrait déjà vous alerter sur le caractère inapproprié de votre message. Sans oublier qu’un e-mail rempli d’émoticônes perd en professionnalisme.

Conseils supplémentaires pour un e-mail professionnel

L’e-mail peut vous permettre de poser les bases d’une relation. Voici comment vous pouvez créer un lien avec votre interlocuteur.

Faites vos devoirs

Renseignez-vous sur votre interlocuteur. Faites quelques recherches sur lui afin d’en savoir plus. Aujourd’hui, vous disposez de ressources puissantes comme Google et LinkedIn pour mieux connaître le ou les personnes à qui vous vous adressez.

Mettez en valeur votre interlocuteur

Ne cherchez pas à vous mettre en avant. Essayez plutôt de mettre en valeur le destinataire de votre message. 

Vous pouvez ajouter un élément sur un intérêt que vous avez en commun ou flatter votre interlocuteur de manière intelligente.

Bonjour M. X,

Je viens de lire votre publication sur LinkedIn à propos de la productivité. Merci d’avoir évité une approche clichée et simpliste du sujet. J’aime moi aussi recueillir les astuces efficaces pour être plus productif.

Dans les relations humaines, il est essentiel de comprendre le principe de réciprocité. Si vous vous intéressez à une personne ou à son travail, si vous la mettez en avant, elle s’intéressera à vous en retour.

Ce principe est si puissant qu’en l’utilisant des élèves de Tim Ferriss ont réussi à obtenir des réponses à des e-mails qu’ils avaient adressés à Éric Schmidt (quand il était encore PDG de Google) ou Georges Bush. Pas mal, non ?

Apportez de la valeur

Ça marche dans n’importe quel échange humain. Et ça fonctionne très bien dans une communication par e-mail. Essayez d’apporter de la valeur à votre interlocuteur en lui partageant une ressource par exemple.

Si on reprend l’exemple ci-dessus, vous pourriez ajouter un lien vers un article intéressant sur la productivité.

La générosité paie toujours.

Optez pour un objet qui attire l’attention

Votre ligne d’objet, étant le premier élément vu par le destinataire, joue un rôle clé. Pour que votre e-mail se démarque et soit effectivement lu, cette ligne doit être directe et succincte. Elle devrait immédiatement capter l’attention du destinataire et lui signaler clairement vos intentions.

Une ligne d’objet efficace à votre e-mail est également importante pour faciliter la recherche de l’e-mail par vous ou votre destinataire après vos échanges.

Exprimez-vous de manière concise

Dans le cadre professionnel, privilégiez des e-mails succincts et directs.

Pour clarifier votre propos, divisez-le en paragraphes et recourez aux listes à puces. Lorsque plusieurs points distincts doivent être abordés avec un même contact, pensez à envoyer un e-mail pour chacun.

Prêtez attention à la qualité de votre expression

Votre expression écrite doit incarner votre sérieux professionnel. Organisez votre e-mail de manière cohérente. Procédez à une relecture attentive pour éliminer les fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation.

Veillez également à adapter votre style d’écriture à votre interlocuteur. Cette personnalisation implique de prendre en compte plusieurs facteurs, notamment la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur, son contexte culturel, son niveau de connaissance sur le sujet abordé et ses préférences en matière de communication.

Exemples d’e-mail professionnel

Demande de rendez-vous pour un entretien informel

Objet : Aspirant à l’inbound marketing — j’aimerais vous poser quelques questions

Bonjour Aurélien,

J’ai eu envie de vous contacter après avoir lu votre publication sur LinkedIn à propos de votre philosophie sur la prospection et l’approche de marketing inbound. J’ai été particulièrement marqué par votre formule : « donnez, donnez, donnez et seulement alors demandez. »

Je suis actuellement responsable marketing dans la start up ABC Company et je me demande comment l’inbound marketing pourrait s’appliquer à notre produit.

Je démarre dans le métier et on ne m’a jamais parlé de cette approche marketing sur les bancs de mon école malheureusement. J’adore apprendre et je suis vraiment curieux de savoir comment vous avez mis en place votre entonnoir de vente.

Est-ce que vous pourriez m’accorder un échange de 20 ou 30 minutes dans les prochains jours ? Nous pourrions utiliser Zoom ou Google meet.

Dans l’attente de votre réponse.

Cordialement,

Richard BlancResponsable marketing, ABC Company06 00 00 00 00Lien LinkedIn

E-mail de relance professionnel

L’e-mail de relance est un sujet délicat. Vous rappelez à votre interlocuteur qu’il n’a toujours pas répondu à votre e-mail. Ça demande du doigté, surtout quand il s’agit d’une personne que vous ne connaissez pas.

Voici un modèle :

Objet : Rappel amical — cet article invité qui serait génial pour votre revue

Bonjour Emilie,

Je suis sûr que votre boîte de réception est bombardée quotidiennement. Il faut être un maître zen pour pouvoir traiter ses e-mails de nos jours. J’espère que vous avez au moins la possibilité d’avaler votre café avant de traiter cette avalanche de messages.

J’accompagne cet e-mail de bonnes ondes et j’en profite pour vous faire un rappel amical. Il y a une dizaine de jours, je vous ai envoyé un article invité à propos de l’avenir de l’intelligence artificielle, avec un angle inédit.

Je le joins à nouveau à ce message au cas où vous pourriez y jeter un coup d’œil. 

Dites-moi sincèrement ce que vous en pensez. Soyez intraitable.

Sincèrement vôtre,

Signature e-mail.

E-mail de proposition de collaboration

Objet : 10 minutes de votre temps — brève présentation et proposition de collaboration

Bonjour Hélène,

Je viens de jeter un coup d’œil à votre dernier projet. Je trouve génial de développer des projets qui font rimer écologie et viabilité financière.

Je suis consultant marketing pour les PME, les start-ups et les agences marketing.

J’interviens sur différents aspects :

• Acquisition de trafic
• Conversion
• Publicité (Facebook ads et Google adwords)

Voici quelques-uns des résultats que j’ai obtenus :

• j’ai doublé le trafic mensuel d’un site BtoB (de 5000 à 13 000 visiteurs) en 6 mois.
• j’ai augmenté le taux de conversion d’un site de 22 % 7 semaines.
• j’ai augmenté le panier moyen d’un site ecommerce (Ohmymarket) de 250 % en 9 mois.

Pourrions-nous échanger (10 à 15 minutes pour un premier contact) afin que je sache de quoi vous pouvez avoir besoin ?

Cordialement,

Signature e-mail

E-mail de candidature pour une offre d’emploi

Objet : Candidature pour le poste de Responsable technique

Bonjour M. X,

J’ai beaucoup apprécié votre publication sur l’intégration au sein des entreprises. Je crois effectivement que le mug et les goodies ne remplacent pas la chaleur humaine et le fait d’accueillir les nouvelles recrues au sein de l’équipe.

Vous trouverez ci-joint mon dossier de candidature, CV et lettre de motivation, pour le poste de responsable technique que vous proposez sur le site Indeed.

Restant à votre disposition pour une rencontre, je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

Signature e-mail

E-mail de suivi

L’e-mail de suivi est un excellent moyen de vous démarquer et de faire bonne impression après un échange professionnel. 

C’est l’occasion :

• de dire merci (pour une ou plusieurs choses spécifiquement)
• de proposer immédiatement une suite (un nouveau rendez-vous, une mise en relation, une démo produit…)

Il y a une notion de temps à prendre en compte. Envoyez l’e-mail de suivi le jour même, voire une heure après : vous montrez votre professionnalisme et votre réactivité.

Vous pouvez aussi envoyer un e-mail une semaine après qui apporte vraiment de la valeur en proposant des conseils, des ressources, etc.

Pour ne pas devenir fou dans le suivi des relances : Trello ou Notion. Vous pouvez créer différentes colonnes avec :

• À démarcher
• Premier e-mail envoyé
• Réponse obtenue : rendez-vous à fixer
• rendez-vous effectué : à remercier
• Follow-up 1 semaine

Voici un exemple d’e-mail de suivi.

Objet : Récapitulatif de la réunion de lancement et les prochaines étapes

Hello l’équipe,

C’était génial de discuter avec vous tout à l’heure. L’échange de ce matin a permis d’identifier ce qui est important pour vous et vos priorités immédiates.

Voici le lien de l’article dont je vous ai parlé. J’espère qu’il vous inspirera :

Lien de la ressource e-mail.

Je vous propose de faire une démonstration de notre CRM en présence de notre customer care en début de semaine prochaine.

Est-ce que mardi ou mercredi, pourrait vous convenir ? Entre 10h et 11h par exemple.

Dans l’attente de votre réponse, je vous souhaite un bon après-midi.

Signature e-mail.

Comment améliorer votre taux de réponse ?

Nous vous conseillons également de privilégier la qualité sur la quantité. Cette méthode est très efficace pour augmenter le taux de retours positifs de vos prospects. Pour cela, il faut identifier les personnes les plus susceptibles de vous répondre positivement et personnaliser votre e-mail.

Mais il ne faut pas sous-estimer l’efficacité d’une campagne d’e-mailing étendue, qui peut également être bénéfique tout en étant moins contraignante. Choisissez la stratégie qui vous convient le mieux en fonction de vos besoins et ressources.

Conclusion

Soignez la rédaction de ses e-mails, c’est un signe de professionnalisme. Le but, c’est que vos destinataires soient contents de vous lire et que vous deveniez un interlocuteur de confiance.

Or, c’est la confiance qui est la base de toutes les relations commerciales. Le temps passé sur la rédaction d’e-mail est donc un bon investissement.

Et maintenant ? Découvrez notre article 10 fautes d’orthographe à proscrire de vos e-mails professionnels.

Nous espérons que les conseils ci-dessus vous seront utiles pour développer votre réseau professionnel.

À votre tour maintenant !‍