Tôt ou tard, vous vous trouverez face à cette tâche intimidante : relancer un client, un prospect ou un recruteur afin qu’il donne suite à votre demande. Le mail de relance est le destin inéluctable de notre âge digital.
Tôt ou tard, vous risquez de vous trouver dans une de ces situations :
- envoyer un e-mail de relance à un recruteur pour une candidature spontanée,
- solliciter une réponse d’une autorité pour une recommandation ou une aide,
- rédiger un e-mail de relance pour obtenir un entretien,
- réclamer à un client le paiement d'une facture,
- faire un e-mail de relance commerciale pour un prospect ou un partenaire potentiel.
Or, il y a un malentendu à propos de l’e-mail de relance. Vous pensez que son but est d’obtenir une réponse ? Absolument pas. Vous ne voulez pas que votre interlocuteur vous réponde “non”.
Le véritable objectif d’un email de relance est de créer une relation et d'aboutir à une réponse positive.
Dans cet article, nous allons vous donner les bonnes pratiques pour réussir à coup sûr.
Je vous donnerai également trois techniques non conventionnelles pour obtenir une réponse, lorsque vous envoyez un mail de relance à un inconnu, même s’il s’agit de Xavier Niel. Elles s’inspirent d’approches recommandées par des géants du marketing : Tim Ferriss, Gary Vaynerchuk et Grant Cardone.
Ce sont des méthodes qui ont fonctionné pour nos clients.
Qu’est-ce qu’un mail de relance ?
Une relance email est un message envoyé par courriel pour relancer les destinataires (client, prospects, recruteur) qui n’ont pas répondu à une première sollicitation.
Voici différentes situations :
- e-mail de relance pour un entretien (suite à une candidature),
- mail de prospection pour trouver des nouveaux clients,
- courrier de relance professionnel,
- message de relance pour une proposition commerciale,
- e-mail de relance pour le paiement d'une facture,
- message de rappel pour l’inscription à un événement ou un webinaire.
Les raisons d'une non-réponse peuvent être diverses :
- oubli,
- retard,
- absence du destinataire due à des vacances ou autre,
- mail trop long,
- prospect ou client pas d’accord avec la proposition,
- prospects pas intéressés par le service ou le produit,
- pas le bon destinataire…
Le défi réside dans le fait de relancer la conversation ou de faire aboutir votre demande.
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Des "e-mails" ou des "emails" : quelle est l'orthographe correcte ? Nous recommandons de mettre le tiret, car "email" renvoie plutôt à l'émail, la matière comme dans l'émail dentaire. Un e-mail est un courrier électronique. Vous pouvez préférer le terme "courriel" si vous souhaitez respecter strictement la langue de Molière.
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Exemple d’un mail de relance
C’est un bon exemple car :
- il utilise un élément chiffré pour donner de la valeur (plus de 200 personnes) ;
- il explique le but de sa démarche ;
- il propose quelque chose en échange d’une réponse positive à sa demande (partager l’infographie) ;
- il est court et précis.
Voyons plus en détail les bonnes pratiques.
Comment réussir son mail de relance
Pour répandre une idée, défendre sa cause ou améliorer le monde, nous disposons d’un nouveau moyen : l’e-mail.
“Chaque e-mail est un pitch.” Daniel H. Pink, To Sell is Human.
Cette information est applicable à un prospect qui n'a pas répondu à votre sollicitation, à une volonté de relancer une candidature, ou encore si vous avez besoin de relancer un client pour une facture impayée. Voyez votre mail et la manière dont vous le rédigez comme une façon de vendre votre idée avec des mots.
En effet, un email est une demande d’attention et une invitation à s’engager. Dans un précédent article nous vous avions révélé nos 6 étapes pour rédiger un e-mail professionnel remarquable.
Et si malgré tout, votre premier e-mail n’obtient pas de réponses, alors nous pouvons passer à l’étape suivante ! Voici les 5 étapes pour réussir vos relances.
Les bonnes pratiques présentées ici fonctionnent aussi pour rédiger le contenu d'une lettre commerciale, un message LinkedIn ou un courrier de prospection. Vous pouvez aussi vous en servir pour un appel téléphonique.
1/ Un objet de mail utile ou intriguant
Qu’est-ce qui rend un objet d’e-mail efficace ? Selon une étude de l’Université de Carnegie Mellon, les gens sont plus enclins à lire les courriels dont l'objet suscite la curiosité ou est utile.
L’utilité : l’objet d’e-mail indique que l’e-mail est pertinent et peut être utile pour l’activité du destinataire.
- Les 3 défauts de l’algorithme de Facebook.
- 5 conseils pour promouvoir votre entreprise sur TikTok.
- 28 outils pour devenir un meilleur rédacteur web.
La curiosité : l’objet d’e-mail pique la curiosité de l’interlocuteur. Il se demande ce que contient l’e-mail.
Bien entendu, il est primordial de produire un objet de mail sans fautes pour ne pas perdre en crédibilité dès la première étape. Nous vous conseillons vivement de vous équiper d’un correcteur d’orthographe pour éviter toute faute d’inattention.
En 2012, pendant sa campagne de réélection, Barack Obama a envoyé des millions d’e-mails. Celui qui a obtenu le plus grand taux d’ouverture avait pour objet : “Hey.”
Voici des exemples d’objets d’e-mail de ce type :
- “Ma plus grande fierté”,
- “Les portes sont ouvertes”,
- “J’ai changé d’avis”.
Le titre d’e-mail intrigant est à double tranchant. Il peut tout autant susciter la curiosité que l’indifférence. C’est pourquoi vous verrez plus souvent des objets d’e-mail qui s’appuient sur l’utilité.
Quand il est bien fait, le titre d’e-mail mystérieux peut donner de bons résultats.
Adam Grant, psychologue de l'organisation à Wharton, auteur de Think again, best-seller du New York Times, partage un exemple qui cumule les deux approches, utilité et curiosité.
"Pouvez-vous aider à donner 4 millions de dollars par an ?" [Ici, l'expéditeur a intelligemment précisé : "Je sais que l’objet ressemble à un e-mail que vous recevriez du Nigeria, mais..."].
D’autres exemples qui combinent les deux approches pour un rappel :
- “C’est ma meilleure offre et je vous la propose.”
- “Le secret de la motivation.”
2/ Faire court
Qu'il s'agisse d'une relance de prospect ou d'une entreprise à qui vous avez envoyé une lettre de motivation, N’imposez pas un pavé à lire à votre interlocuteur.
Dites précisément ce que vous proposez et l’action que doit faire l’interlocuteur.
Oui, l’e-mail de rappel peut être quelque peu directif.
Bref, ne tournez pas autour du pot. Parlez sans détour. Votre interlocuteur doit comprendre l’objet de votre demande dès votre première phrase.
3/ Rappeler les bénéfices
Voici le modèle pour vos relances : vous devez rappeler à vos prospects, clients, etc. pourquoi ils devraient vous répondre. Vous le faites en rappelant les bénéfices de votre offre ou de votre service. Vous lui remettez en mémoire le "pourquoi". Pourquoi il devrait faire un entretien ou passer à l'action.
Pour une réclamation concernant une facture, vous pouvez aussi rappeler l'intérêt de la solution apportée et exprimer votre satisfaction d'avoir travaillé avec lui.
4/ Être irréprochable
L’e-mail vous représente. Il doit être professionnel sur le fond comme sur la forme. Ainsi, pensez à faire une relecture pour éviter les fautes d’orthographe.
Pour être totalement serein, faites appel à un correcteur orthographique. Vous ne voulez pas faire mauvaise impression au moment où vous cherchez à nouer une nouvelle relation, surtout si vous avez déposer votre candidature pour le poste de vos rêves ou si vous ciblez un prospects intéressant.
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5/ Oser
Voici notre conseil pour le mindset et la motivation. On peut parfois hésiter à insister ou se mettre en avant. Un commercial apprend vite à se défaire de cette réticence. Que ce soit un mail de relance pour gagner un prospect, un mail de relance d'une candidature à un poste que vous convoitez tant ou pour obtenir le paiement d'une facture, passez à l'action. Osez faire une relance.
Si vous y mettez les formes, l'e-mail de relance illustre votre motivation. Il montre que vous êtes déterminé à obtenir un nouveau client ou la réponse à votre démarche de prospection. Tout comme une lettre de remerciement envoyée au bon moment, c'est un signe de professionnalisme.
Et puis, votre interlocuteur a probablement des raisons pour sa non-réponse ou son retard. Soyez conscient de la valeur de votre offre ou de votre solution.
Exemples de mails de relance
Email ou lettre de relance pour un prospect
Bonjour X,
Je viens de lire votre article [nom de l’article]. J’ai aimé votre remarque sur [point que vous avez aimé dans l’article]. Je pense aussi que [point de vue partagé sur des informations].
Je reviens vers vous à propos de [proposition de valeur].
Voici quelques-uns des résultats que mon entreprise a obtenus :
Liste de 3 résultats en bullet points
- résultat 1
- résultat 2
- résultat 3
Pourrions-nous échanger (au cours d'un entretien de 10 à 15 minutes pour un premier contact) afin de préciser votre besoin ?
Bien à vous,
[Signature / Nom]
Email de relance pour une candidature
Cher X,
J’ai posé ma candidature pour le poste de [poste] dans votre entreprise. Comme vous avez pu le constater dans ma lettre de motivation, je pense pouvoir offrir à cette organisation [valeur].
J'aimerais en parler avec vous par [téléphone, visioconférence, courriel, etc.] Je suis disponible pour un entretien [proposer plusieurs créneaux, non une seule date]:
- date n°1
- date n°2
- date n°3
Je suis également prêt à m'adapter à votre emploi du temps.
Je vous remercie de l'attention que vous portez à ma candidature.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués,
[Signature / Nom]
Pour ceux qui souhaitent amener l’e-mailing de relance au niveau supérieur, voici 3 techniques non conventionnelles des pros du domaine.
Rédiger e-mail de relance et obtenir une réponse, même s'il s’agit de Xavier Niel
L’e-mail de relance selon Tim Ferriss
Il s’inspire de l’approche de la Semaine de 4h où Tim Ferriss demandait aux élèves de Princeton de contacter le PDG de Google ou le président des Etats-unis et d’obtenir sa réponse à une question fascinante. Cette approche est très efficace pour la prospection de nouveaux clients ou pour obtenir un entretien d'embauche.
Cette approche nécessite de faire ses devoirs et de s’efforcer de TOUT connaître de la personne. Vous pouvez la Googler, consulter son profil LinkedIn, etc.
Essayez de mettre en évidence des points communs extraordinaires, ou un centre d’intérêt méconnu. Trouvez un sujet qui passionne votre interlocuteur.
Dans La semaine de 4h, Tim Ferriss donne l’exemple d’un élève qui a parlé du Bouddhisme Zen Soto avec l’auteur à succès Randy Komisar. Ensuite, vous posez une question importante comme “quel a été le plus beau jour de votre vie ?”
Vos relances ne ressemblent plus vraiment à un e-mail de relance. En réalité, vous êtes en train de nouer une véritable relation avec l’interlocuteur. Une fois que cette relation existe, vous pouvez revenir sur votre demande initiale.
La technique de Gary Vaynerchuck pour une relance e-mail
Gary Vaynerchuck est le maître incontesté du marketing de contenu.
Son approche est résumée dans le livre : Jab, jab, jab, right hook. On peut traduire le titre du livre par le moto : donner, donner, donner et seulement alors demander. Là encore, c'est efficace dans la recherche de prospects.
Cette technique consiste à offrir de la valeur à son interlocuteur. Cela peut être des ressources intéressantes (articles de blog, infographies, études, informations), mais aussi des conseils ou des suggestions. C'est intéressant pour un courrier commercial d'être dans une démarche que l'on pourrait qualifier de marketing généreux.
Une stratégie possible consiste donc à envoyer plusieurs e-mails avec des ressources en précisant le ou les points intéressants pour l’interlocuteur.
Ces e-mails offrent des conseils gratuitement. Et c’est seulement après plusieurs échanges que vous revenez à la proposition de valeur, votre solution, votre offre de service ou de produit.
Le mail de relance selon Grant Cardone
La stratégie de Grant Cardone consiste à “faire tapis et gonfler les attentes”. Faire tapi est une expression qui vient du poker. Elle signifie que le joueur met tous ses jetons en jeu.
Pour Grant Cardone, “faire tapi” veut dire : investir tous ses efforts, son énergie, sa créativité. Bref, il recommande de se donner à fond dans sa prospection avec chaque client potentiel, tout le temps.
Quant au fait de “gonfler les attentes”, cela signifie promettre le meilleur de ce que vous pouvez promettre.
Voici un modèle pour relancer par e-mail une offre commerciale sans réponse. Il s’inspire de l’approche de Grant Cardone :
Objet : Tout va bien ?
Hey John,
Sachez qu’on ne vous a pas oublié. S’il y a quoi que ce soit que je puisse faire pour vous servir et vous aider, dites-le moi en répondant à cet e-mail.
Il est tant de prendre des mesures massives.
[Réitérer la proposition de valeur].
Bien à vous,
[Signature / Nom]
Ralentir pour accélérer
Demander le paiement d'une facture, insister pour que sa candidature soit prise en compte ou solliciter des prospects qui ne répondent pas : ce sont des étapes clés d'une relation professionnelle.
Il est parfois nécessaire de ralentir pour accélérer. Il s’agit d’un dicton japonais. Il est parfois nécessaire de prendre d’abord le temps de nouer justement une véritable relation avec la personne, comme le propose Tim Ferriss ou Gary Vaynerchuck, avant de chercher à obtenir quelque chose.
L’autre approche, celle de Grant Cardone, chercher à faire de la quantité. Des e-mails de relance très directs et très nombreux. C’est l’essence de son livre La règle du 10 X. Cette méthode consiste à faire 10 fois plus d’effort que les autres.
Pour aller plus loin, découvrez notre article quand envoyer un mail de prospection, pour comprendre le timing idéal et obtenir des taux d'ouverture et de clics boostés !
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