Comment réussir son mail de relance à coup sûr ? (7 conseils & 3 exemples concrets)

Tôt ou tard, vous vous trouverez face à cette tâche intimidante : relancer un client, un prospect ou un recruteur afin qu’il donne suite à votre demande. L’e-mail de relance est le destin inéluctable de notre âge digital.

Tôt ou tard, vous risquez de vous trouver dans une de ces situations :

• envoyer un e-mail de relance à un recruteur pour une candidature spontanée,
• solliciter une réponse d’une autorité pour une recommandation ou une aide,
• rédiger un e-mail de relance pour obtenir un entretien,
• réclamer à un client le paiement d’une facture,
• faire un e-mail de relance commerciale pour un prospect ou un partenaire potentiel.

Or, il y a un malentendu à propos de l’e-mail de relance. Vous pensez que son but est d’obtenir une réponse ? Absolument pas. Vous ne voulez pas que votre interlocuteur vous réponde “non”.

Le véritable objectif d’un e-mail de relance est de créer une relation et d’aboutir à une réponse positive.

Dans cet article, nous allons vous donner les bonnes pratiques pour réussir à coup sûr.

Je vous donnerai également trois techniques non conventionnelles pour obtenir une réponse, lorsque vous envoyez un e-mail de relance à un inconnu, même s’il s’agit de Xavier Niel. Elles s’inspirent d’approches recommandées par des géants du marketing : Tim Ferriss, Gary Vaynerchuk et Grant Cardone. 

Ce sont des méthodes qui ont fonctionné pour nos clients. 

Qu’est-ce qu’un e-mail de relance ?

Une relance e-mail est un message envoyé par courriel pour relancer les destinataires (client, prospects, recruteur) qui n’ont pas répondu à une première sollicitation.

Voici différentes situations :

• e-mail de relance pour un entretien (suite à une candidature),
• e-mail de prospection pour trouver des nouveaux clients,
• courrier de relance professionnel,
• message de relance pour une proposition commerciale,
• e-mail de relance pour le paiement d’une facture,
• message de rappel pour l’inscription à un événement ou un webinaire.

Les raisons d’une non-réponse peuvent être diverses : 

• oubli,
• retard,
• absence du destinataire due à des vacances ou autre,
• e-mail trop long, 
• prospect ou client pas d’accord avec la proposition,
• prospects pas intéressés par le service ou le produit,
• pas le bon destinataire…

Le défi réside dans le fait de relancer la conversation ou de faire aboutir votre demande.

Exemple d’un e-mail de relance

C’est un bon exemple car :

• il utilise un élément chiffré pour donner de la valeur (plus de 200 personnes) ;
• il explique le but de sa démarche ;
• il propose quelque chose en échange d’une réponse positive à sa demande (partager l’infographie) ;
• il est court et précis.

L’importance des e-mails de relance

Que ce soit dans le cadre d’une candidature ou d’une démarche commerciale, les e-mails de relance sont nécessaires. Voici pourquoi.

Les e-mails de relance, un atout commercial non négligeable

Pour les équipes de vente, rien n’est plus satisfaisant que les prospects chauds. Ils sont déjà convaincus, et passent à l’achat immédiatement et sans grande difficulté. Mais ces cas idéaux ne représentent qu’une minorité de tous les prospects.

L’e-mail de relance vous permet aussi d’identifier le positionnement du prospect concernant votre offre :

• S’il est toujours intéressé et prend le temps de réfléchir, c’est l’occasion d’en savoir plus sur les barrières à l’achat du prospect. Cela vous permet de rechercher de potentielle solution pour pouvoir mieux y répondre et le convertir ;
• S’il n’est plus intéressé, cette démarche de relance représente une occasion précieuse de comprendre les raisons derrière le désengagement du prospect. Ce qui peut vous aider à améliorer vos offres et services. Dans ce cadre, elle permet également de gagner du temps en évitant de relancer le prospect désintéressé.

Comment les e-mails de relance augmentent vos chances d’emploi

Les e-mails de relance, lorsqu’ils sont bien rédigés et envoyés de manière stratégique, peuvent jouer un rôle important dans le processus de candidature.

Dans le cadre d’une candidature, l’e-mail de relance vous offre l’opportunité de :

• réitérer vos points forts et les raisons pour lesquelles vous êtes le candidat idéal pour le poste ;
• ajouter des informations que vous auriez pu oublier de mentionner ;
• de mettre en avant votre capacité de suivi professionnel, ce qui est toujours apprécié dans ce domaine.

Les éléments clés pour structurer vos e-mails de relance

Avant de procéder à l’envoi d’un e-mail de relance, déterminez clairement votre objectif : obtenir des informations supplémentaires sur un prospect, convenir d’un rendez-vous, inciter le destinataire à s’impliquer, etc.. L’important est de viser un seul objectif par message, en veillant à ce qu’il soit direct et explicite. Une fois cet objectif défini, adoptez la structure type d’un e-mail de relance :

• l’objet d’e-mail : c’est la première impression que votre destinataire aura de votre e-mail. Il détermine si ce dernier percevra votre message comme pertinent ou le classera directement dans les indésirables ;
• la formule d’appel : elle fait office de salutation et de formule de politesse. Si vous connaissez l’identité ou le poste de votre destinataire, profitez-en pour la personnaliser comme suit : « Bonjour [ Nom du destinataire ou fonction occupé dans l’entreprise ] » ;
• l’accroche : ici l’objectif est de capter l’attention de votre interlocuteur. Pour cela, vous pouvez exprimer votre gratitude pour un précédent échange ou utiliser la phrase « J’espère que vous allez bien » ;
• la contextualisation : rappelez le contexte à votre destinataire. Vous pouvez le faire en incluant les dates précises de vos dernières interactions ;
• le motif de votre e-mail : prenez le temps d’expliquer la raison de votre relance et les solutions que vous pouvez lui proposer ;
• le CTA : également connu sous le nom de Call-To-Action, il peut être présenté sous forme de question ou de lien vers un votre site, un article ou un planning pour la mise en place d’un rendez-vous ;
• la formule de politesse de fin de e-mail : la manière dont vous terminez votre message façonne la dernière impression qu’a de vous l’interlocuteur. Adaptez-la à ce dernier pour l’optimiser ;
• la signature d’e-mail : elle permet de vous identifier en mettant en avant votre professionnalisme. Il faut y inclure au minimum votre nom complet et votre numéro de téléphone.

Voyons plus en détail les bonnes pratiques pour un e-mail de relance réussi.

Comment réussir son e-mail de relance

Pour répandre une idée, défendre sa cause ou améliorer le monde, nous disposons d’un nouveau moyen : l’e-mail. 

“Chaque e-mail est un pitch.” Daniel H. Pink, To Sell is Human. 

Cette information est applicable à un prospect qui n’a pas répondu à votre sollicitation, à une volonté de relancer une candidature, ou encore si vous avez besoin de relancer un client pour une facture impayée. Voyez votre e-mail et la manière dont vous le rédigez comme une façon de vendre votre idée avec des mots.

En effet, un e-mail est une demande d’attention et une invitation à s’engager. Dans un précédent article nous vous avions révélé nos 6 étapes pour rédiger un e-mail professionnel remarquable.

Et si malgré tout, votre premier e-mail n’obtient pas de réponses, alors nous pouvons passer à l’étape suivante ! Voici les 7 étapes pour réussir vos relances.

Les bonnes pratiques présentées ici fonctionnent aussi pour rédiger le contenu d’une lettre commerciale, un message LinkedIn ou un courrier de prospection. Vous pouvez aussi vous en servir pour un appel téléphonique.

1/ Un objet de e-mail utile ou intriguant

Qu’est-ce qui rend un objet d’e-mail efficace ? Selon une étude de l’Université de Carnegie Mellon, les gens sont plus enclins à lire les courriels dont l’objet suscite la curiosité ou est utile.

L’utilité : l’objet d’e-mail indique que l’e-mail est pertinent et peut être utile pour l’activité du destinataire.

• Les 3 défauts de l’algorithme de Facebook.
• 5 conseils pour promouvoir votre entreprise sur TikTok.
• 28 outils pour devenir un meilleur rédacteur web.

La curiosité : l’objet d’e-mail pique la curiosité de l’interlocuteur. Il se demande ce que contient l’e-mail.

Bien entendu, il est primordial de produire un objet de e-mail sans fautes pour ne pas perdre en crédibilité dès la première étape. Nous vous conseillons vivement de vous équiper d’un correcteur d’orthographe pour éviter toute faute d’inattention.

En 2012, pendant sa campagne de réélection, Barack Obama a envoyé des millions d’e-mails. Celui qui a obtenu le plus grand taux d’ouverture avait pour objet : “Hey.”

Voici des exemples d’objets d’e-mail de ce type : 

• “Ma plus grande fierté”,
• “Les portes sont ouvertes”,
• “J’ai changé d’avis”.

Le titre d’e-mail intrigant est à double tranchant. Il peut tout autant susciter la curiosité que l’indifférence. C’est pourquoi vous verrez plus souvent des objets d’e-mail qui s’appuient sur l’utilité.

Quand il est bien fait, le titre d’e-mail mystérieux peut donner de bons résultats.

Adam Grant, psychologue de l’organisation à Wharton, auteur de Think again, best-seller du New York Times, partage un exemple qui cumule les deux approches, utilité et curiosité.

« Pouvez-vous aider à donner 4 millions de dollars par an ? » [Ici, l’expéditeur a intelligemment précisé : « Je sais que l’objet ressemble à un e-mail que vous recevriez du Nigeria, mais… »].

D’autres exemples qui combinent les deux approches pour un rappel : 

• “C’est ma meilleure offre et je vous la propose.”
• “Le secret de la motivation.”

2/ Faire court

Qu’il s’agisse d’une relance de prospect ou d’une entreprise à qui vous avez envoyé une lettre de motivation, N’imposez pas un pavé à lire à votre interlocuteur.

Dites précisément ce que vous proposez et l’action que doit faire l’interlocuteur.

Oui, l’e-mail de rappel peut être quelque peu directif.

Bref, ne tournez pas autour du pot. Parlez sans détour. Votre interlocuteur doit comprendre l’objet de votre demande dès votre première phrase.

3/ Rappeler les bénéfices

Voici le modèle pour vos relances : vous devez rappeler à vos prospects, clients, etc. pourquoi ils devraient vous répondre. Vous le faites en rappelant les bénéfices de votre offre ou de votre service. Vous lui remettez en mémoire le « pourquoi ». Pourquoi il devrait faire un entretien ou passer à l’action. 

Pour une réclamation concernant une facture, vous pouvez aussi rappeler l’intérêt de la solution apportée et exprimer votre satisfaction d’avoir travaillé avec lui.

4/ Être irréprochable

L’e-mail vous représente. Il doit être professionnel sur le fond comme sur la forme. Ainsi, pensez à faire une relecture pour éviter les fautes d’orthographe. 

Pour être totalement serein, faites appel à un correcteur orthographique. Vous ne voulez pas faire mauvaise impression au moment où vous cherchez à nouer une nouvelle relation, surtout si vous avez déposer votre candidature pour le poste de vos rêves ou si vous ciblez un prospects intéressant.

5/ Oser

Voici notre conseil pour le mindset et la motivation. On peut parfois hésiter à insister ou se mettre en avant. Un commercial apprend vite à se défaire de cette réticence. Que ce soit un e-mail de relance pour gagner un prospect, un e-mail de relance d’une candidature à un poste que vous convoitez tant ou pour obtenir le paiement d’une facture, passez à l’action. Osez faire une relance.

Si vous y mettez les formes, l’e-mail de relance illustre votre motivation. Il montre que vous êtes déterminé à obtenir un nouveau client ou la réponse à votre démarche de prospection. Tout comme une lettre de remerciement envoyée au bon moment, c’est un signe de professionnalisme.

Et puis, votre interlocuteur a probablement des raisons pour sa non-réponse ou son retard. Soyez conscient de la valeur de votre offre ou de votre solution.

-> 5 erreurs à ne pas commettre dans un e-mail de prospection

6/ Personnalisez l’e-mail

En règle générale, les e-mails génériques sont peu appréciés par les destinataires et risquent d’être supprimés dès leur réception. En incluant le nom du destinataire, vous augmentez considérablement les chances d’ouverture et de réponse à votre relance par e-mail.

-> Découvrez nos 7 conseils pour vous présenter dans un e-mail professionnel avec brio.

7/ Ajoutez un CTA

Par exemple, lors de la relance d’un prospect pour l’inscription à un webinaire, vous utiliserez probablement un bouton de Call To Action (CTA) redirigeant vers un formulaire d’inscription. En revanche, si vous cherchez à organiser une réunion, il suffira de suggérer une date et un horaire spécifiques.

Exemples d’e-mails de relance

E-mail ou lettre de relance pour un prospect

Bonjour X,

Je viens de lire votre article [nom de l’article]. J’ai aimé votre remarque sur [point que vous avez aimé dans l’article]. Je pense aussi que [point de vue partagé sur des informations].

Je reviens vers vous à propos de [proposition de valeur].

Voici quelques-uns des résultats que mon entreprise a obtenus :

Liste de 3 résultats en bullet points

• résultat 1
• résultat 2
• résultat 3

Pourrions-nous échanger (au cours d’un entretien de 10 à 15 minutes pour un premier contact) afin de préciser votre besoin ?

Bien à vous,

[Signature / Nom]

E-mail de relance pour une candidature

Cher X,

J’ai posé ma candidature pour le poste de [poste] dans votre entreprise. Comme vous avez pu le constater dans ma lettre de motivation, je pense pouvoir offrir à cette organisation [valeur].

J’aimerais en parler avec vous par [téléphone, visioconférence, courriel, etc.] Je suis disponible pour un entretien [proposer plusieurs créneaux, non une seule date]:

• date n°1
• date n°2
• date n°3

Je suis également prêt à m’adapter à votre emploi du temps.

Je vous remercie de l’attention que vous portez à ma candidature.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués,

[Signature / Nom]

Pour ceux qui souhaitent amener l’e-mailing de relance au niveau supérieur, voici 3 techniques non conventionnelles des pros du domaine.

Rédiger e-mail de relance et obtenir une réponse, même s’il s’agit de Xavier Niel

L’e-mail de relance selon Tim Ferriss

Il s’inspire de l’approche de la Semaine de 4h où Tim Ferriss demandait aux élèves de Princeton de contacter le PDG de Google ou le président des Etats-unis et d’obtenir sa réponse à une question fascinante. Cette approche est très efficace pour la prospection de nouveaux clients ou pour obtenir un entretien d’embauche.

Cette approche nécessite de faire ses devoirs et de s’efforcer de TOUT connaître de la personne. Vous pouvez la Googler, consulter son profil LinkedIn, etc. 

Essayez de mettre en évidence des points communs extraordinaires, ou un centre d’intérêt méconnu. Trouvez un sujet qui passionne votre interlocuteur.

Dans La semaine de 4h, Tim Ferriss donne l’exemple d’un élève qui a parlé du Bouddhisme Zen Soto avec l’auteur à succès Randy Komisar. Ensuite, vous posez une question importante comme “quel a été le plus beau jour de votre vie ?”

Vos relances ne ressemblent plus vraiment à un e-mail de relance. En réalité, vous êtes en train de nouer une véritable relation avec l’interlocuteur. Une fois que cette relation existe, vous pouvez revenir sur votre demande initiale.

La technique de Gary Vaynerchuck pour une relance e-mail

Gary Vaynerchuck est le maître incontesté du marketing de contenu.

Son approche est résumée dans le livre : Jab, jab, jab, right hook. On peut traduire le titre du livre par le moto : donner, donner, donner et seulement alors demander.  Là encore, c’est efficace dans la recherche de prospects.

Cette technique consiste à offrir de la valeur à son interlocuteur. Cela peut être des ressources intéressantes (articles de blog, infographies, études, informations), mais aussi des conseils ou des suggestions. C’est intéressant pour un courrier commercial d’être dans une démarche que l’on pourrait qualifier de marketing généreux.

Une stratégie possible consiste donc à envoyer plusieurs e-mails avec des ressources en précisant le ou les points intéressants pour l’interlocuteur.

Ces e-mails offrent des conseils gratuitement. Et c’est seulement après plusieurs échanges que vous revenez à la proposition de valeur, votre solution, votre offre de service ou de produit.

L’e-mail de relance selon Grant Cardone

La stratégie de Grant Cardone consiste à “faire tapis et gonfler les attentes”. Faire tapi est une expression qui vient du poker. Elle signifie que le joueur met tous ses jetons en jeu.

Pour Grant Cardone, “faire tapi” veut dire : investir tous ses efforts, son énergie, sa créativité. Bref, il recommande de se donner à fond dans sa prospection avec chaque client potentiel, tout le temps.

Quant au fait de “gonfler les attentes”, cela signifie promettre le meilleur de ce que vous pouvez promettre.

Voici un modèle pour relancer par e-mail une offre commerciale sans réponse. Il s’inspire de l’approche de Grant Cardone :

Objet : Tout va bien ?

Hey John,

Sachez qu’on ne vous a pas oublié. S’il y a quoi que ce soit que je puisse faire pour vous servir et vous aider, dites-le moi en répondant à cet e-mail.

Il est tant de prendre des mesures massives.

[Réitérer la proposition de valeur].

Bien à vous,

[Signature / Nom]

Le bon timing pour envoyer un e-mail de relance

Les clients potentiels ou existants peuvent se sentir envahis ou harcelés par des démarchages répétitifs. Dans ce cas ils peuvent légitimement solliciter l’arrêt de toute communication venant de vous.

Mais comme nous avons pu le voir, ne pas envoyer ces e-mails peut réduire les opportunités commerciales des entreprises de manière considérable.

C’est pourquoi le respect d’un timing précis est de mise pour les envois. Ces derniers doivent être assez réguliers pour maintenir la présence de l’entreprise dans l’esprit des clients, tout en étant assez espacés pour éviter toute impression d’intrusion.

Les erreurs à éviter dans vos e-mails de relance commerciaux

Vous savez désormais comment rédiger des e-mails de relances efficaces pour en tirer profit. Mais attention à ne pas faire ces 6 erreurs lors de leur envoi et de leur suivi :

1. Se focaliser uniquement sur le prospect et non son entreprise : si vous visez des entités de grande envergure, assurez-vous que vos courriels de suivi soient destinés à diverses parties prenantes. Cela vous permettra de récolter un maximum d’informations sur les décisionnaires ;
2. Manquer de réactivité et de régularité dans le suivi : l’efficacité dans le suivi des prospects est essentielle ; plus vous tardez, plus il est difficile d’obtenir une réponse. Mettez en œuvre des systèmes automatisés, comme les e-mails programmés, pour améliorer votre réactivité. Attention à ne pas tomber non plus dans ce qui pourrait s’apparenter à du harcèlement ;
3. Opter pour le mauvais canal de communication : l’e-mail n’est pas le canal de prédilection pour tous les prospects. Beaucoup préfèrent être contactés par téléphone ou en personne, ce qui nécessite de déterminer la méthode de contact la plus appropriée. Pour ceux ayant déjà réalisé un achat, optez pour le canal de communication déjà établi lors des précédentes interactions ;
4. Ignorer vos indicateurs de performance : si vous ne suivez pas les performances de vos activités commerciales, vous ne pourrez pas juger de leur efficacité. Un CRM peut faciliter cette tâche en vous permettant de contrôler les taux d’ouverture et de réponse de vos e-mails. Ce qui vous fournit des données essentielles pour prendre des décisions éclairées ;
5. Négligez l’orthographe : une orthographe irréprochable renforce l’image de professionnalisme de votre entreprise. Cela montre que vous accordez de l’importance aux détails et que vous respectez vos clients. Elle assure également une communication claire et facilite la compréhension du message par le client.

Ralentir pour accélérer

Demander le paiement d’une facture, insister pour que sa candidature soit prise en compte ou solliciter des prospects qui ne répondent pas : ce sont des étapes clés d’une relation professionnelle.

Il est parfois nécessaire de ralentir pour accélérer. Il s’agit d’un dicton japonais. Il est parfois nécessaire de prendre d’abord le temps de nouer justement une véritable relation avec la personne, comme le propose Tim Ferriss ou Gary Vaynerchuck, avant de chercher à obtenir quelque chose.

L’autre approche, celle de Grant Cardone, chercher à faire de la quantité. Des e-mails de relance très directs et très nombreux. C’est l’essence de son livre La règle du 10 X. Cette méthode consiste à faire 10 fois plus d’effort que les autres.

Pour aller plus loin, découvrez notre article quand envoyer un e-mail de prospection, pour comprendre le timing idéal et obtenir des taux d’ouverture et de clics boostés !

Renforcer l’engagement client en perfectionnant le suivi des leads

Avant de rédiger votre premier courriel de relance, il faut mettre en œuvre un processus de suivi bien défini. Voici les 4 étapes à suivre pour sa mise en place.

Analysez le processus d’achat

La première étape consiste à saisir l’évolution des comportements d’achat de vos clients et leurs interactions avec votre entreprise. Cette analyse préliminaire vous éclairera sur le type de contenu à proposer et le timing idéal pour l’envoi d’e-mails.

Segmentez votre audience

Recueillez des données sur votre audience pour mieux comprendre ses caractéristiques démographiques, ses comportements d’achat et ses préférences. Utilisez des outils d’analyse et des données démographiques pour segmenter votre audience en groupes pertinents.

Définissez la place stratégique du suivi dans votre cycle de vente

La façon dont vous suivez les prospects dépend de l’étape où ils se situent dans votre cycle de vente, ce qui exige la mise en place d’une série d’e-mails de relance adaptés à chaque étape.

Généralement, un processus de vente traditionnel comprend les phases suivantes :

1. génération de leads : quand prospect remplit un formulaire ou initie une première action pour découvrir votre produit ou service, il faut réagir rapidement. Vous pouvez un e-mail de bienvenue pour cela. Cette initiative vise à capitaliser sur son intérêt initial. Assurez-vous également d’effectuer un suivi si le prospect ne confirme pas un rendez-vous ou ne progresse pas vers la prochaine étape prévue ;
2. qualification des leads : l’évaluation d’un lead vise à identifier les signaux montrant que le prospect est susceptible de passer à l’étape suivante de votre processus commercial. Par exemple, le fait qu’un client ait demandé une démonstration de produit indique qu’il est plus engagé dans votre cycle de vente qu’une personne qui vient de s’abonner à votre newsletter ;
3. classification des leads : La segmentation de l’audience permet d’adapter les séquences d’e-mails de suivi à chaque prospect en fonction de leur position dans le parcours client, en utilisant les informations disponibles sur leur comportement et leurs actions ;
4. programmation d’une session pour découverte ou d’un rendez-vous : Lorsque vous jugez que votre prospect est prêt, envisagez d’organiser une présentation ou un pitch. Dans ce but, interrogez-le sur la pertinence d’inviter d’autres parties prenantes à la réunion. Assurez-vous d’envoyer un e-mail de suivi immédiatement après l’appel ou la réunion pour maintenir l’intérêt du prospect jusqu’à votre prochain contact ;
5. négociation et maintient de l’engagement : à ce stade, nous engageons des échanges sur les prix, les services offerts et les conditions contractuelles avec le prospect. Pour renforcer l’engagement du lead à cette étape, il faut un suivi régulier en envoyant des courriels appropriés. Cela permettra également de gérer les attentes et frein à l’achat ;
6. la signature ou closing : étape de conclusion du contrat, n’hésitez pas à envoyer un e-mail de remerciement pour la confiance que votre lead vous accorde en faisant affaire avec vous.

Programmez vos e-mails de rappel pour optimiser leur efficacité

Optimiser l’efficacité de vos e-mails de suivi repose largement sur le timing de leur envoi. Déterminer le délai idéal à respecter, le moment propice dans la journée, et les jours favorables de la semaine pour l’envoi de vos e-mails peut considérablement augmenter votre taux de conversion.

Gardez un œil vigilant sur vos résultats

Pour évaluer l’efficacité de vos e-mails de relance, il faut définir des objectifs spécifiques et atteignables.

Le suivi des résultats de l’e-mailing vous permet également de mesurer le retour sur investissement (ROI). Vous pouvez calculer le coût par prospect ou par vente, ce qui vous donne une idée précise de l’efficacité de votre investissement en marketing direct. Cela vous aide à allouer vos ressources de manière plus judicieuse et à maximiser votre budget marketing.