PUBLIÉ LE 
1/8/2022

Asana : Test et fonctionnalités du logiciel de gestion de projet

par 
Arnaud Robert-Gorsse
Plan de l’article

Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur le logiciel Asana sans jamais oser le demander se trouve ici ! Nous aborderons tour à tour les missions de ce logiciel, ses milliers d'utilisateurs et ses principales fonctionnalités.

Nous détaillerons également ses avantages et inconvénients, les avis clients, la formation au logiciel et le prix des différentes solutions proposées par Asana.

Les objectifs du logiciel de gestion de projet Asana

Le logiciel de gestion de projet Asana tient son nom d'une posture de yoga.

Étymologiquement, le mot "asana" signifie la manière d'être assis ou le fait de s'asseoir.

L'asana correspond donc au siège et à la fondation en général.

De bonnes fondations sont effectivement la base de toute gestion de projet agile. L'une des caractéristiques de cette solution de gestion de projet est sa souplesse.

Plateforme de gestion du temps et du travail flexible, Asana est une solution collaborative qui offre une centaine d'intégrations et des fonctionnalités avancées.

Quels utilisateurs pour l'outil Asana ?

Asana a été historiquement utilisée par les petites entreprises grâce à sa version gratuite. Son succès l'a propulsé dans la cour des grands grâce à ses fonctions avancées comme la gestion de portefeuille de projet et sa possible automatisation.

De nombreuses entreprises ont ainsi choisi Asana pour la gestion de leurs projets.

Des grands groupes comme Disney, Saint Gobain ou Schneider Electric, aux PME plus modestes, chaque organisation y clarifie ses objectifs.

Un autre atout d'Asana est de permettre d'augmenter la responsabilisation des équipes. Asana affiche d'ailleurs aujourd'hui plus de 100 000 entreprises sur les formules payantes.

La liste des principales fonctionnalités du logiciel Asana

Nous n'aborderons ici que les fonctions les plus importantes. Des précisions complémentaires sont présentées sur la page web des fonctionnalités d'Asana.

La planification des projets et des tâches

La bibliothèque d'Asana comporte de nombreux modèles de projets et de roadmaps, pour chaque secteur d'activité et chaque typologie de projet.

Après avoir créé un espace de travail, il faut le partager avec les équipes de travail en vue de la collaboration. À l’instar d'une simple To Do List, des tâches et sous-tâches sont créées, chacune avec un descriptif, un responsable et une deadline. Leur état est soit en cours, soit terminé.

Le travail en équipe et la communication

Dans un projet Asana, chaque intervenant de l'équipe de travail peut commenter des tâches ou partager des données jointes (cahier des charges, acte d'achat, etc.).

Chacun peut également interagir avec les autres grâce à des discussions. L'application offre également la possibilité d'indiquer qu'une tâche est en attente de la réalisation d'une autre.

La personnalisation de présentation des données du projet

Grâce à l'interface puissante d'Asana, la visualisation de votre projet peut être personnalisée.

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Trois modes de visualisation des données sont ainsi disponibles :

  • Le mode tableau Kanban : des cartes sont classées en colonnes selon leur avancement (comme dans Trello).
  • Le mode calendrier, qui affiche la liste de tâches calendaires.
  • Le mode timeline permet d'afficher un diagramme de Gantt. Il permet de mieux visualiser le chemin critique du projet.

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L'intégration avec d'autres outils logiciels

Grâce à l'intégration d'une centaine d'applications, le logiciel Asana peut être connecté à vos outils habituels.

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  • Les messages du slack, de Gmail ou de Microsoft Teams peuvent être transférés dans Asana.
  • Les logiciels de création, comme Canva.
  • Les utilitaires de stockage de données (fichiers Google Drive ou Dropbox).
  • Les outils de calendrier et de time tracking. Le calendrier Google Agenda peut par exemple être synchronisé avec votre projet.

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La gestion des ressources et de la charge de travail des équipes

Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans la formule gratuite d'Asana. Elle permet de gérer la charge des collaborateurs grâce à une vue d'ensemble de leurs tâches.

Chaque tâche pouvant être affectée d'une valeur, le responsable de projet pourra visualiser les intervenants trop ou peu chargés. La réaffectation de tâches est ainsi simplifiée grâce au drag and drop.

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Le reporting et les tableaux de bord pour le chef de projet

Le reporting est indispensable à chaque réunion d'avancement, voire hebdomadairement selon le nombre de tâches du projet.

Il n'est pas question pour le chef de projet de perdre du temps à faire des tableaux et des présentations avec camemberts et graphiques en couleurs pendant des heures !

Les nombreuses présentations pour le reporting

Asana offre de multiples possibilités dans l'espace de travail.

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  • Présentation de tableaux ou graphes mettant en lumière les difficultés en termes d'avancement des tâches ou de glissement planning.
  • Obtention d'un tableau de bord selon les modèles proposés.
  • Personnalisation possible des graphiques ou tableaux de suivi.
  • Édition de rapports différents selon le service destinataire (le service marketing n'aura pas besoin du même reporting que le service logistique).

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Des tableaux de bord pour le pilotage du projet

Les informations issues du tableau de bord sont très souvent utilisées pour faire du reporting vers le chef d'entreprise. Il est donc opportun et utile qu'un correcteur d'orthographe soit associé à la solution de gestion de projet.

L'outil natif n'en possède pas, mais il existe sur le marché des extensions de correction d'orthographe comme MerciApp, compatibles avec Asana. Vos tableaux de bord seront ainsi exempts de fautes de français !

L'automatisation de certaines tâches de travail

La gestion d'un projet dans un logiciel comme Asana demande des opérations de mise à jour quotidiennes fastidieuses. La puissance de l'automatisation permet au chef de projet un précieux gain de temps de mise à jour. Par exemple, il est possible d'automatiser les tâches récurrentes, comme ajouter les nouvelles tâches aux collaborateurs de l'équipe de travail dès qu'une échéance est passée. Cela est possible en définissant des règles personnalisées.

La richesse de la bibliothèque de modèles

Si vous découvrez l'application, le recours à des modèles peut être sécurisant. Cela tombe bien !

Vous disposez d'une centaine de modèles ou templates, classés par métiers.

  • Des demandes de travail.
  • Des processus d'appel d’offres.
  • Des demandes informatiques.
  • Des ordres du jour de réunion.
  • Etc.

Les avantages et inconvénients du logiciel de gestion de projet Asana

Découvrons ensemble les points forts et les limites de l'outil.

Les points forts d'Asana pour gérer vos projets

Asana peut se targuer de nombreux avantages par rapport à ses nombreux concurrents.

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  • Le rapport qualité prix : la version gratuite est riche d'une multitude de fonctionnalités.
  • L'ergonomie et l'interface homme/machine.
  • Un grand choix de fonctions, quelle que soit la formule souscrite.
  • Le Work Graph Asana est une solution graphique qui associe les objectifs d'une équipe projet en combinant ses tâches avec celles de tous ses autres projets.

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Les limites de l'outil Asana pour ses utilisateurs

Même si la prise en main de l'outil Asana est assez intuitive, il n'en reste pas moins, au même titre qu'un CRM, que l'utilisation des fonctions avancées nécessite un petit investissement.

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  • Une formation pour les utilisateurs s'avère ainsi nécessaire pour être opérationnel plus vite sur l'outil.
  • L'absence de GED (gestion documentaire) peut être bloquante selon le projet. Mais une importation de données dans l'outil Asana, via Google Drive par exemple, reste possible.

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Les avis clients sur Asana

Les avis des clients de l'application Asana montrent leur enthousiasme envers l'outil.

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  • 8 clients sur 10 % estiment qu'Asana leur permet une meilleure communication avec leurs équipes de travail.
  • 7 clients sur 10 pensent que grâce à l'outil Asana, le but à atteindre pour leur équipe est clarifié.
  • Pour 74 % des clients d'Asana, le respect des délais est simplifié.

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La formation des utilisateurs à Asana

Le catalogue formation d'Asana regorge de ressources diverses et variées pour aider l'utilisateur du logiciel. On vous en dit plus sur les ressources et le guide utilisateur !

Des ressources d'aide à la gestion du travail en mode projet

L'aide en ligne sur le web regorge de ressources, comme des présentations de formation à Asana.

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  • Des éléments didactiques concernant la gestion de projet.
  • Des articles explicatifs des fonctionnalités les plus importantes.
  • Des modèles de projet, par typologie.

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Asana a par ailleurs mis en place Asana Academy, une offre en ligne sur le web de cours et de webinaires.

Un guide utilisateur Asana

Le site web d'Asana permet de disposer en ligne d'une prise en main du logiciel. Le guide permet de faire ses premiers pas sur l'outil, en créant un projet. Il explique, vidéos à l'appui, comment créer, attribuer et répondre à une tâche, puis comment en faire la gestion.

Le prix de l'application Asana

Asana est un des rares outils de gestion de projet qui offre dans sa version gratuite de nombreuses et suffisantes fonctionnalités (Basic). Cette version est utilisable par des équipes inférieures ou égales à 15 collaborateurs.

Au-delà de 15 membres utilisateurs, Asana proposent trois versions payantes.

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  • Premium : de 10,99 euros à 13,45 euros par mois et par personne.
  • Business : de 24,99 euros à 30,49 euros par mois et par personne.
  • Entreprise offre des paramètres de sécurité renforcés et une gestion administrateurs avancée.

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Le tarif des versions Premium et Business est réduit de moitié pour les organisations à but non lucratif.

Vous trouverez en ligne tous les tarifs de chaque formule, ainsi que le tableau de comparaison de toutes les fonctionnalités de gestion de projet pour chaque formule.

Et maintenant ? Nous vous invitons à découvrir notre article sur les logiciels de gestion commerciale !

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