PUBLIÉ LE 
26/9/2022

Gestion du temps : apprendre à l'optimiser en 7 étapes

par 
Arnaud Robert-Gorsse
Plan de l’article

Robin S. Sharma, auteur et conférencier canadien connu pour ses théories sur le leadership personnel, a dit : "Veillez sur votre temps, c'est votre bien le plus précieux."

Nous avons tous 24 heures dans nos journées. Ce qui nous différencie les uns des autres est la manière dont nous utilisons le temps mis à notre disposition. Pour atteindre ses objectifs, une bonne gestion du temps est essentielle.

Regarder votre agenda est une souffrance ? Vous n'avez plus l'envie d'avancer ? Bien souvent, ces baisses de motivation prennent racine dans des difficultés à planifier. Stress, épuisement, charge mentale et découragement sont les premiers symptômes d'une organisation bancale.

Apprenez à gérer votre temps efficacement en suivant nos 7 meilleurs conseils.

Augmenter sa productivité, se délester d'une charge mentale et s'accorder du temps libre dans la semaine : découvrez les 3 plus grands bienfaits d'une bonne gestion du temps.

Les 3 bienfaits d'une bonne gestion du temps dans votre vie

1. Augmenter sa productivité au quotidien pour réaliser ses projets

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Gérer son temps correctement permet de gagner en productivité. Chaque action est réalisée plus rapidement, avec efficacité. Si vous souhaitez atteindre vos objectifs de vie à tous les niveaux, une bonne gestion du temps est essentielle.

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2. Améliorer sa qualité de vie grâce à la gestion du temps

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Gérer votre temps vous permet généralement de gagner en qualité de vie. Être en mesure de mener plusieurs activités de front, d'établir une liste de priorités et d'atteindre l'ensemble de ses objectifs (travail, personnels etc.) y participe grandement.

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3. Se dégager du temps libre dans la semaine et en journée

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En apprenant à planifier vos journées efficacement, vous serez en mesure de vous dégager du temps libre dans la semaine. Ces temps morts pourront se transformer en moments en famille, à lire un livre, ou en instant de repos. Il est essentiel d'avoir du temps libre dans son agenda. Autrement, vous risquez d'imploser !

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7 conseils pour optimiser sa gestion du temps

En pratique, comment gérer son temps ? Quelles sont les techniques réellement efficaces ? Découvrez nos 7 astuces pour optimiser votre temps.

1. Définir des objectifs de vie pour améliorer votre gestion du temps

La première étape est de vous fixer des objectifs clairs et précis. Sans projets concrets, vous ne pourrez pas avancer.

En pratique, faites simple : prenez une feuille et notez l'ensemble de vos priorités. Vie personnelle, travail, projets d'entreprise, projets familiaux, etc. : tout doit y figurer.

2. Découper ses objectifs en plus petites actions réalisables au quotidien

Pour qu'un objectif soit efficace, il doit être SMART.

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  • Spécifique : monter une entreprise n'est pas un objectif spécifique. En revanche, lancer une boutique en ligne de produits naturels, si.
  • Mesurable : votre objectif doit être palpable. Par exemple, vivre de votre business d'ici 1 an.
  • Atteignable : un projet doit être atteignable grâce aux moyens mis à votre disposition. Acheter un yacht privé dans deux ans risque d'être compliqué en touchant un SMIC.
  • Réaliste : ce critère est souvent confondu avec le A d’Atteignable. En pratique, il s'agit ici de se demander si vos objectifs sont pertinents. Est-ce logique de vouloir suivre une énième formation en ligne de web marketing ce mois-ci, alors que c'est la sixième formation cette année ?
  • Temporellement défini : vous devez donner une date limite précise à votre projet. Par exemple : lancer une entreprise de produits naturels bio avant la fin de l'année.

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Ayez toujours en tête ces conseils pour être au clair.

Une fois votre liste mise au propre, vous devez découper chaque tâche en plus petites actions. Le but est d'obtenir une liste de tâches réalisables chaque semaine. Il est évident qu'écrire "ouvrir un salon de beauté l'année prochaine" dans votre to do list ne permet pas de planifier vos tâches dans votre agenda.

2. Utiliser la matrice d'Eisenhower pour définir les tâches à réaliser en priorité

Connaissez-vous la matrice d'Eisenhower ? Elle permet de classer les tâches en fonction de leurs degrés de priorité et d'urgence. Pour optimiser sa gestion du temps, il est essentiel d'apprendre à prioriser ses actions.

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Dans la matrice d'Eisenhower, il existe 4 niveaux de priorité :

  1. Urgent et important ;
  2. Urgent mais non important ;
  3. Important mais non urgent ;
  4. Non urgent et non important.

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Notre avis : les actions non urgentes et non importantes devraient être supprimées de votre agenda.

3. Rédiger une to do list et écrire les actions à réaliser au quotidien

Pour gérer son temps avec efficacité, une to do list est idéale. Vous devez impérativement écrire vos objectifs journaliers.

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Utilisez un outil tel que la to do list permet de :

  • ne pas oublier vos priorités et vous concentrer dessus ;
  • décharger votre esprit ;
  • vous forcer mentalement à les accomplir.

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C'est un outil essentiel pour gagner en efficacité.

En notant les actions à réaliser dans la journée, vous pourrez aussi évaluer votre progression. En fonction de votre productivité, vous pourrez réévaluer vos to do lists à la hausse ou à la baisse. Dans l'idéal, ayez trois à cinq actions à réaliser au cours de la journée.

4. Penser à la loi de Pareto pour gagner en efficacité dans la journée

Saviez-vous que 20 % des efforts donnent 80 % des résultats ? La loi de Pareto fait partie des outils les plus aboutis pour optimiser la gestion de votre temps. Cette méthode vous apprend à vous focaliser sur l'essentiel.

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Imaginons : vous souhaitez apprendre une langue étrangère. Vous avez établi une méthode d'apprentissage, étape par étape. La loi de Pareto prouve que 20 % de votre apprentissage vous permettra de couvrir 80 % des situations de communication en langue étrangère.

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Apprenez donc le vocabulaire essentiel et les règles de grammaire utiles en premier lieu. Pour une langue étrangère, il est admis que 500 mots suffisent pour communiquer efficacement. Focalisez-vous d'abord dessus. Ensuite, vous pourrez passer au prochain stade : le perfectionnement.

5. Améliorer ses temps de concentration grâce à la méthode Pomodoro

Gérer son temps, c'est aussi l'utiliser efficacement au quotidien. Votre niveau de concentration joue un rôle essentiel dans votre gestion du temps. Plus vous apprendrez à vous concentrer, plus vous pourrez mener à terme chaque tâche rapidement. La méthode Pomodoro est idéale pour optimiser vos temps de concentration.

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L'outil Pomodoro vous fait travailler par portion de 25 minutes. Une fois un segment terminé, octroyez-vous 5 minutes de pause. Répétez l'opération quatre fois jusqu'à atteindre 2 heures de travail. Prenez alors une longue pause pour vous reposer. Vous n'en serez que plus productifs par la suite.

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6. Apprendre à déléguer les tâches pour optimiser sa gestion du temps

Apprendre à déléguer permet aussi d'améliorer sa gestion du temps. Comme nous tous, vous n'avez que 24 heures dans la journée. Même les meilleures techniques d'organisation ne sont pas extensibles. Déléguer vous permet de vous focaliser sur les tâches les plus importantes

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Prenons l'exemple d'un PDG d'une grande entreprise. Décisionnaire principal de l'entreprise, il est évident qu'une lourde responsabilité pèse sur ses épaules. Nouveaux projets, développement de la société, création d'emploi ou licenciement, stratégie de communication, etc. Il doit agir à tous les niveaux.

Est-il pertinent pour lui de gérer seul son agenda et sa prise de rendez-vous ? Non. Cela serait une charge supplémentaire. Il va alors assigner cette tâche à sa secrétaire. Ainsi, il optimise les précieuses minutes de sa journée pour travailler sur les activités les plus importantes.

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7. Lutter contre la procrastination au quotidien à l'aide d'un système pratique

La procrastination est l'ennemi numéro un d'une bonne gestion du temps. Vous pouvez avoir les plus belles listes de tâches, les projets les plus clairs et précis, et les meilleures techniques d'organisation, si vous procrastinez, vous n'y arriverez pas.

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Il est possible de lutter contre la procrastination à l'aide d'un système simple.

  1. Réalisez toujours l'action la plus pénible de votre journée en premier.
  2. Récompensez-vous physiquement à chaque palier atteint (cadeaux, nourriture, etc.).
  3. Instaurez un système de compensation lorsque vous ne réalisez pas vos tâches quotidiennes. Vous devez marcher 30 minutes par jour pour perdre du poids. Aujourd'hui, exténué, vous ne l'avez pas fait. Forcez-vous à monter les escaliers à pied. Cela permet au cerveau de ne pas perdre l'habitude.
  4. Ayez toujours à l'œil les tâches à réaliser. Gardez-les à l'endroit le plus visible de votre maison. Mentalement, il sera difficile de les ignorer.

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Ces méthodes simples vous feront gagner des heures entières perdues à procrastiner.

Bien gérer votre temps vous permet de vivre une vie plus riche, moins stressante et de réaliser vos rêves les plus fous. C'est une compétence essentielle. Rassurez-vous : une bonne gestion du temps s'acquiert avec l'expérience. Il est normal de réajuster, procrastiner et de se décourager parfois.

L'important est de ne pas vous arrêter. Si vous n'atteignez pas vos objectifs dans les temps, ne vous blâmez pas. Apprenez de vos erreurs et faites mieux la prochaine fois. Cette compétence se travaille constamment à partir de ces conseils. N'oubliez pas : Rome ne s'est pas faite en un jour !

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