Gestion du temps : apprendre à l’optimiser en 8 étapes (+ 8 méthodes)

  • Productivité
16 minutes
optimiser gestion du temps

Robin S. Sharma, auteur et conférencier canadien connu pour ses théories sur le leadership personnel, a dit : « Veillez sur votre temps, c’est votre bien le plus précieux. »

Nous avons tous 24 heures dans nos journées. Ce qui nous différencie les uns des autres est la manière dont nous utilisons le temps mis à notre disposition. Pour atteindre ses objectifs, une bonne gestion du temps est essentielle.

Regarder votre agenda est une souffrance ? Vous n’avez plus l’envie d’avancer ? Bien souvent, ces baisses de motivation prennent racine dans des difficultés à planifier.

Comment gérer son stress dans ces situations ? Stress, épuisement, charge mentale et découragement sont les premiers symptômes d’une organisation bancale.

Apprenez à gérer votre temps efficacement en suivant nos 7 meilleurs conseils.

Augmenter sa productivité, se délester d’une charge mentale et s’accorder du temps libre dans la semaine : découvrez les 3 plus grands bienfaits d’une bonne gestion du temps.

Les 3 bienfaits d’une bonne gestion du temps dans votre vie

1. Augmenter sa productivité au quotidien pour réaliser ses projets

Gérer son temps correctement permet de gagner en productivité. Chaque action est réalisée plus rapidement, avec efficacité. Si vous souhaitez atteindre vos objectifs de vie à tous les niveaux, une bonne gestion du temps est essentielle. N’hésitez pas à lire notre article : comment gérer ses priorités au travail pour avoir des conseils applicables dans le monde professionnel.

2. Améliorer sa qualité de vie grâce à la gestion du temps

Gérer votre temps vous permet généralement de gagner en qualité de vie. Être en mesure de mener plusieurs activités de front, d’établir une liste de priorités et d’atteindre l’ensemble de ses objectifs (travail, personnels etc.) y participe grandement.

3. Se dégager du temps libre dans la semaine et en journée

En apprenant à planifier vos journées efficacement, vous serez en mesure de vous dégager du temps libre dans la semaine. Ces temps morts pourront se transformer en moments en famille, à lire un livre, ou en instant de repos. Il est essentiel d’avoir du temps libre dans son agenda. Autrement, vous risquez d’imploser !

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8 étapes pour optimiser sa gestion du temps

En pratique, comment gérer son temps ? Quelles sont les techniques réellement efficaces ? Découvrez les 8 étapes pour optimiser votre temps.

1. La phase de préparation

L’optimisation de la gestion de votre temps débute avec une analyse préalable de votre manière de travailler.

Identifiez les tâches qui occupent le plus clair de votre temps. Il n’est pas rare de réaliser que ce que l’on considère comme des activités rapides et simples s’avère prendre un temps considérable.

Cette démarche vise à vous offrir une estimation précise de ce que vous pouvez réaliser durant une journée type et de déterminer ce qui occupe majoritairement votre temps. Commencez par consigner quotidiennement la durée allouée à chaque tâche et procédez ensuite à une analyse de votre productivité.

L’analyse est une étape clé. Elle offre la double opportunité de prendre conscience de votre situation actuelle et de repérer les opportunités d’amélioration.

Gestion du temps : apprendre à l'optimiser en 7 étapes

2. Définir des objectifs de vie pour améliorer votre gestion du temps

La deuxième étape est de vous fixer des objectifs clairs et précis. Sans projets concrets, vous ne pourrez pas avancer.

En pratique, faites simple : prenez une feuille et notez l’ensemble de vos priorités. Vie personnelle, travail, projets d’entreprise, projets familiaux, etc. : tout doit y figurer.

Nous vous conseillons de lire notre article sur la loi de Carlson. Un concept intéressant quand on s’intéresse à la productivité.

3. Découper ses objectifs en plus petites actions réalisables au quotidien

Pour qu’un objectif soit efficace, il doit être SMART.

  • Spécifique : monter une entreprise n’est pas un objectif spécifique. En revanche, lancer une boutique en ligne de produits naturels, si.
  • Mesurable : votre objectif doit être palpable. Par exemple, vivre de votre business d’ici 1 an.
  • Atteignable : un projet doit être atteignable grâce aux moyens mis à votre disposition. Acheter un yacht privé dans deux ans risque d’être compliqué en touchant un SMIC.
  • Réaliste : ce critère est souvent confondu avec le A d’Atteignable. En pratique, il s’agit ici de se demander si vos objectifs sont pertinents. Est-ce logique de vouloir suivre une énième formation en ligne de web marketing ce mois-ci, alors que c’est la sixième formation cette année ?
  • Temporellement défini : vous devez donner une date limite précise à votre projet. Par exemple : lancer une entreprise de produits naturels bio avant la fin de l’année.

Ayez toujours en tête ces conseils pour être au clair.

Une fois votre liste mise au propre, vous devez découper chaque tâche en plus petites actions. Le but est d’obtenir une liste de tâches réalisables chaque semaine. Il est évident qu’écrire « ouvrir un salon de beauté l’année prochaine » dans votre to do list ne permet pas de planifier vos tâches dans votre agenda.

Envie de transformer votre gestion du temps et d’améliorer votre productivité en entreprise ? Téléchargez dès maintenant notre guide sur la productivité en entreprise. Plongez dans des stratégies éprouvées, notamment sur l’art de rédiger une to-do list efficace et d’identifier les actions clés à accomplir chaque jour.

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4. Définir ses priorités

Établir des priorités n’est pas seulement bénéfique pour une gestion du temps plus stratégique et efficiente. Cela aide aussi à renforcer l’intelligence émotionnelle en transformant le stress de facteur paralysant en moteur de productivité.

Plusieurs stratégies existent pour définir clairement vos priorités et accroître votre efficacité. Les principes de base sont généralement les mêmes :

  1. dresser la liste des tâches à effectuer ;
  2. déterminer l’importance et l’urgence de ces travaux ;
  3. intervenir de manière pertinente ;
  4. procéder à des vérifications à intervalles réguliers.

5. Rédiger une to do list et écrire les actions à réaliser au quotidien

Pour gérer son temps avec efficacité, une to do list est idéale. Vous devez impérativement écrire vos objectifs journaliers.

Utilisez un outil tel que la to do list permet de :

  • ne pas oublier vos priorités et vous concentrer dessus ;
  • décharger votre esprit ;
  • vous forcer mentalement à les accomplir.

C’est un outil essentiel pour gagner en efficacité.

En notant les actions à réaliser dans la journée, vous pourrez aussi évaluer votre progression. En fonction de votre productivité, vous pourrez réévaluer vos to do lists à la hausse ou à la baisse. Dans l’idéal, ayez trois à cinq actions à réaliser au cours de la journée.

Gestion du temps : apprendre à l’optimiser en 7 étapes

6. Lutter contre la procrastination au quotidien à l’aide d’un système pratique

La procrastination est l’ennemi numéro un d’une bonne gestion du temps. Vous pouvez avoir les plus belles listes de tâches, les projets les plus clairs et précis, et les meilleures techniques d’organisation, si vous procrastinez, vous n’y arriverez pas.

Il est possible de lutter contre la procrastination à l’aide d’un système simple.

  1. Réalisez toujours l’action la plus pénible de votre journée en premier.
  2. Récompensez-vous physiquement à chaque palier atteint (cadeaux, nourriture, etc.).
  3. Instaurez un système de compensation lorsque vous ne réalisez pas vos tâches quotidiennes. Vous devez marcher 30 minutes par jour pour perdre du poids. Aujourd’hui, exténué, vous ne l’avez pas fait. Forcez-vous à monter les escaliers à pied. Cela permet au cerveau de ne pas perdre l’habitude.
  4. Ayez toujours à l’œil les tâches à réaliser. Gardez-les à l’endroit le plus visible de votre maison. Mentalement, il sera difficile de les ignorer.

Ces méthodes simples vous feront gagner des heures entières perdues à procrastiner.

7. Apprendre à déléguer les tâches pour optimiser sa gestion du temps

Apprendre à déléguer permet aussi d’améliorer sa gestion du temps. Comme nous tous, vous n’avez que 24 heures dans la journée. Même les meilleures techniques d’organisation ne sont pas extensibles. Déléguer vous permet de vous focaliser sur les tâches les plus importantes

Prenons l’exemple d’un PDG d’une grande entreprise. Décisionnaire principal de l’entreprise, il est évident qu’une lourde responsabilité pèse sur ses épaules. Nouveaux projets, développement de la société, création d’emploi ou licenciement, stratégie de communication, etc. Il doit agir à tous les niveaux.

Est-il pertinent pour lui de gérer seul son agenda et sa prise de rendez-vous ? Non. Cela serait une charge supplémentaire. Il va alors assigner cette tâche à sa secrétaire. Ainsi, il optimise les précieuses minutes de sa journée pour travailler sur les activités les plus importantes.

Lors de la délégation des tâches, les instructions doivent être précises et compréhensibles pour éviter les malentendus. Une orthographe imprécise peut conduire à une interprétation erronée des directives et, par conséquent, à une exécution incorrecte des tâches. MerciApp aide à éliminer les fautes d’orthographe, de grammaire et de syntaxe, rendant les messages plus précis et compréhensibles.

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8. Apprendre à rejeter des demandes

Pouvoir exprimer un refus constitue une compétence indispensable pour l‘affirmation personnelle et le respect de soi. Cela permet également d’éviter de se retrouver submergé par des obligations non pertinentes ou pouvant être attribuées à autrui.

Cette compétence implique bien plus que le simple fait de dire non ; il s’agit d’une capacité à établir des limites saines, à gérer son temps efficacement et à prioriser ses engagements selon leur importance et leur pertinence pour nos objectifs personnels et professionnels.

Exprimer un refus requiert une communication claire et respectueuse. Il ne s’agit pas de rejeter la personne qui fait la demande, mais plutôt de refuser l’engagement en lui-même. Il est possible de le faire poliment en expliquant les raisons de notre décision, qu’il s’agisse d’un manque de temps, de ressources ou d’un conflit avec nos priorités actuelles.

8 méthodes de gestion du temps

Il existe de nombreuses méthodes pour atteindre vos objectifs. Le choix des méthodes à adopter, la persévérance et la discipline dans leur application représentent souvent le plus grand défi. Nous vous présentons ici des approches éprouvées ; à vous de décider de les adopter et de les utiliser à votre avantage.

1. La matrice d’Eisenhower pour définir les tâches à réaliser en priorité

Connaissez-vous la matrice d’Eisenhower ? Elle permet de classer les tâches en fonction de leurs degrés de priorité et d’urgence. Pour optimiser sa gestion du temps, il est essentiel d’apprendre à prioriser ses actions.

Dans la matrice d’Eisenhower, il existe 4 niveaux de priorité :

  1. Urgent et important ;
  2. Urgent mais non important ;
  3. Important mais non urgent ;
  4. Non urgent et non important.

Notre avis : les actions non urgentes et non importantes devraient être supprimées de votre agenda.

2. La loi de Pareto pour gagner en efficacité dans la journée

Saviez-vous que 20 % des efforts donnent 80 % des résultats ? La loi de Pareto fait partie des outils les plus aboutis pour optimiser la gestion de votre temps. Cette méthode vous apprend à vous focaliser sur l’essentiel.

Imaginons : vous souhaitez apprendre une langue étrangère. Vous avez établi une méthode d’apprentissage, étape par étape. La loi de Pareto prouve que 20 % de votre apprentissage vous permettra de couvrir 80 % des situations de communication en langue étrangère.

Apprenez donc le vocabulaire essentiel et les règles de grammaire utiles en premier lieu. Pour une langue étrangère, il est admis que 500 mots suffisent pour communiquer efficacement. Focalisez-vous d’abord dessus. Ensuite, vous pourrez passer au prochain stade : le perfectionnement.

Gestion du temps : apprendre à l'optimiser en 7 étapes

3. Améliorer ses temps de concentration grâce à la méthode Pomodoro

Gérer son temps, c’est aussi l’utiliser efficacement au quotidien. Votre niveau de concentration joue un rôle essentiel dans votre gestion du temps. Plus vous apprendrez à vous concentrer, plus vous pourrez mener à terme chaque tâche rapidement. La méthode Pomodoro est idéale pour optimiser vos temps de concentration.

L’outil Pomodoro vous fait travailler par portion de 25 minutes. Une fois un segment terminé, octroyez-vous 5 minutes de pause. Répétez l’opération quatre fois jusqu’à atteindre 2 heures de travail. Prenez alors une longue pause pour vous reposer. Vous n’en serez que plus productifs par la suite.

Bien gérer votre temps vous permet de vivre une vie plus riche, moins stressante et de réaliser vos rêves les plus fous. C’est une compétence essentielle. Rassurez-vous : une bonne gestion du temps s’acquiert avec l’expérience. Il est normal de réajuster, procrastiner et de se décourager parfois.

L’important est de ne pas vous arrêter. Si vous n’atteignez pas vos objectifs dans les temps, ne vous blâmez pas. Apprenez de vos erreurs et faites mieux la prochaine fois. Cette compétence se travaille constamment à partir de ces conseils. N’oubliez pas : Rome ne s’est pas faite en un jour !

Pensez à trouver votre rythme de travail idéal. Améliorer la concentration et l’efficacité au travail passe par l’identification d’une approche de travail personnalisée et conforme à vos responsabilités au sein de l’entreprise. Découvrez les stratégies efficaces à ce sujet dans notre guide sur la productivité en entreprise.

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4. La méthode GTD ou l’art de faire en sorte que les choses se fassent

La méthode GTD, pour « Getting Things Done » adopte une approche globale de la gestion du temps. Elle repose sur 5 étapes :

  1. collecter : cette première étape consiste à recenser les tâches à effectuer ;
  2. traiter : l’étape de traitement fait référence à l’évaluation de la nécessité de chaque tâche identifiée ;
  3. organiser : après avoir évalué la nécessité de chaque action, il faut les hiérarchiser selon leur degré d’importance et d’urgence ;
  4. réviser : la révision consiste à surveiller l’évolution de la réalisation des tâches et à réévaluer la priorisation des tâches lorsque cela est pertinent. C’est une étape récurrente à effectuer régulièrement ;
  5. exécuter : Vos activités sont classées et organisées : le moment est venu de passer à l’action ! Débutez l’exécution des tâches suivant le plan que vous avez arrêté.

Consultez régulièrement votre liste de tâches pour identifier celles à exécuter, en tenant compte de votre temps libre et de votre niveau d’énergie.

Comment prioriser l’ordre des tâches ?

  1. Les engagements programmés pour la journée ;
  2. Les activités ayant un horaire spécifique dans l’agenda ;
  3. Les tâches restantes inscrites dans le planning.

Et maintenant découvrez la loi de Parkinson, une méthode pour augmenter votre productivité !

5. La méthode de Moscow pour la priorisation des tâches

Inventée par Dai Clegg, expert en développement logiciel chez Oracle UK en 1994, la méthode de MoSCoW permet d’évaluer l’impact de chaque tâche dans le projet et d’en définir l’importance.

Elle définit une priorisation des tâches en fonction des composantes de cet acronyme qui signifient :

  • « M » pour « Must have » : on y classe les actions indispensables à la réalisation du projet ;
  • « S » pour « Should have » : ce qu’il serait intéressant de faire, important mais non essentiel ;
  • « C » pour « Could have » : ce sont les actions de peaufinage pour valoriser le travail effectué ;
  • « W » pour « Won’t have but would like » : pour les opérations que l’on ne peut pas réaliser au vu des circonstances (délais, ressources, etc..) mais qu’on aurait aimé effectuer.
Gestion du temps : apprendre à l’optimiser en 7 étapes

6. La méthode Swiss Cheese ou time boxing

Inventée en 1974 par Alan Lakein, elle est également connue sous le nom de la méthode de gestion par blocs de temps.

Elle se base sur le fractionnement d’une mission importante en sous-tâches, rendant sa réalisation plus abordable. Une fois les sous-tâches définit, vous allouer à chacune d’entre elles un délai précis à ne pas dépasser.

L’utilisation de cette méthode est particulièrement recommandée lorsqu’une mission semble insurmontable. Elle divise le travail en portions plus petites, rendant la mission globalement moins décourageante et permettant d’effectuer des progrès mesurés sans se démoraliser.

7. Le blocage du temps ou “time blocking” pour la planification

La technique du time blocking est similaire au time boxing, mais se distingue par le fait de segmenter son emploi du temps ou sa semaine en blocs dédiés spécifiquement aux activités.

Vous pourriez, par exemple, assigner le lundi à lanalyse de résultat des publicités en ligne et réserver le mercredi pour la préparation de vos posts sur les réseaux sociaux.

Cette technique vous donne l’opportunité de vous dédier entièrement à des tâches significatives sans interruptions. Elle vous fait également économiser du temps grâce à la planification préalable de vos activités.

8. La méthode “Eat that frog” face à la procrastination

L’approche « Eat that frog », traduite en français par « Avalez le crapaud », provient de l’œuvre de Brian Tracy intitulée « Mangez ce crapaud ! 21 stratégies pour vaincre la procrastination et gagner en efficacité ».

Cette méthode utilise l’image du crapaud pour symboliser la tâche la plus décourageante. Elle préconise de commencer votre journée par l’activité la moins attrayante (ou la plus difficile), mais qui reste essentielle à l’évolution de vos tâches.

Cette stratégie vous invite à vous focaliser d’abord sur les tâches primordiales chaque jour, pour que vous puissiez vous attaquer ensuite aux travaux moins prioritaires ou urgents. Elle s’appuie sur le fait qu’en général nous sommes plus productifs dans les premières heures de la journée.

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Avatar de l'auteur Arnaud Robert-Gorsse

Baignant depuis des années dans un univers mêlant la technologie et le web-marketing au monde des startups, je me suis pris de passion pour l’analyse de données et la mise en place de stratégies d’acquisition d’envergure. J’ai rejoint MerciApp en 2021 en tant que Head of Growth pour participer pleinement à l’expansion d’un produit innovant grâce à une stratégie de croissance multicanale.