Marre de courir après le temps dans votre emploi ? Vous avez la sensation de ne pas avancer sur vos tâches professionnelles ? Le problème vient probablement d'une mauvaise gestion du temps et de vos tâches à accomplir. N'oubliez pas : ceux qui ont accompli de grandes choses n'avaient aussi que 24 heures dans leurs journées.
Apprendre à gérer vos priorités est essentiel dans votre emploi et dans la vie de tous les jours. Une bonne gestion du temps et des tâches vous permet de réaliser l'ensemble de vos projets rapidement et efficacement.
Comment gérer ses priorités au travail ? Découvrez nos 8 conseils dans cet article et optimisez votre temps pour atteindre tous vos objectifs professionnels.
Pourquoi prioriser ses tâches au travail ?
La priorisation de vos tâches est essentielle pour atteindre vos objectifs professionnels. En pratique, cela vous permet de :
- gagner du temps ;
- gagner en qualité de travail ;
- vous décharger d'une dose importante de stress.
En priorisant, vous évitez de gaspiller votre temps dans des tâches futiles. Prioriser ses tâches dans le cadre professionnel est donc important à la fois pour vous et votre employeur.
En bonus, vous gagnez en popularité au sein de votre entreprise. Cela pourrait vous permettre d'obtenir une place plus intéressante que votre emploi actuel.
8 conseils pour gérer ses priorités au travail
Apprendre à prioriser ses tâches au travail est possible et facile. Découvrez nos 8 astuces pour mieux organiser vos projets.
1. Noter toutes ses tâches et objectifs sur une feuille
La première chose à faire pour optimiser votre temps de travail : noter toutes vos tâches et objectifs sur une feuille blanche. Ne tentez pas de les classer en fonction de l'urgence et de l'importance. Contentez-vous d'écrire. La priorisation s'effectue par la suite.
Si l'un de vos objectifs est trop grand, découpez-le en petites tâches à réaliser au fur et à mesure. Imaginons : vous travaillez sur la planification d'une campagne de publicités pour votre employeur. Découpez ce projet en plusieurs petites tâches : réalisation des panneaux publicitaires, correction orthographique des écrits, mise en forme, publication chaque semaine, etc.
2. Utiliser la matrice d'Eisenhower pour prioriser
Connaissez-vous la matrice d'Eisenhower ? Cette méthode de priorisation s'attache au degré d'urgence et d'importance d'une tâche. Selon Eisenhower, les tâches peuvent être :
- urgentes et importantes ;
- non urgentes mais importantes ;
- urgentes mais non importantes ;
- non urgentes et non importantes.
Conseil d'ami : si une tâche n'est ni importante, ni urgente, oubliez-la ! Elle n'a rien à faire dans votre agenda.
Cette célèbre matrice permet de prendre conscience du degré de priorité et d'importance d'une tâche. Elle régule l'organisation et la planification d'un agenda en fonction de ces paramètres. Ainsi, elle se montre idéale pour optimiser votre productivité au quotidien dans le domaine professionnel et personnel.
3. Planifier vos journées et semaines
Pour bien gérer ses priorités au travail, il est essentiel de planifier vos journées et semaines en avance. Cela vous permet d'éviter des moments de creux ou de réflexion. Vous ne perdez pas de temps inutilement en vous demandant ce que vous devez faire.
L'idéal est de planifier vos semaines chaque mois, en fonction de vos grands objectifs. Ensuite, revoyez votre organisation chaque vendredi soir pour la semaine suivante. Revoyez la planification de votre journée la veille, et réajustez-la au besoin.
4. Utiliser la méthode de Pareto pour augmenter sa productivité au travail
Connaissez-vous la loi de Pareto ? Selon cette loi, 20 % de nos efforts fournissent 80 % des résultats. Pensez-y lorsque vous planifiez votre to do list. Ne vous attachez pas aux détails : accomplissez d'abord l'essentiel. Le reste peut être corrigé par la suite.
Imaginons : votre projet actuel est de finir les prototypes d'une nouvelle collection de robes pour femmes. Quelle tâche est la plus urgente ? Réaliser chaque prototype à temps pour les présenter à votre employeur ? Ou s'occuper des détails de chaque bouton de la première robe de la collection ? Agissez, puis réajustez !
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5. Ne pas surcharger sa liste de tâches pour gagner en efficacité
Gardez en tête qu'en général, seules trois tâches importantes peuvent être réalisées dans une journée. Évitez donc de surcharger votre agenda inutilement. Cela risque de vous prendre de l'énergie et du temps pour peu de résultats. Vous pourriez vous causer des angoisses inutiles, néfastes pour votre vie, votre santé et votre productivité.
6. Utiliser la méthode Pomodoro pour optimiser votre temps de travail
Connaissez-vous la méthode Pomodoro ? Elle permet de gagner en productivité sur votre temps de travail. Le principe est simple : se couper de toutes distractions inutiles, se concentrer sur une seule action pendant 25 minutes de travail, chronométré. Au bout des 25 minutes, prenez 5 minutes de pause.
Répétez l'opération quatre fois. Au bout des quatre sessions, accordez-vous a minima 20 minutes de pause. L'objectif ? Gagner en productivité et en qualité sur une seule et même action. Il existe des outils numériques pour travailler à l'aide de la méthode Pomodoro.
7. Déléguer les tâches urgentes mais non importantes
Dans votre liste de tâches à faire, il y a probablement des activités ennuyantes et peu gratifiantes. Souvent, elles ne font pas partie du cœur de votre activité ou de votre projet. Dans l'idéal, déléguez ces tâches. Cela vous fera gagner du temps et réduira votre dose de stress. Vous améliorerez aussi votre efficacité au travail.
8. Commencer la journée par la tâche la plus ennuyante de votre to do list
Avaler le crapaud, ça vous parle ? Pour gagner en productivité, et donc mieux gérer vos priorités par la suite, l'idéal est de commencer par la tâche la plus ennuyante et fatigante de votre to do list. En début de journée, vous travaillez encore à tête reposée. À la fin d'une longue journée de travail, vous risquez de négliger cette tâche, aussi importante soit-elle !
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Apprendre à gérer ses priorités au travail est une nécessité. Cela permet à terme de gagner en efficacité et de réduire votre dose de stress liée à votre activité professionnelle. Vous avez aussi plus de chance d'être sélectionné pour un meilleur emploi au sein de votre entreprise.
L'organisation et la planification sont les clés d'une bonne gestion des priorités. Les méthodes et outils utilisés dépendent ensuite de vos préférences, de votre emploi et de votre entreprise. Surtout, n'essayez pas d'adopter la même méthode que votre collègue de bureau : développez votre propre façon de faire pour apprendre à gérer vos priorités au travail.
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Si vous sentez que la priorisation est difficile pour vous, n'hésitez pas à suivre une formation pour apprendre à prioriser vos tâches au quotidien. En plus du bénéfice dans le cadre de votre emploi, vous gagnerez en efficacité dans votre vie quotidienne.
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