Marre de courir après le temps dans votre emploi ? Vous avez la sensation de ne pas avancer sur vos tâches professionnelles ? Le problème vient probablement d’une mauvaise gestion du temps et de vos tâches à accomplir. N’oubliez pas : ceux qui ont accompli de grandes choses n’avaient aussi que 24 heures dans leurs journées.
Apprendre à gérer vos priorités est essentiel dans votre emploi et dans la vie de tous les jours. Une bonne gestion du temps et des tâches vous permet de réaliser l’ensemble de vos projets rapidement et efficacement.
Comment gérer ses priorités au travail ? Découvrez nos 8 conseils dans cet article et optimisez votre temps pour atteindre tous vos objectifs professionnels.
Plan de l'article
Pourquoi prioriser ses tâches au travail ?
La priorisation de vos tâches est essentielle pour atteindre vos objectifs professionnels. En pratique, cela vous permet de :
- gagner du temps ;
- gagner en qualité de travail ;
- vous décharger d’une dose importante de stress.
En priorisant, vous évitez de gaspiller votre temps dans des tâches futiles. Prioriser ses tâches dans le cadre professionnel est donc important à la fois pour vous et votre employeur.
En bonus, vous gagnez en popularité au sein de votre entreprise. Cela pourrait vous permettre d’obtenir une place plus intéressante que votre emploi actuel.
Lorsque les priorités sont communiquées par écrit, que ce soit par e-mail, dans des documents de planification ou autres, une orthographe soignée renforce le message et évite les malentendus. Cela garantit que les tâches importantes sont bien identifiées et traitées comme telles par tous les intervenants. L’utilisation de MerciApp garantit que les priorités communiquées sont exemptes d’erreurs orthographiques et grammaticales.
8 conseils pour gérer ses priorités au travail
Apprendre à prioriser ses tâches au travail est possible et facile. Découvrez nos 8 astuces pour mieux organiser vos projets.
1. Noter toutes ses tâches et objectifs sur une feuille
La première chose à faire pour optimiser votre temps de travail : noter toutes vos tâches et objectifs sur une feuille blanche. Ne tentez pas de les classer en fonction de l’urgence et de l’importance. Contentez-vous d’écrire. La priorisation s’effectue par la suite.
Si l’un de vos objectifs est trop grand, découpez-le en petites tâches à réaliser au fur et à mesure. Imaginons : vous travaillez sur la planification d’une campagne de publicités pour votre employeur. Découpez ce projet en plusieurs petites tâches : réalisation des panneaux publicitaires, correction orthographique des écrits, mise en forme, publication chaque semaine, etc.
2. Utiliser la matrice d’Eisenhower pour prioriser
Connaissez-vous la matrice d’Eisenhower ? Cette méthode de priorisation s’attache au degré d’urgence et d’importance d’une tâche. Selon Eisenhower, les tâches peuvent être :
- urgentes et importantes ;
- non urgentes mais importantes ;
- urgentes mais non importantes ;
- non urgentes et non importantes.
Conseil d’ami : si une tâche n’est ni importante, ni urgente, oubliez-la ! Elle n’a rien à faire dans votre agenda.
Cette célèbre matrice permet de prendre conscience du degré de priorité et d’importance d’une tâche. Elle régule l’organisation et la planification d’un agenda en fonction de ces paramètres. Ainsi, elle se montre idéale pour optimiser votre productivité au quotidien dans le domaine professionnel et personnel.
3. Planifier vos journées et semaines
Pour bien gérer ses priorités au travail, il est essentiel de planifier vos journées et semaines en avance. Cela vous permet d’éviter des moments de creux ou de réflexion. Vous ne perdez pas de temps inutilement en vous demandant ce que vous devez faire.
L’idéal est de planifier vos semaines chaque mois, en fonction de vos grands objectifs. Ensuite, revoyez votre organisation chaque vendredi soir pour la semaine suivante. Revoyez la planification de votre journée la veille, et réajustez-la au besoin.
4. Utiliser la méthode de Pareto pour augmenter sa productivité au travail
Connaissez-vous la loi de Pareto ? Selon cette loi, 20 % de nos efforts fournissent 80 % des résultats. Pensez-y lorsque vous planifiez votre to do list. Ne vous attachez pas aux détails : accomplissez d’abord l’essentiel. Le reste peut être corrigé par la suite.
Imaginons : votre projet actuel est de finir les prototypes d’une nouvelle collection de robes pour femmes. Quelle tâche est la plus urgente ? Réaliser chaque prototype à temps pour les présenter à votre employeur ? Ou s’occuper des détails de chaque bouton de la première robe de la collection ? Agissez, puis réajustez !
5. Ne pas surcharger sa liste de tâches pour gagner en efficacité
Gardez en tête qu’en général, seules trois tâches importantes peuvent être réalisées dans une journée. Évitez donc de surcharger votre agenda inutilement. Cela risque de vous prendre de l’énergie et du temps pour peu de résultats. Vous pourriez vous causer des angoisses inutiles, néfastes pour votre vie, votre santé et votre productivité.
Pour aller plus loin dans l’optimisation de votre temps de travail, téléchargez notre guide sur la productivité en entreprise. Découvrez des stratégies éprouvées et des conseils pratiques pour maximiser votre efficacité au quotidien.
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6. Utiliser la méthode Pomodoro pour optimiser votre temps de travail
Connaissez-vous la méthode Pomodoro ? Elle permet de gagner en productivité sur votre temps de travail. Le principe est simple : se couper de toutes distractions inutiles, se concentrer sur une seule action pendant 25 minutes de travail, chronométré. Au bout des 25 minutes, prenez 5 minutes de pause.
Répétez l’opération quatre fois. Au bout des quatre sessions, accordez-vous a minima 20 minutes de pause. L’objectif ? Gagner en productivité et en qualité sur une seule et même action. Il existe des outils numériques pour travailler à l’aide de la méthode Pomodoro.
7. Déléguer les tâches urgentes mais non importantes
Dans votre liste de tâches à faire, il y a probablement des activités ennuyantes et peu gratifiantes. Souvent, elles ne font pas partie du cœur de votre activité ou de votre projet. Dans l’idéal, déléguez ces tâches. Cela vous fera gagner du temps et réduira votre dose de stress. Vous améliorerez aussi votre efficacité au travail.
8. Commencer la journée par la tâche la plus ennuyante de votre to do list
Avaler le crapaud, ça vous parle ? Pour gagner en productivité, et donc mieux gérer vos priorités par la suite, l’idéal est de commencer par la tâche la plus ennuyante et fatigante de votre to do list. En début de journée, vous travaillez encore à tête reposée. À la fin d’une longue journée de travail, vous risquez de négliger cette tâche, aussi importante soit-elle !
Apprendre à gérer ses priorités au travail est une nécessité. Cela permet à terme de gagner en efficacité et de réduire votre dose de stress liée à votre activité professionnelle. Vous avez aussi plus de chance d’être sélectionné pour un meilleur emploi au sein de votre entreprise.
L’organisation et la planification sont les clés d’une bonne gestion des priorités. Les méthodes et outils utilisés dépendent ensuite de vos préférences, de votre emploi et de votre entreprise. Surtout, n’essayez pas d’adopter la même méthode que votre collègue de bureau : développez votre propre façon de faire pour apprendre à gérer vos priorités au travail.
Si vous sentez que la priorisation est difficile pour vous, n’hésitez pas à suivre une formation pour apprendre à prioriser vos tâches au quotidien. En plus du bénéfice dans le cadre de votre emploi, vous gagnerez en efficacité dans votre vie quotidienne.
5 méthodes de gestion des priorités
Voici 5 méthodes pour une gestion efficace des priorités et éviter toute confusion dans la séquence des tâches. Si nécessaire, prenez le temps d’en essayer plusieurs pour découvrir celle qui convient le mieux à vos besoins, voire de prendre l’initiative de créer votre propre méthode de hiérarchisation des tâches.
La méthode MoSCoW
Cette méthode évalue les tâches selon leur impact sur la réalisation d’un projet, sans considérer leur urgence. Cet acronyme utilise des lettres majuscules comme initiales pour les quatre catégories qui servent à hiérarchiser les tâches :
- « M » signifie « Must have » et désigne les actions essentielles sans lesquelles le projet ne peut aboutir ;
- « S » représente les tâches « Should have », celles qui sont importantes mais pas essentielles au projet ;
- « C » pour « Could have » pour les actions qui peuvent aider dans la réalisation du projet mais non bloquantes ;
- « W » signifie « Won’t have », désignant les tâches qui ne sont pas indispensables à la réalisation du projet.
Lorsque vous documentez et partagez vos listes de priorités ou vos plans d’action, une orthographe correcte assure que l’information est transmise efficacement. Cela réduit le temps perdu à clarifier des malentendus et permet à tous les membres de l’équipe de se concentrer sur l’accomplissement des tâches prioritaires.
MerciApp automatise le processus de vérification et de correction des fautes garantissant que les informations clés concernant les priorités sont transmises de manière claire et professionnelle.
La méthode NERAC
Cette approche se distingue par sa capacité à optimiser la gestion du temps, en intégrant la durée nécessaire à l’accomplissement de chaque action ou tâche.
Elle est structurée sous forme d’un tableau qui comprend cinq colonnes, nommées respectivement :
- « N » pour « Noter » : dans cette colonne, listez l’ensemble de vos tâches et actions, ligne par ligne, à la manière d’une liste de tâches standard ;
- « E » pour « Estimer » : déterminez le temps requis pour accomplir chaque tâche listée, en estimant soigneusement la durée nécessaire à leur réalisation ;
- « R » pour « Réserver » : programmez une période appropriée pour l’accomplissement de la tâche, en considérant les interruptions éventuelles et les pauses nécessaires ;
- « A » pour « Arbitrer » : classer les tâches en fonction de leur priorité, en leur attribuant un score de 1 à 10 par exemple. Vous pouvez avoir recours à d’autres méthodes de priorisation ;
- « C » pour « Contrôler » : vérifiez la mise en œuvre effective des actions énumérées, en vous assurant qu’elles respectent les critères établis et sont achevées dans les délais impartis. Dès qu’une tâche est réalisée, vous pouvez la retirer du tableau ;
La méthode A-B-C-D
Pour mettre en œuvre cette méthode de manière efficace, commencez par dresser une liste exhaustive des actions et des tâches à effectuer. Chaque tâche identifiée sera évaluée avec une lettre parmi « A », « B », « C » ou « D » dans le sens suivant :
- « A » : cette note est attribuée aux tâches les plus critiques, en accordant une attention particulière à celles nécessitant une action immédiate ;
- « B » : cette classe est destinée aux tâches légèrement moins importantes, ou importantes mais sans être urgentes ;
- « C » : ici, on répertorie les tâches et les actions qui ne sont ni urgentes ni bloquantes, mais qui restent indispensables pour la réussite du projet.
- « D » : pour les tâches et les actions qui ne sont pas essentielles et dont la contribution est minime. Elles doivent être sujettes à une interrogation quant à leur pertinence à être maintenues.
Le classement par notation
Il s’agit de la méthode la plus élémentaire. Elle est généralement adoptée par défaut et est également couramment proposée dans les outils de gestion pour hiérarchiser les priorités.
Comme pour les méthodes précédemment citées, le premier pas consiste à établir une liste des tâches ou actions à effectuer.
Chaque tâche se voit attribuer une note sur une échelle de 1 à 5, ou de 1 à 10 selon les préférences et les normes de l’organisation. Il faut veiller à clarifier si le score le plus bas correspond à la priorité la plus élevée ou la plus faible auprès des équipes.
On organise les actions en fonction de leur notation pour savoir lesquelles doivent être traitées en priorité.
La méthode des comparables
Cette méthode empirique, offre une solution simple et fonctionnelle.
Comme pour chacune des méthodes précédentes, commencez par établir une liste de vos actions, dans sa forme la plus élémentaire.
En procédant étape par étape, on compare chaque action à la suivante dans la liste et on détermine si la seconde est plus prioritaire que la première. Si c’est le cas, on la déplace vers le haut; sinon, elle reste en dessous.
On traite alors la troisième action en se demandant si elle est plus importante que la première. Si tel est le cas, elle est déplacée vers le haut; sinon, on la compare à la deuxième action. Si elle est plus prioritaire que la deuxième, elle est insérée entre la première et la deuxième; sinon, elle reste à la troisième place. Cette démarche se réitère pour chaque action suivante.
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Comment pallier les surcharges de travail et minimiser les distractions ?
Dans un monde où la surcharge de travail et les distractions constantes semblent inévitables, trouver des solutions pour y faire face est crucial. Voici nos conseils pour les surmonter.
Demander une extension de délai
À la réception d’une tâche, prenez l’initiative de demander le délai dont vous disposez pour la réaliser. Cette démarche proactive montre votre engagement envers la qualité du travail et votre sens de la responsabilité. En interrogeant sur le délai, vous démontrez également votre capacité à gérer votre temps efficacement, ce qui est essentiel pour la réussite de tout projet.
Il arrive parfois que le délai initial attribué pour réaliser une tâche soit irréaliste ou trop court, compte tenu de sa complexité ou des autres responsabilités que vous devez gérer. Dans de telles situations, il vaut mieux négocier une extension de ce délai.
Cela reflète une compréhension des exigences du projet et une volonté de produire un travail de qualité, sans compromis dû à la précipitation.
Lors de cette négociation, communiquez clairement vos raisons, en vous appuyant sur des faits : estimez le temps nécessaire pour chaque partie de la tâche, considérez les éventuelles complications et expliquez comment un délai prolongé permettra d’atteindre un meilleur résultat.
Savoir dire « non »
Refuser une tâche ne doit pas être perçu comme un refus de collaborer. Avant de répondre à une demande, analysez sa faisabilité. Si les contraintes de temps rendent la tâche irréalisable, communiquez-le ouvertement, tout en suggérant des alternatives potentielles.
Expliquez clairement à votre interlocuteur ou à votre équipe pourquoi la tâche proposée ne peut pas être réalisée dans le délai imparti, en mettant en avant les contraintes spécifiques auxquelles vous êtes confronté.
Cette approche transparente aide à prévenir les malentendus et montre que votre refus n’est pas un manque d’engagement mais une question de capacité réaliste.
Le refus d’une tâche, lorsqu’il est basé sur une analyse réfléchie de sa faisabilité et communiqué de manière ouverte et constructive, est un aspect fondamental de la gestion efficace du travail. Il favorise un environnement de travail réaliste et soutenable, tout en ouvrant la voie à des solutions créatives et collaboratives.
Mettre en pause les notifications pour rester concentré
Dans un environnement de travail où les distractions numériques sont omniprésentes, les notifications constantes issues d’e-mails et de messages instantanés peuvent sérieusement compromettre votre capacité à rester concentré et productif. Ces interruptions répétées, même brèves, peuvent briser votre concentration et réduire significativement la qualité de votre travail, en vous forçant à diviser votre attention entre plusieurs tâches simultanément.
L’une des stratégies les plus efficaces pour maintenir une concentration ininterrompue pendant les périodes de travail intensif consiste à désactiver les notifications sur vos appareils.
Cette approche vous permet de rester focalisé sur la tâche à accomplir et d’optimiser votre efficacité et la qualité du travail fourni.
Cette pratique encourage une gestion du temps plus intentionnelle, vous permettant de consulter vos e-mails et messages à des moments spécifiques de la journée, dédiés à cet effet, plutôt que de réagir impulsivement à chaque nouvelle notification.
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