Une productivité en berne est souvent le signe d’une mauvaise priorisation des tâches. La matrice Eisenhower est un formidable outil qui permet de faire le tri. Chaque tâche se voit alors attribuer la valeur qu’elle mérite.
Si la plupart des tâches doivent être réalisées, il faut faire la différence entre urgence et importance. C’est la base de l’organisation du travail qu’utilisait Dwight D. Eisenhower avec sa matrice, faite de quatre quadrants.
En réalité, peu de tâches sont simultanément urgentes et importantes. Mais comment faire le tri ? Faut-il faire d’abord l’urgent ? Ne vaut-il pas mieux commencer par l’important ?
La méthode Eisenhower vous donne la réponse. Chaque quadrant de sa matrice accueille les tâches en fonction de leur niveau d’urgence ou d’importance. Vous n’avez plus qu’à choisir entre effectuer ou déléguer.
Planifiez vos tâches avec la matrice Eisenhower. On vous explique comment faire.
Plan de l'article
La matrice Eisenhower : un formidable outil d’organisation du travail
Inutile de présenter Dwight D. Eisenhower, commandant en chef des forces alliées en Europe en 1945, avant de devenir le 34e président des États-Unis. Voilà bien deux activités ou l’organisation et la productivité sont essentielles. Souvent cité comme modèle, Eisenhower excellait dans la gestion de ses tâches, grâce à des objectifs clairs et des priorités définies.
Il a dévoilé sa méthode de gestion du temps dans un discours en 1954 :
« J’ai deux types de problèmes : l’urgence et l’importance. Les tâches urgentes ne sont pas importantes et les tâches importantes ne sont jamais urgentes ».
C’est sur cette base qu’il a acquis sa réputation de champion de la productivité.
Urgence et importance : comment définir ces deux éléments ?
Il est bon de rappeler que le mot priorité n’a pas la même valeur pour tout le monde. Il y a une part subjective dans l’importance que nous donnons à nos actions. De même, l’urgence n’a pas le même poids pour celui qui attend que pour celui qui est attendu.
La définition précise de ce que sont l’urgence et l’importance est donc essentielle pour prioriser le travail à accomplir. En général, les tâches importantes sont stratégiques et font partie de nos objectifs. Les tâches urgentes ont plutôt tendance à nous être imposées, elles font partie des objectifs d’autres personnes. Voyons cela en détail.
Définition d’une tâche d’importance
Les tâches importantes sont caractérisées par le potentiel de progression qu’elles portent pour vos projets. Leur importance est proportionnelle aux conséquences négatives en cas de non-réalisation. Sans être urgentes, elles demandent de l’attention et des compétences. Il faut les planifier avec soin.
Exemple d’une tâche importante : « Définir le planning de travail des membres de votre équipe sur un nouveau projet ».
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Définition d’une tâche urgente
Les tâches urgentes sont assorties d’une échéance courte qui vous est, en général, imposée. Passé ce délai, elles peuvent devenir irréalisables ou, pour le moins, compliquées. Il s’agit souvent d’activités simples qui demandent plus de temps que de compétences. Il faut les réaliser, ou les déléguer, rapidement.
Exemple d’une tâche urgente : « Répondre à la demande urgente d’un client afin de débloquer une situation critique ».
Savoir différencier clairement l’urgent de l’important est essentiel pour la gestion du temps. Vous voilà prêt à utiliser la matrice d’Eisenhower et à arrêter de croire que : « Tout est toujours urgent ».
Les quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower
Afin de définir avec précision la valeur des différentes tâches, Eisenhower a doté sa matrice de quatre quadrants. Ces derniers vont accueillir les différentes activités de votre journée, ou de votre semaine.
Il devient alors facile de prioriser vos activités sur des solutions de gestion de tâches comme Asana par exemple et de devenir réellement productif. Voyons comment utiliser ces quatre quadrants pour planifier votre travail.
Quadrant 1 : important et urgent, des tâches rares
Si selon Dwight D. Eisenhower, ce qui est important n’est pas forcément urgent, et inversement, il se peut que ce cas de figure se présente. Néanmoins, il y a de fortes chances que cela soit le fruit d’une mauvaise planification. En effet, lorsqu’une tâche importante est (devenue) urgente, c’est probablement de votre faute.
Exemple : C’est le dernier jour pour envoyer votre déclaration fiscale. C’est très important, mais ne dites pas que vous ne le saviez pas. Vous avez sans doute reporté ce moment trop longtemps.
Les tâches du premier quadrant doivent être effectuées en priorité et probablement en personne. Elles ne souffrent d’aucun délai supplémentaire et requièrent votre attention pleine et entière
Quadrant 2 : important mais non urgent, des tâches essentielles
Ce quadrant devrait être la source principale de votre travail. La plupart des activités qu’il accueille ne sont réalisables que par vous. Elles sont d’une importance stratégique pour l’entreprise. Si votre gestion du temps est correcte, vous avez le temps nécessaire avant leur terme.
Exemple : Vous devez préparer le plan de financement d’un nouveau projet. L’échéance est dans un mois, le jour de votre rendez-vous à la banque. Ne tardez pas à vous y atteler, car cela va vous prendre du temps.
Les tâches du deuxième quadrant doivent être planifiées dans votre to do list avec précision. Il faut tenir compte de leur échéance et du temps nécessaire à leur réalisation. Évitez qu’elles ne deviennent urgentes par négligence !
Quadrant 3 : urgent mais non important, des tâches non essentielles
Nous arrivons dans le quadrant qui contient des tâches d’une importance secondaire. Il convient de les déléguer, autant que possible. Elles nécessitent une réponse rapide, mais des compétences limitées. Ces tâches émanent presque toujours de la demande d’une autre personne.
Exemple : Vous recevez un mail d’un client qui souhaite une nouvelle offre dans la journée. Votre commercial est certainement en capacité de traiter le cas. Transférez-lui le mail et, au besoin, ajoutez vos consignes.
Les tâches du troisième quadrant font rarement appel à votre degré de responsabilité. Il faut les confier à la personne à même de les réaliser immédiatement.
Quadrant 4 : sans importance et non urgent, des tâches futiles
Pour terminer, voici le quadrant qui est le plus proche de votre corbeille de bureau. Autant dire que les tâches qui s’y trouvent sont en sursis. Prenez quelques minutes pour vous interroger sur leur utilité et les conséquences potentielles de leur non-exécution.
Exemple : Vous ouvrez votre boîte mail et un message publicitaire vous invite à cliquer sur le lien d’un site web. Avez-vous vraiment le temps de faire ça ? Ce message a-t-il un réel intérêt ?
Les tâches du quatrième quadrant sont des « mangeurs de temps« . Elles sont souvent associées au divertissement ou aux perturbateurs extérieurs auxquels nous avons de la peine à renoncer.
Soyez plus productif avec la matrice Eisenhower
Maintenant que vous avez tous les outils entre vos mains, devenez le manager productif qui va faire des jaloux. Dans votre travail ou dans votre vie privée, la matrice Eisenhower vous aide à classer vos activités en fonction de leur priorité. Elle a aussi l’immense avantage d’éliminer ce qui doit l’être. Voici 5 conseils d’utilisation de la méthode Eisenhower.
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1. Définir le degré de priorité de chaque tâche
C’est la partie la plus importante de la démarche d’Eisenhower, mais probablement aussi la plus difficile. Cela demande de revoir son sens des priorités. Vous devez vous interroger sur vos habitudes et sur le bien-fondé de la valeur que vous avez attribuée à vos activités.
Ne commettez pas l’erreur de donner la priorité à une activité simplement parce que vous avez toujours fait comme ça. Devenir plus productif demande de se remettre en question.
Albert Einstein aurait dit : « La folie, c’est de faire toujours la même chose et de s’attendre à un résultat différent ».
2. Commencer par éliminer les tâches et éléments non essentiels
Inutile de foncer tête baissée sur ce qui est important, urgent ou les deux. Quand vous avez rempli le quatrième quadrant des tâches futiles, voire inutiles, il faut éliminer immédiatement tout ce qui peut l’être. Si vous ne le faites pas, vous aurez toujours à l’esprit de nombreuses tâches que vous ne réaliserez probablement jamais.
3. Prioriser les tâches de chaque quadrant en fonction de leur échéance
Mieux vaut commencer votre journée par un travail qui doit être terminé avant midi que par celui qui peut attendre 17 h. Cela va sans dire, mais c’est tellement mieux en le disant.
Il faut identifier clairement toutes les échéances afin de faire les bons choix.
4. Manager c’est déléguer : faites confiance à votre équipe
Certains pensent encore : « On n’est jamais mieux servi que par soi-même ». À quoi bon avoir des collaborateurs dans ce cas ?
Chaque tâche requiert des compétences, mais pas systématiquement les vôtres.
Apprenez à compter sur votre équipe pour vous soulager. Vous pourrez ainsi vous consacrer à des activités à haute valeur ajoutée.
N’oubliez pas qu’il existe aussi des outils comme Zapier pour automatiser au maximum toutes les tâches répétitives et chronophages.
5. La règle des 2 minutes : les actions qui échappent à la matrice d’Eisenhower
C’est l’exception que toute règle connaît. Comme le conseille Tim Ferriss, une tâche, même peu importante ou non urgente, qui ne prend que 2 minutes, doit être exécutée immédiatement. Envisager toutes les autres options pourrait bien prendre plus de temps.
Vous l’aurez compris, la matrice Eisenhower est un outil qui demande de la préparation et de la rigueur. Néanmoins, 80 % de la réussite de vos actions et projets réside toujours dans la préparation du travail.
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