Du nom de son auteur, la loi de Carlson décrit les ravages engendrés par les interruptions sur la productivité dans les tâches professionnelles.
Au début des années cinquante, Sune Carlson constatait qu’un cadre était interrompu dans son travail en moyenne toutes les 20 minutes.
Sune Carlson a énoncé que toute tâche interrompue sera moins efficace et prendra plus de temps que si elle était effectuée de façon continue. Bien sûr direz-vous, il faut rajouter le temps de chaque interruption. Malheureusement, l’impact réel sur votre productivité est beaucoup plus grave que ça.
En réalité, la perte de temps engendrée par une interruption de votre travail est bien supérieure à la durée de l’interruption elle-même. Se remettre à la tâche n’est pas toujours facile. Les pauses forcées ont tendance à générer du stress. Vous devez retrouver votre concentration. Quelle galère !
⇾ Stimulez votre concentration avec la musique.
Notifications de toute sorte, mails, collègues intrusifs ou plus simplement le téléphone sont autant d’ennemis de vos tâches quotidiennes. Ils s’emploient à vous distraire de vos tâches, ce qui rend difficile une saine gestion du temps dans votre activité.
Voyons comment la loi de Carlson peut vous aider à garder votre productivité en toutes circonstances.
Plan de l'article
Définition et origine de la loi de Carlson
En 1951, l’économiste Sune Carlson décrivait, dans son livre Executive behaviour, l’influence des éléments perturbateurs sur une journée de travail. Constatant qu’un cadre était dérangé en moyenne toutes les 20 minutes, il s’interrogea sur son efficacité et sa productivité. Il décida alors de comprendre l’impact des interruptions sur les tâches quotidiennes.
Son travail permit la mise en évidence d’un constat sans appel : « Une tâche réalisée en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’elle est réalisée en plusieurs fois ». Il avait posé les bases de sa loi de Carlson, appelée aussi loi des séquences homogènes. Il ne restait plus qu’à partir à la chasse aux mangeurs de temps.
Des pauses au travail d’accord, des interruptions NON !
Des pauses voulues et planifiées sont bénéfiques dans votre travail. On ne peut en effet pas maintenir une concentration soutenue de longues heures d’affilée. En revanche, les interruptions inopinées ne tombent que très rarement au bon moment. Mieux vaut donc ne pas confondre les deux.
Il vous est sans doute déjà arrivé qu’un collègue entre dans votre bureau pour vous dire : « Je profite de ma pause pour te demander un truc. Je n’en ai que pour deux minutes ». La première remarque est qu’il est en pause, mais pas vous. La deuxième est qu’en réalité, ça ne prend jamais « que » deux minutes.
La réalité en 2023 est que les cadres ne sont plus dérangés toutes les 20 minutes, mais toutes les 8 à 10. Sachant que retrouver le fil et se remettre à la tâche prend environ 3 minutes, faites le calcul de ce qui reste de temps réellement productif.
Efficacité au travail et loi de Carlson, quelles sont les solutions ?
Par définition, la théorie est une chose, la pratique en est une autre. Il ne suffit malheureusement pas de décider de ne plus se laisser interrompre. Bon nombre de perturbateurs sont le fruit de vos propres choix. Il faut donc apprendre à optimiser la gestion de son temps de travail.
Ritualiser la gestion des tâches récurrentes dans la journée
Il n’y a aucun intérêt à consulter ses mails tout au long de la journée. De même les notifications des applications et autres réseaux sociaux ne sont pas prioritaires. Quant aux collègues, ils doivent apprendre que votre temps n’est pas en libre-service.
Voici quelques pistes pour mettre en place une gestion efficace de votre activité.
- Consulter vos mails une ou deux fois par jour, à heure fixe et avec une durée limitée.
- Définir une tranche horaire bloquée pour chaque projet ou tâche spécifique.
- Planifier des pauses à heure fixe et d’une durée déterminée.
- Prévoir un créneau horaire où vous vous êtes ouvert aux échanges.
La liste n’est pas exhaustive et chacun la complétera ou l’adaptera en fonction de son activité, de son environnement de travail ou de ses besoins spécifiques.
-> Découvrez comment optimiser votre gestion du temps en 8 étapes.
Apprendre à bloquer chaque interruption extérieure
La définition de vos priorités est posée, parfait ! Il faut maintenant faire en sorte que tout le monde respecte votre organisation, à commencer par vous-même. Inutile de supprimer les perturbateurs si c’est pour aller flâner sur le web en pensant à vos prochaines vacances.
Pour ne laisser personne nuire à votre productivité pendant les tranches horaires « bloquées » :
- indiquez clairement à l’entrée de votre bureau « Ne pas déranger » ;
- désactivez les notifications de votre smartphone ou même, coupez-le ;
- demandez qu’on ne vous passe aucun appel ;
- isolez votre espace de travail du bruit ambiant, le calme favorise la concentration.
Vous voilà dans de bonnes conditions pour vous consacrer entièrement à vos tâches prioritaires.
N’oubliez pas que la communication en entreprise est une des clés du succès. Faites connaître votre organisation de travail autour de vous. Une note interne correctement rédigée grâce à l’emploi d’un correcteur d’orthographe sera votre meilleur ambassadeur auprès de vos collègues.
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Organiser sa journée de travail en priorisant les différentes tâches
Bloquer toute interruption extérieure ne vous rendra pas plus productif si vous n’organisez pas précisément votre activité. N’essayez pas d’être multi-tâches, du moins pas simultanément. Accordez à chaque tâche ou projet le temps nécessaire et une attention exclusive.
Le changement se fera avec de la rigueur.
- Évaluez le temps que vous allez consacrer aujourd’hui à chaque tâche et respectez votre planning.
- Divisez les tâches trop importantes en modules plus faciles à gérer.
- Ménagez-vous des pauses régulières pour recharger votre énergie.
- Consacrez-vous exclusivement à la tâche actuelle, les autres viendront à leur tour.
De nombreux outils comme la méthode Pomodoro permettent d’optimiser la gestion de votre temps de travail avec précision.
Les lois qui vont de pair avec la loi de Carlson
Sune Carlson n’est de loin pas le seul à avoir publié une étude sur l’efficacité en entreprise. De nombreuses autres « lois » ou principes sont autant d’outils qui vont vous permettre un réel changement dans votre approche du travail.
Loi d’Illich sur l’efficacité
Ivan Illich, ex-curé, universitaire et penseur écolo autrichien a mis en évidence qu’au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative. Cela démontre l’importance de vous accorder des pauses régulières pertinentes avec votre rythme de travail.
Loi de Parkinson sur la place du temps
L’historien britannique Cyril Northcote Parkinson a réalisé une étude qui démontre que le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. La loi de Parkinson définit qu’Il est essentiel de fixer des délais réalistes pour chaque tâche ou projet.
Loi de Hofstadter sur la tendance aux dépassements
L’inventeur et universitaire américain Douglas Hofstadter a démontré que les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter. Mieux vaut donc prévoir qu’un retard est souvent inéluctable, et même supérieur à ce qu’on avait prévu.
Loi de Laborit sur la gestion des résultats et du stress
Le chirurgien et neurobiologiste français Henri Laborit s’est penché sur le comportement humain. Il a démontré que nous recherchons la satisfaction immédiate et avons tendance à fuir le stress. Notre cerveau nous incite donc à prioriser les tâches qui nous apportent du plaisir.
Autres lois liées à la productivité
On pourrait encore citer la loi de Pareto qui dit que 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Ce qui sous-entend que 20 % du travail dans une entreprise génère 80 % des résultats. La loi de Douglas qui prétend que plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires. Enfin la loi du célèbre Murphy ou loi de l’emmerdement maximum : tout ce qui peut mal tourner va mal tourner.
Nous n’allons pas faire ici le tour complet des lois et principes qui permettent de mieux comprendre l’efficacité et la productivité en entreprise. Néanmoins, tous concourent, de près ou de loin, à appliquer la loi de Carlson dans vos tâches quotidiennes. De nombreux articles, y compris dans notre blog, abordent le sujet.
La loi de Carlson en pratique
Vous l’aurez compris, votre efficacité et votre productivité au travail dépendent d’abord de vous. Toutes les théories, si pertinentes soient-elles, ne réaliseront pas à votre place les tâches qui vous incombent. En revanche, gagner en efficacité et en productivité est toujours possible.
En appliquant la loi de Carlson, vous allez optimiser vos conditions de travail et les relations avec vos collèges, mais aussi avec vos clients. Vous éliminerez de nombreux facteurs de stress et réduirez à néant le temps gaspillé. Au final, tout le monde y gagne, la qualité de votre travail, votre bien-être et bien sûr votre management.
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