Que se passe-t-il lorsque vous avez beaucoup de temps pour réaliser une tâche simple ? Vous procrastinez. Vous remettez toujours votre mission au lendemain. Jusqu’à la dernière minute, vous ne vous mettez pas au travail et attendez d’être sous pression pour la réaliser.
La loi de Parkinson affirme que « le travail s’étale jusqu’à occuper tout le temps disponible pour son achèvement. » Ainsi, plus nous avons du temps, moins nous l’utilisons efficacement. Cette mauvaise gestion du temps a un impact sur notre productivité.
Bonne nouvelle ! En comprenant le principe de la Parkinson Law, il est possible de devenir plus productif et efficace au quotidien. Vous travaillerez moins, mais ferez plus. Cette loi, lorsqu’elle est comprise et utilisée correctement, permet de travailler dans des délais battant toute concurrence.
Vous avez pris l’habitude de procrastiner, de vous focaliser sur les futilités annexes lors de la réalisation de vos projets ? Si vous remettez toujours tout au lendemain sans raison, vous êtes probablement soumis aux grands principes de la loi de Parkinson. Découvrez-en plus dans notre article et devenez plus productifs au quotidien grâce à elle !
Plan de l'article
La loi de Parkinson : découverte, principe de gestion du temps et exemples
« Le travail s’étale jusqu’à occuper tout le temps disponible à son achèvement », disait Cyril Northcote Parkinson.
Comment a-t-il établi cette théorie ? Découvrez les grands principes de gestion du temps de cette loi avec des exemples.
La découverte par Cyril Northcote Parkinson
Cette loi a été exprimée par Cyril Northcote Parkinson en 1958 suite à de nombreuses années de service dans l’administration britannique.
Ses observations scientifiques se fondaient sur l’augmentation des fonctionnaires au sein du bureau des affaires coloniales britanniques. Selon ses observations, leur nombre croissait de 5 à 7 % par an, indépendamment de la quantité de travail à fournir.
Pour lui, cela était dû à deux phénomènes, propres aux administrations et aux entreprises.
- « Un fonctionnaire accepte de multiplier ses subordonnées, pas ses rivaux. » Naturellement, un collaborateur aura tendance à embaucher quelqu’un de moins compétent que lui, afin de ne pas se sentir menacé au sein de l’entreprise. Cela augmente aussi le nombre de missions futiles, dues à la structure interne d’une entreprise.
- « Les fonctionnaires se créent mutuellement du travail ». Plus le nombre d’employés est élevé, plus les demandes d’approbation et les missions annexes se multiplient. La charge de travail augmente de manière superficielle. Cependant, en réalité, l’entreprise est moins productive qu’auparavant.
Initialement, ce constat concernait l’administration britannique. Cependant, il est aujourd’hui repris en entreprise et en management. Il permet de pousser les employés à être plus efficaces.
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Le principe de gestion du temps selon Parkinson
Selon Parkinson, le travail occupe donc tout le temps qui lui est alloué.
Il comparait ce phénomène avec la loi des gaz. Imaginez : vous libérez une unité définie de gaz dans un appartement de 20 mètres carrés seulement. Il occupera alors tout le volume disponible, sans rien ajouter.
Maintenant, vous libérez la même quantité dans une villa de 100 mètres carrés. Le gaz occupera également l’ensemble du volume de la maison. C’est le principe de dilatation. Cette théorie s’applique à de nombreuses sphères de la vie quotidienne : organisation du plan de travail, écriture d’un mémoire, études, devoirs etc.
Plus vous vous laissez du temps pour réaliser une mission, plus vous perdez en efficacité dans votre temps. Votre travail se dilate, comme le gaz dans un grand volume. Cette observation est à la base du constat de Parkinson.
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Exemple d’application de la théorie de Parkinson en entreprise
Prenons un exemple concret. Vous êtes chef d’entreprise et travaillez sur un projet d’envergure. Vous vous laissez 1 an et demi pour le voir aboutir, mais laissez 6 mois de battement en plus sur le planning. Les employés seront moins productifs et efficaces, car ils savent qu’ils n’ont pas besoin de se presser pour ce travail.
La répartition des rôles sera moins claire et l’efficacité moindre. Ils se focaliseront sur des missions secondaires au lieu de se concentrer sur l’essentiel, car ils n’auront aucune pression.
Solutions pour améliorer la productivité d’une entreprise selon la théorie de Parkinson
Rassurez-vous : cette loi n’est pas une fatalité. Il est possible de devenir plus productif grâce à quelques pratiques simples à tester au sein de votre société et avec vos employés.
Optimiser le temps de travail des employés pour améliorer leur productivité
La première chose à faire est de planifier clairement chaque journée et semaine de vos employés. Chacun doit savoir précisément ce qu’il doit faire et quel est le délai imparti. Pour rentabiliser chaque minute de votre journée, il est possible d’utiliser des techniques d’optimisation. La méthode Pomodoro et le Time Boxing permettent par exemple de mieux gérer vos journées.
La méthode Pomodoro : organisation du temps de travail par séances
La méthode Pomodoro consiste à découper des tranches de 2 heures entre effort et repos.
En pratique, vous mettez un chronomètre en marche pour 25 minutes. Durant ce délai précis, vous travaillez sur votre mission, sans interruption. Une fois le temps écoulé, vous vous accordez 5 minutes de pause. Répétez cette opération quatre fois pour arriver à 2 heures complètes.
Accordez-vous ensuite 25 minutes de pause. Cela permet au cerveau de rester concentré et donc d’être efficace sur les tranches de 2 heures. Introduisez la méthode Pomodoro au sein de votre entreprise pour rendre vos employés plus productifs.
Le Time Boxing : l’organisation par blocs de temps de travail pour chaque tâche
Le Time Boxing fonctionne sur la même idée que la méthode Pomodoro. Cependant, la répartition est plus flexible avec le Time Boxing.
Chaque mission doit avoir un délai alloué, de façon précise. Les collaborateurs sauront alors ce qu’ils doivent faire et quel est le délai de réalisation de la mission.
Cela leur permet de rester concentrés et de ne pas se perdre dans des futilités annexes. Ils deviennent ainsi plus productifs et produisent davantage, même avec un délai plus court.
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Planifier stratégiquement chaque tâche et projet de l’entreprise
Planifier est essentiel pour bien gérer son planning. Pour être efficace, vous devez planifier précisément chaque mission de votre entreprise. Écrire votre planification est important pour ne pas la perdre de vue et rester focalisé sur votre objectif final.
Allouer à chaque collaborateur une tâche et un temps de travail précis
Chaque employé doit avoir une liste de tâches à réaliser avec des délais précis pour chacune. Le fait d’écrire cette liste facilite son application. Cela a un aspect motivant : l’employé verra alors ses missions comme un challenge à accomplir dans un temps imparti. Il sera alors plus efficace.
Écrire la date limite précise de chaque projet d’entreprise
Écrire le délai final de votre mission est essentiel pour être plus efficace. L’équipe entière s’activera afin de mener à bien sa mission. Le rappel quotidien de la deadline fera office de compte à rebours. Il aura un impact positif sur le travail effectué au quotidien.
Cette technique permet aussi de découper l’objectif en plus petites missions, à réaliser dans les délais impartis.
Soyez justes dans vos délais et n’oubliez pas : le gaz occupe tout l’espace disponible, grand ou petit ! Veillez tout de même à ne pas surcharger vos collaborateurs afin de ne pas perdre en qualité.
Suivre les performances de travail de chaque collaborateur et de l’entreprise
Le suivi des performances de l’entreprise et des collaborateurs est essentiel. Cela permet de voir si le délai alloué à chaque tâche est pertinent. Imaginons que l’une des tâches dispose d’un temps supérieur à celui qu’il lui faut en réalité. En suivant les performances de votre équipe, vous pourrez vous rendre compte du temps réel de chaque tâche.
Réajuster le temps de travail alloué aux tâches si besoin
Réajuster le planning est essentiel pour bien gérer son temps. Rappelez-vous : le but n’est pas de travailler sous pression, mais de travailler efficacement.
Si une mission nécessite un délai supplémentaire, ne vous rajoutez pas de stress. Accordez-lui le temps nécessaire. De la même façon, si vous avez exagéré le temps de réalisation d’une tâche, vous avez la possibilité de la réajuster au besoin.
La loi de Parkinson est une règle de base pour apprendre à bien gérer son temps. Avoir conscience de ces mécanismes permet de se réajuster et de lutter contre la perte de productivité. Le développement de la loi de Parkinson a d’ailleurs mené à la découverte de la loi de la futilité.
Cette dernière met en avant notre tendance à nous attacher aux détails sans importance lors d’un projet. Généralement, nous accordons beaucoup d’attention aux sujets subsidiaires, plutôt que de nous concentrer sur l’essentiel. Cela fait d’ailleurs penser à la loi de Pareto : 20 % des efforts fournissent 80 % des résultats.
Apprenez à vous concentrer sur l’essentiel et à gérer votre temps efficacement. Fixez-vous des plannings clairs et précis pour chaque objectif. Vous avancerez de façon significative. Ne laissez pas le principe de dilatation vous faire perdre en qualité de travail !
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