Vous trouverez dans cet article de nombreux éléments sur la méthode Kanban. Tout d’abord sa définition, associée à des rappels historiques sur sa genèse, et son lien avec le Lean.
Vous découvrirez ensuite comment est structuré un tableau Kanban, les 4 grands principes qui le pilotent et les 6 prérequis indispensables à sa mise en œuvre.
Pour terminer, nous listerons les avantages et inconvénients et quelques exemples de logiciel Kanban.
Plan de l'article
C’est quoi la méthode Kanban ? Définition
La méthode Kanban repose sur une méthodologie de gestion de projet de type « juste à temps ». Grâce à une visualisation des tâches sous forme de tableau, tous les membres de l’équipe projet ont le même niveau d’information.
Cette méthodologie originaire du Japon est un des outils visuels décliné de la méthode Lean. Le mot japonais Kanban peut d’ailleurs se traduire par « visuel » (kan) et « carte » ou « étiquette » (ban).
Un peu d’histoire sur le développement de la méthode Kanban
Pour bien comprendre le fonctionnement de la méthode Kanban en gestion de projet, il faut faire un petit historique de l’évolution des méthodes de travail. Zoom arrière sur les années 1940…
À l’origine, la méthode Lean comme modèle
La méthode Lean est née au Japon après la Seconde Guerre Mondiale chez Toyota. Son « inventeur » est l’ingénieur Taiichi Ohno. Il a utilisé les théories du Lean Management pour faire concurrence au taylorisme des Américains.
Son objectif était que Toyota optimise ses capacités de production automobile en appliquant les principes du Lean.
- Réduction des coûts de production.
- Tout en conservant la qualité de production.
La méthode Kanban pour la gestion des stocks
C’est à l’origine pour optimiser la gestion des stocks dans l’entreprise que la méthode Kanban est née. La production « à la demande » permet d’éviter les gaspillages du travail d’équipe et la non-qualité.
La méthode permettait alors de diminuer les délais de production. Avec pour leitmotiv l’amélioration des processus de production.
Le principe fondateur de la méthode Kanban
Le système de production qui utilise la méthode Kanban a pour origine la consommation client. Il consiste à lancer la fabrication d’un produit au moment où le client le demande, pour éviter les goulots d’étranglement.
Le système est ainsi à flux tirés, et non à flux poussés, comme dans la plupart des organisations.
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Agile, Lean et Kanban, c’est la même chose ?
La méthode Kanban est donc un outil visuel décliné de la méthode Lean. La méthode Agile, quant à elle, est née au début des années 2000 dans le secteur du développement logiciel.
Elle a pour but le développement d’une production collaborative étape par étape, pour un produit pertinent.
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Le processus de fonctionnement du tableau Kanban
Le tableau visuel est la base de la méthode Kanban. C’est grâce à David J. Anderson que les tableaux Kanban présentent aujourd’hui l’état d’avancement des tâches. Explications sur l’organisation de ces tableaux en colonnes et sur les cartes qui les constituent.
La méthodologie pour structurer le tableau Kanban
Un tableau Kanban est l’outil visuel qui permet aux membres d’une équipe projet de visualiser un workflow. Chaque colonne du tableau en représente une étape différente. Il est ainsi constitué de gauche à droite de 3 colonnes.
- To do : tâches à réaliser.
- Work In Progress (WIP) : travail en cours.
- Done : tâches réalisées.
Dans certains projets complexes, la colonne 2 peut être remplacée par 4 nouvelles colonnes.
- Plan : tâches à planifier.
- Develop : à développer.
- Test : à tester.
- Deploy : déploiement.
La gestion des tâches par des cartes ou étiquettes
Les cartes Kanban, parfois appelées étiquettes, sont des représentations des tâches à réaliser. Ces cartes sont positionnées sur le tableau et elles sont déplacées de gauche à droite au fur et à mesure de l’état d’avancement du projet.
Elles permettent de visualiser en un clin d’œil les goulots d’étranglement. En particulier lorsque trop de cartes s’agglutinent dans la colonne WIP.
Les informations figurant sur les étiquettes Kanban
Chaque carte contient toutes les informations concernant la tâche.
- Son titre avec une référence et des informations complémentaires.
- Le responsable de tâche.
- La priorité (P1, P2 ou P3)
- Les dates de début et de fin.
Voici un exemple concret de carte à mettre en place sur un tableau Kanban.
- Passer la commande des ventilateurs – ID42 – attendre la diffusion du cahier des charges.
- Responsable : Laurent.
- Priorité 0.
- du 1er au 4 avril 2022.
Les 4 grands principes du Kanban
Les 4 grands principes du Kanban ont été énoncés par David J. Anderson, pionnier en matière de Lean/Kanban. Voici le détail de ces grandes étapes.
1. Commencer par faire les tâches que l’entreprise sait faire
La méthode Kanban peut être mise en œuvre dans votre entreprise actuelle, à partir de vos processus existants. Elle permet de mettre en lumière les dysfonctionnements de votre organisation. Elle optimise également les changements à mettre en œuvre pour une amélioration de son fonctionnement.
2. Accepter de mettre en place les changements progressifs dans l’organisation
Grâce à sa simplicité, la méthode Kanban permet de mettre en place dans l’entreprise une conduite du changement et prendre le relais sur une roadmap des fois trop complète. Même les membres les plus réfractaires dans les équipes devraient apprécier la visualisation du workflow sur un tableau de tâches.
3. Respecter les processus, les rôles et les responsabilités de management en cours.
Une conduite du changement trop radicale avec de nombreux changements n’est pas efficiente. Les tableaux Kanban introduisent des changements en douceur en vue d’une amélioration de l’organisation. Intéressez-vous à la matrice Eisenhower pour optimiser votre organisation et apprendre à mieux déléguer.
4. Encourager un modèle de leadership à tous les niveaux de management de l’organisation
La méthode Kanban prône le fait que les intervenants dans les équipes de terrain prennent des initiatives. Leurs décisions individuelles participent ainsi à une augmentation collective de la performance de l’entreprise.
Les 6 prérequis nécessaires à la mise en œuvre de la méthode Kanban
Également identifiés par David J. Anderson, ces 6 prérequis sont indispensables à une transformation réussie !
1. La visualisation du workflow sur le tableau Kanban
Une bonne compréhension des processus en place et de l’état d’avancement du projet passe par la visualisation du workflow sur le tableau Kanban. Chaque étape est inscrite sur une carte, elle-même positionnée dans une colonne. Les tâches changent de colonne de gauche à droite jusqu’à leur achèvement
2. La limitation du nombre de tâches en cours (TEC)
Chaque colonne du tableau Kanban dispose d’un nombre limité de cartes possibles. C’est la notion de goulot d’étranglement. La limite en termes de nombre de tâches par colonne est déterminée par le nombre d’intervenants dans l’équipe projet.
3. La gestion du flux de production
Grâce à la visualisation des tâches du workflow, l’équipe voit évoluer les tâches au cours de la journée ou de la semaine. La vitesse de travail et sa fluidité peuvent ainsi mieux être mesurées par le chef d’entreprise.
4. Une organisation clarifiée du processus de management décisionnel
Quand des procédures sont clairement définies et partagées par les parties prenantes, tous les membres de l’équipe projet travaillent dans une trajectoire commune.
5. L’étape essentielle du retour d’expérience par des réunions d’équipes
Comme le préconise la méthode Lean management, de courtes réunions de suivi de l’état d’avancement (15 minutes maximum) doivent être organisées quotidiennement face au tableau Kanban. Chaque acteur y explique ses tâches de la veille, du jour et du lendemain. Elles sont l’occasion de faire émerger d’éventuels aléas.
6. L’amélioration de la collaboration d’équipe sur le workflow du projet
L’utilisation d’un tableau Kanban permet aux équipes une compréhension collective des problèmes. Par conséquent, les acteurs sont plus enclins à proposer des solutions en cas de problèmes.
Avantages et inconvénients de la méthode Kanban
Zoom sur les points forts et les points faibles de la méthode.
Les avantages de la méthode Kanban
On peut lister de nombreux avantages à l’utilisation de la méthode Kanban en entreprise.
- Idéale pour les ateliers de fabrication de produits en série, la méthode ne génère aucune surproduction ni gaspillages, grâce aux flux en « juste à temps ».
- Le projet bénéficie d’une centralisation de l’information, d’une visualisation en temps réel et d’une grande transparence.
- La méthode permet la détection des goulots d’étranglement.
- La flexibilité est améliorée, tout comme la réactivité des acteurs.
- Cette méthode supprime la procrastination des acteurs et permet d’augmenter la productivité.
Les limites de la méthode Kanban
La méthode Kanban possède malgré tout des inconvénients de taille.
- La méthode n’est pas adaptée à tous les secteurs d’activité.
- Elle est difficile à mettre en œuvre sur des grands projets d’envergure.
- Même si la méthode est intuitive, une formation aux principes du Lean / kanban est nécessaire.
- Une limite forte est que cette méthode n’identifie pas de liens de dépendance entre 2 tâches.
- Aucune vision de type calendrier n’est disponible.
Des exemples de logiciel qui utilisent la méthode Kanban
Quel que soit le logiciel que vous choisirez pour la gestion de votre projet, réfléchissez à l‘utilité d’un correcteur orthographique intégré à l’outil. Des tableaux Kanban sans fautes de français satisferont toutes les parties prenantes, en particulier la direction de l’entreprise !
Voici exemples de logiciels qui utilisent les tableaux Kanban.
- Trello : cette application collaborative en mode SaaS offre une version de base gratuite et des fonctionnalités avancées dans une version payante. Elle permet aux utilisateurs de commenter les cartes du tableau.
- Asana : application assez connue du grand public. La version gratuite d’Asana permet de mettre en place de beaux Kanban.
- Jira : application qui servait à son origine à la gestion de tickets d’incident, Jira a évolué vers un outil de gestion de projet puissant et adaptable.
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