La roadmap, le meilleur outil pour piloter un projet efficacement

Le management de projet existe dans les entreprises depuis la fin des années soixante. La notion de roadmap est apparue au fil du temps. Grâce au retour d’expérience des responsables de projet, la roadmap s’est démocratisée jusqu’à s’imposer.

Vous trouverez dans cet article la définition et les objectifs d’une roadmap. Nous expliciterons en quoi l’élaboration d’une roadmap permet une gestion de projet plus efficace. Sans oublier les différentes étapes de sa réalisation. Quelques outils logiciels seront ensuite abordés succinctement.

Qu’est-ce qu’une roadmap en gestion de projet ?

La roadmap est aussi appelée feuille de route d’un projet. Elle consiste à fournir graphiquement une vision globale d’un projet. La roadmap rassemble plusieurs éléments en un seul outil.

• Les différentes étapes d’un projet, phase par phase.
• Les livrables du projet.
• Les tâches et jalons principaux, avec les ressources associées à chaque tâche.
• Les risques projet.

Parce que la gestion de projet nécessite la mise en œuvre d’une méthode agile, la roadmap est bien plus qu’un Kanban ou qu’un diagramme de Gantt. En effet, elle peut également gérer les risques projet et les métiers contributeurs d’une entreprise.

Quels sont les 3 objectifs de la roadmap d’un projet ?

La roadmap est le résultat de décennies de retour d’expérience en gestion de projet. Comme une feuille de route en cartographie, elle permet « d’avancer » sur un projet et de trouver des chemins détournés si le chemin initial ne peut être poursuivi.

1. La définition des objectifs du projet

L’un des objectifs de la roadmap est de définir précisément les actions à mettre en place pour la réussite du projet. Cette feuille de route définit les éléments qui constituent votre projet pour chacune de ses phases. Elle doit lister les différentes tâches permettant d’atteindre ses objectifs. Elle doit également décrire l’organisation mise en place en termes de contributeurs.

Dans les grands groupes, c’est la direction de l’entreprise qui crée un projet. Elle doit annoncer la définition du projet, son échéance principale et désigner les équipes de travail sur le projet. La stratégie est en effet portée par la Direction, qui nomme par délégation un chef de projet. Celui-ci est responsable de son management et de l’avancée de son développement.

Pour vous aider à prioriser les tâches et les étapes d’un projet, intéressez-vous à la matrice Eisenhower : un outil super efficace et simple à prendre en main.

Bon à savoir : la roadmap doit être élaborée avant la réunion de cadrage et la rédaction du plan de projet.

Nous vous invitons à lire notre article sur la méthode OKR pour optimiser l’engagement de vos équipes dans la réalisation d’une roadmap ambitieuse.

2. L’accord des parties prenantes sur les étapes et livrables du projet

Le chef de projet doit définir une stratégie de développement de son projet. Son objectif est de faire en sorte que l’équipe de projet choisie pour effectuer chaque tâche soit la plus adaptée aux enjeux du projet.

Il doit donc obtenir l’accord des services participants concernant les jalons et les tâches, les livrables, les équipes contributrices et les échéances.

À titre d’exemple, la roadmap devra donc lister les items suivants.

• La tâche : « mise en place de la méthode de gestion des commentaires clients ».
• Le jalon : « 30 juin ».
• Le livrable : « fichier des commentaires clients ».
• Le nom du responsable de la tâche : « action : équipe commerciale ».
• Le statut de la tâche : « en cours », « fait » ou « bloqué ».

3. Le partage d’informations entre équipes de travail

La communication entre les équipes de travail est essentielle durant chaque étape du projet. La roadmap a pour but de faciliter cette communication. Le travail produit par toutes les ressources contributrices doit être mis en lumière par le chef de projet. Le management du projet en sera ainsi facilité et contribuera à une motivation des équipes de travail.

Concrètement, la roadmap est présentée aux équipes dès la réunion de lancement du projet. Ainsi, les différents enjeux sont d’emblée compris et partagés par les contributeurs. En management de projet, la gestion des priorités est cruciale. C’est pourquoi le partage de la vision stratégique du projet est essentiel à sa réussite.

Certaines roadmaps sont remontées à la direction d’un groupe. Il est alors bienvenu que celles-ci soient exemptes de fautes d’orthographe ! Équipez-vous du correcteur d’orthographe MerciApp pour ne pas perdre votre crédibilité à cause d’une erreur d’inattention.

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Pourquoi élaborer une roadmap pour la gestion de votre projet ?

Les roadmaps sont des outils puissants. Compte tenu des logiciels à maîtriser pour leur élaboration, les roadmaps ne seront réalisées que sur les projets de grande envergure. Il existe des cas où un projet d’innovation nécessite le recours à un grand nombre de ressources de travail ou de nombreux livrables sur une durée longue. Dans ce cas, les fonctionnalités de management de la feuille de route seront également les bienvenues.

1. Optimiser la gestion du temps et le planning

Grâce à une vue d’ensemble du projet, son management est simplifié pour les contributeurs. Dès lors que chaque étape est associée à un jalon, chaque acteur sait constituer son propre planning de travail. Les logiciels fournissent différentes vues graphiques pour éditer la feuille de route, pour simplifier son appropriation.

2. Permettre la gestion des ressources et des équipes projet

La gestion des hommes et des femmes intervenant sur un projet est essentielle à sa bonne avancée. De nombreux types de présentation de feuilles de route permettent d’identifier nominativement les responsables de chaque tâche. En cas de défaillance de l’un de ses membres, le chef de projet peut ainsi très vite rechercher un autre intervenant de remplacement.

3. Mise en place du chemin critique du projet et gérer les risques associés

Le chemin critique d’un planning projet est caractérisé par l’enchaînement des tâches qui ne possèdent aucune marge. Si la tâche A du chemin critique prend du retard, ce même retard se répercute sur la tâche B. D’où l’importance de l’identification des risques de glissement sur le chemin critique. L’élaboration de parades contre ces risques permet de sécuriser le projet.

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Quelles sont les 5 étapes pour élaborer la roadmap d’un projet ?

1. Partir de l’état des lieux initial

La première chose à faire consiste à lister exhaustivement les actions déjà réalisées dans le cadre du projet. Cet état des lieux initial de l’existant permet de ne pas perdre du temps sur des réflexions qui auraient déjà été faites par ailleurs.

2. Définir le planning projet

Cette phase pourra être réalisée sous la forme d’un diagramme de Gantt pour définir le chemin critique. Le diagramme de Gantt permet une représentation graphique de l’avancement d’un projet, avec un enchaînement temporel des tâches.

3. Identifier les livrables associés à chaque tache du planning projet

Le livrable pourra être un document formalisé (par exemple, la note de cadrage ou la note de dimensionnement d’un matériel à installer). Mais le livrable pourra aussi juste être un mail du service commercial sur la passation de la commande d’un composant essentiel au projet.

4. S’interroger sur les risques projet et les actions à mettre en place pour y remédier

L’analyse de risques est un passage obligé de l’élaboration de la roadmap. Quel est le risque si le composant lambda est en rupture de stock ? Sachant qu’il intervient dans la fabrication du nouveau robot ménager, un autre fournisseur peut-il livrer le composant bêta identique ? Si oui, dans quel délai ?

5. Partager en continu les informations entre toutes les parties prenantes collaborant au projet.

Il est nécessaire que tous les contributeurs du projet soient en permanence informés des derniers événements sur le projet. Pour ce faire, des réunions périodiques d’avancement peuvent être organisées. Une newsletter peut également être diffusée chaque lundi. Elle aura pour but d’informer chacun des événements marquants de la semaine écoulée.

Les outils logiciels pour l’élaboration et la gestion d’une roadmap projet

Il existe un très grand nombre d’outils de gestion de projet qui permettent d’élaborer une roadmap. Le choix de l’outil logiciel doit être effectué selon les besoins et les spécificités du projet. Cependant, dans les grands groupes, les outils informatiques sont imposés par la Direction. Par exemple, Microsoft Project est imposé dans certaines grandes entreprises françaises.

Seuls quelques exemples de logiciels sont cités dans cet article. L’outil doit être choisi selon les fonctionnalités de chacun des projets.

Monday.com

Monday.com est une application mobile et web dédiée à la gestion et la planification de projets. Ses outils de suivi sont     particulièrement indiqués dans la gestion de projets commerciaux (marketing, R&D, produits…).

Asana

Asana est un SaaS (Software as a Service) collaboratif, efficace et ergonomique. Il est un peu moins performant sur ses workflows, la gestion budgétaire et la gestion des risques.

Clarizen

Clarizen est une solution bénéficiant de plus de 10 années de retour d’expérience en tant que SaaS. Elle dispose de fonctionnalités avancées en gestion de projet. Elle est également polyvalente et convient aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises.

Wrike

Wrike est une solution de gestion de projet collaborative. Elle permet de faire des plannings aux fonctionnalités avancées (organisation des multiples tâches des équipes de projet).