La note de cadrage projet est indispensable à la gestion de tout projet d’envergure. Cet article vous fournira une définition de ce document projet et la liste de ses destinataires. Il vous présentera tous les éléments qui doivent figurer dans une note de cadrage.
Des objectifs et enjeux, à la planification et aux livrables, en passant par le contexte et le périmètre, vous saurez tout ! Sans oublier les ressources projet et la gestion des risques.
Plan de l'article
La note de cadrage projet, définition et destinataires
En tant que document qui définit les contours d’un projet, la note de cadrage en fixe les enjeux et le contexte. Elle précise aussi l’organisation de chaque phase. Dans certaines situations complexes, elle peut venir compléter une roadmap.
La définition d’une note de cadrage projet
Le chef de projet rédige ce document en phase d’avant-projet. Il doit répondre aux questions QQOQCP-C pour la rédaction de sa note de cadrage.
- Quoi ? La nature du projet et périmètre.
- Qui ? Toutes les ressources intervenant sur le projet.
- Où ? L’endroit de réalisation du projet (optionnel).
- Quand ? La planification associée à chaque étape et les jalons de chaque phase.
- Comment ? La méthode et les outils utilisés pour le pilotage de la réalisation.
- Pourquoi ? Les objectifs finaux et les enjeux clés
- Combien ? Le budget alloué au projet.
Quelle est la fonction de ce document ?
Entre l’étude d’opportunité et la préparation du cahier des charges, la note de cadrage occupe une place importante dans le cycle de vie d’un projet.
Ce document peut occuper plusieurs fonctions :
- accord entre le commanditaire et le gestionnaire de projet chargé de l’ouvrage en délimitant clairement les attentes et les solutions ;
- document de travail pour confirmer les objectifs, le contenu, l’organisation et les livrables du projet. Il peut évoluer au fur et à mesure des discussions.;
- guide de référence pour les parties prenantes, utilisable à chaque étape du projet.
Les destinataires de la note de cadrage projet
Les destinataires de la note de cadrage sont nombreux.
- Tous les membres de l’équipe projet et de son comité de pilotage, chef de projet en tête.
- Le commanditaire du projet.
- Les dirigeants d’entreprise.
- Le client du projet, qui peut être différent des utilisateurs finaux.
Les éléments à inscrire dans la note de cadrage projet
Selon la nature du projet, la note de cadrage n’abordera pas les mêmes points. On devra cependant y retrouver en première page la présentation du concept ou du matériel à développer. Voici une idée de plan de note de cadrage.
Le contexte et l’origine de lancement du projet
Le chef de projet doit expliciter dans cette partie le contexte socio-économique ou l’analyse de la concurrence qui engendrent la réalisation du projet. La note de cadrage doit se référer à l’expression de besoins du commanditaire.
Les objectifs du projet et ses enjeux clés
Les objectifs du projet devront être explicités en termes d’exigences et de bénéfices recherchés.
- Les objectifs techniques doivent être abordés succinctement. Ils seront ensuite détaillés dans le cahier des charges.
- Les objectifs de coûts doivent répondre aux exigences du budget.
- Les objectifs temporels nécessitent une présentation : les différentes étapes avec les jalons clés pour chaque phase.
Le périmètre du projet, son planning et ses livrables
Les limites du projet doivent être mises en place et les exclusions doivent être notifiées. Les acteurs projet seront nommés et identifiés. La présentation d’un macro-planning doit figurer dans la note de cadrage, avec les principales étapes et leurs jalons clés.
Les principaux livrables doivent être identifiés dès cette phase de projet. La définition de détail des différents types de documents sera effectuée dans la suite du projet.
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Le détail des ressources associées au projet
La note de cadrage doit aborder les différentes parties prenantes.
- Les « ressources humaines » internes à l’entreprise et le recours éventuel à des compétences extérieures. Par exemple, un projet de réalisation d’outils logiciels peut nécessiter la mise en place de sessions de formation. Celles-ci étant réalisées par un cabinet de conseil externe à l’entreprise.
- Les ressources matérielles : outils, solutions logicielles, etc.
- Les ressources financières en termes de budget du projet, validées par la direction de l’entreprise.
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Les risques projet et ses contraintes
Une première analyse des risques projet doit être élaborée dès la note de cadrage. La réalisation d’une matrice MOFF (menaces, opportunités, faiblesses, forces) pourra aider à l’analyse.
Deux exemples de risques projet :
- des étapes du planning dimensionnées de manière trop optimistes ;
- une mauvaise communication entre l’équipe projet et l’équipe de travail.
L’organisation retenue pour le projet et sa mise en place
La communication entre les acteurs est essentielle à la réussite d’un projet. C’est via la note de cadrage qu’est déterminé son mode d’organisation : fréquence des comités de pilotage, méthode de partage d’informations, etc.
Le chef de projet a fini de rédiger sa note de cadrage projet ? Un correcteur d’orthographe peut s’avérer utile avant sa diffusion ! Votre crédibilité est en jeu ici, attention à la rigueur.
La phase de lancement du projet peut alors démarrer. Le cahier des charges, le plan de management de projet et le plan de communication sont à rédiger en déclinaison de la note de cadrage.
Préparer la rédaction de la note de cadrage ?
La réalisation d’une note de cadrage nécessite un soin particulier. Impliquant souvent plusieurs parties issues de diverses structures, il doit être fiable pour prévenir le désordre et les pertes de temps dans la conception et la mise en œuvre du projet. Une préparation minutieuse permet de gagner du temps et de rédiger plus efficacement. Elle s’effectue en 2 temps :
1- Élaborer un plan initial précis
Avant tout, la personne responsable de la note de cadrage doit être informée du processus que l’entreprise envisage d’implémenter. Elle doit bien comprendre le projet, ses enjeux, ses contraintes et ses risques pour pouvoir rédiger une introduction et un plan détaillé.
Comme la note de cadrage doit répondre aux questions QQOQCP habituelles, il est facile de créer la structure sans disposer de toutes les informations. Il suffit d’adapter les rubriques au domaine d’activité concerné avant de commencer à collecter les informations nécessaires.
2- Parcourir les différents documents
Cette phase porte sur la recherche. Le responsable de la note de cadrage doit consulter tous les documents utiles à la rédaction (études de faisabilité, documents juridiques, explications techniques, etc.). Il y recueille les noms des entités concernées, le cadre légal, la nature du projet, etc., pour maîtriser parfaitement le projet avant d’entamer la rédaction de la note.
Cette étape facilite grandement la rédaction de la note de cadrage en permettant au rédacteur d’avoir à disposition l’ensemble des informations nécessaires plutôt que de les chercher au fur et à mesure de la rédaction.
Utilisez différents formats pour votre note de cadrage de projet
Il peut parfois être compliqué de proposer une vision à la fois globale et précise. Les logiciels de mind mapping peuvent vous aider à mieux structurer visuellement les données et les idées. Ce qui permet de mettre en scène efficacement le contenu de la note de cadrage projet.
L’intérêt réside dans la possibilité d’offrir à la fois une vue d’ensemble et, en cliquant sur une sous-branche, une vue détaillée sur le même support.
Cette représentation visuelle n’a pas pour but de remplacer le document original, car les objectifs sont distincts :
- la note de cadrage comprendra des développements logiques et une rédaction nuancée et détaillée ;
- la mind map se concentrera sur une vue d’ensemble des informations clés, du planning macro, etc.
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