En entreprise, les gros projets sont monnaie courante. Événement d’entreprise, migration de site web, déménagement de bureaux, conférence en ligne… Tous ces évènements complexes requièrent une planification stratégique.
Un cahier des charges est un document qui rassemble toutes les informations et détails techniques qui permettent d’organiser un projet : durée, matériel, conditions, participants, etc.
Dans le BTP, le cahier des charges est généralement fixe pour qu’une modification ne mette pas en péril le reste du projet. Pour des petits évènements d’entreprise, un cahier des charges est souvent un simple mail.
Qu’il soit sous la forme d’un simple document ou d’un dossier extensif, c’est un élément essentiel qui permet de synthétiser et de partager les informations clés de votre projet.
Il sert à formaliser tous les besoins de préparation du projet, afin de donner à toutes les parties prenantes le même niveau d’information. Ce document peut être actualisé par rapport aux conditions techniques et aux objectifs du projet.
Voici notre guide du cahier des charges, pour devenir un pro de la logistique des projets.
Plan de l'article
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Le cahier des charges est un document qui décrit les spécifications, les exigences et les attentes d’un projet ou d’un produit. Il énonce les besoins, les objectifs et les contraintes qui doivent être respectés pour mener à bien le projet ou la création du produit.
Le cahier des charges est souvent utilisé pour définir les attentes entre les parties prenantes (client, fournisseur, équipe de projet, etc.) et sert de référence pour le développement du projet ou du produit.
Autre spécificité : le cahier des charges est un document contractuel, mais ne constitue pas à lui seul le contrat.
De manière générale, un cahier des charges peut contenir les éléments suivants :
- La description du projet ou du produit ;
- Les objectifs et les résultats attendus ;
- Les contraintes techniques, économiques, réglementaires ou environnementales ;
- Les spécifications fonctionnelles, techniques ou de performance ;
- Les exigences de qualité et de sécurité ;
- Les délais et les coûts prévus ;
- Le budget du projet ;
- Les modalités de suivi et de validation du projet ou du produit ;
- Les responsabilités et les rôles de chacun des acteurs impliqués dans le projet ou la création du produit.
Le cahier des charges est un outil de communication essentiel qui permet de clarifier les attentes de toutes les parties impliquées dans le projet ou la création du produit, et de garantir la qualité du travail réalisé. C’est un fil conducteur qui garantit le bon avancement du projet.
On peut distinguer les cahiers des charges techniques des cahiers des charges fonctionnels.
- Le cahier des charges technique s’intéresse aux exigences et aux contraintes techniques du projet ;
- Le cahier des charges fonctionnel met l’accent sur la manière dont la solution répond aux exigences fonctionnelles du projet.
Dans le cadre de la réalisation d’un cahier des charges, les erreurs d’orthographe peuvent entraîner des malentendus, des interprétations erronées. Ce qui peut impacter négativement la réalisation d’un projet. Pensez à utiliser un correcteur orthographique tel que MerciApp pour éviter cela.
Les 2 types de cahiers des charges
On peut distinguer les cahiers des charges techniques des cahiers des charges fonctionnels.
Le cahier des charges fonctionnel met l’accent sur la manière dont la solution répond aux exigences fonctionnelles du projet. En général elle précède la réalisation du cahier des charges techniques. On y retrouve :
- les contraintes propres au produit (ou au service) ;
- le mode opératoire ;
- la prestation logicielle et/ou intellectuelle si nécessaire ;
- les caractéristiques détaillées du projet ;
- les fonctionnalités de la solution ;
- le budget.
Remarque :
L’élaboration de ce genre de cahier des charges est soumise à des standards précis. Elle suit la norme NF EN 16271. Celle-ci explique en détail la façon dont doit être conduite la rédaction, l’évaluation et l’énonciation des besoins du cahier des charges fonctionnel.
Le cahier des charges technique s’intéresse aux exigences et aux contraintes techniques du projet. En général, il est rédigé au stade de validation d’un projet. On y inclut notamment :
- les contraintes économiques, industrielles, environnementales et matérielles ;
- les spécifications techniques du projet ;
- le(s) langage(s) à adopter ;
- les outils nécessaires (mentionnant les versions) ;
- la viabilité de la réalisation du projet.
Remarque :
Les cahiers des charges fonctionnel et technique sont souvent intégrés dans un document commun, mais il arrive qu’ils soient rédigés de manière indépendante. En général, la réalisation du cahier des charges techniques s’appuie sur les informations du cahier des charges fonctionnelles.
Cas d’utilisation d’un cahier des charges
Voici quelques exemples de situations en entreprise où l’on peut être amené à utiliser un cahier des charges :
- Organisation d’un événement : dans le but de détailler les objectifs, les thèmes, les animations, les contraintes logistiques et les attentes des participants ;
- Développement de logiciel : afin de décrire les spécifications, l’architecture et les contraintes techniques du logiciel ;
- Refonte de site internet : pour spécifier les nouvelles fonctionnalités, les performances, le plan du nouveau site internet, etc. ;
- Achat d’un système informatique : permet de définir les fonctionnalités, les performances, le budget et les délais du système ;
- Aménagement de locaux : permet de préciser les travaux à réaliser, les délais, les coûts, les contraintes techniques et les normes de sécurité à respecter.
Tout projet avec des contraintes et des délais à respecter peut faire l’objet d’un cahier des charges.
Dans le cadre d’une utilisation externe, est un outil central pour la gestion d’un projet ou d’une mission, offrant un cadre de référence pour l’organisation et le travail. Il favorise également l’échange et la concertation entre une entreprise et ses partenaires économiques.
Le considérer comme un document final et inaltérable remis par un client à ses fournisseurs est une approche restrictive. Cela peut mener à des discussions pendant la réalisation du projet en cas de manque de précision, d’omissions ou d’erreurs.
Ayant une nature à la fois juridique et contractuelle dès sa signature, il est aussi prévu comme un support d’échanges et doit être en mesure d’accueillir des améliorations. Ces dernières doivent être approuvées par toutes les parties prenantes.
Remarque :
Pour un appel d’offres, le cahier des charges joue le rôle de document contractuel déterminant les critères de sélection. Dans ce cadre, il faut être vigilant sur certains points, tels que :
- le planning ;
- les conditions de réalisations ;
- la tarification ;
- la sécurité ;
- la répartition des missions et des compétences nécessaires ;
- les critères techniques ;
- les conditions particulières.
La participation active de certains services ou de certaines personnes permet de prendre en compte des éléments fréquemment oubliés. Cet engagement contribue aussi à une meilleure diffusion des informations relatives au projet et à sa valeur au sein de l’organisation. Dans certaines situations, cela permet également à des personnes de révéler de nouvelles aspirations ou d’apporter des suggestions innovantes.
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Pourquoi établir un cahier des charges ?
Établir un cahier des charges permet de clarifier les besoins pour un événement ou un projet à venir.
Il permet également de limiter les risques qui sont pris par rapport au projet, de ne pas être dépassé par les imprévus au moment de la réalisation et de mettre au clair les informations pour que la communication soit nette quant aux exigences et besoins du projet.
Il est aussi un support pour définir un prix de prestation et établir un devis en fonction des tâches à effectuer.
Par exemple, un responsable des ventes d’une marque de boissons concevra le cahier des charges d’un festival d’été quelques mois en avance. Ce dernier permettra de préparer les détails techniques du projet (accès à l’électricité, l’emplacement du lieu, l’eau, etc.) et de prévenir les fournisseurs et les parties prenantes dès le printemps.
Ainsi, le moment venu, les équipes auront les mains libres pour anticiper les problèmes de dernière minute.
Comment construire et rédiger un cahier des charges ?
7 étapes pour établir un cahier des charges efficace
L’étape préparatoire est de récolter les informations. En effet, il est inutile de commencer à rédiger un cahier des charges sans les informations précises concernant le projet.
Vous pouvez récupérer les données du projet auprès des parties prenantes, sur Internet, en contactant des experts du sujet, en améliorant un modèle de cahier des charges préexistant. Tout dépend du projet !
Prenons deux exemples de cahiers des charges :
- Exemple 1. Cahier des charges pour pièce de théâtre. Une troupe de théâtre joue dans les écoles maternelles dans le cadre d’un programme culturel régional. Le chargé de communication de la région commande un spectacle au metteur en scène qui puisse être joué devant un public de jeunes élèves.
- Exemple 2. Cahier des charges pour migration de site internet. Une entreprise souhaite mettre à jour son site pour améliorer ses performances en matière de SEO et son ergonomie (UX).
Le premier aura besoin d’informations comme la taille de la salle, le contact des responsables pédagogiques de l’école, la durée prévue de la pièce de théâtre, etc.
Pour le second projet, on aura plutôt besoin d’informations comme l’adresse de l’ancienne version du site, les codes admin de l’hébergeur, la nouvelle mise en page du site ou les langues dans lesquelles il sera traduit. Pour réussir la migration SEO d’un site web et améliorer son contenu et son expérience utilisateur, l’entreprise peut faire appel à un content manager.
Lorsque vous collectez ces données, faites en sorte qu’elles soient :
- Spécifiques (pour éviter d’avancer au doigt mouillé) ;
- Vérifiées (pour renforcer la crédibilité du projet) ;
- Validées par les parties prenantes (sinon le projet va connaître des crises de prises de décisions) ;
Au fur et à mesure de votre collecte vous pourrez commencer à donner une structure aux informations. Vous pourrez ensuite analyser ces informations pour avoir une idée claire de ce à quoi va ressembler le projet :
–> Quels sont les objectifs ? –> Quelles sont les contraintes ? –> Quelles sont les exigences techniques ? –> Quels sont les résultats attendus ?
N’hésitez pas à vous aider d’un correcteur orthographique avancé comme MerciApp lors de la rédaction, pour éviter que des coquilles ou des lourdeurs de style ne viennent obscurcir la compréhension globale.
Voici quelques techniques efficaces pour préparer la rédaction d’un cahier des charges :
- les entretiens individuels qui peuvent prendre la forme de questionnaires et/ou d’entretien directif ou semi-directif ;
- les réunions de réflexion collective tels que les sessions de brainstorming, ateliers de travail ou groupes de réflexion ;
- les analyses de revues documentaires, de comparatifs, ou de résultats de tests utilisateurs exploratoires.
Une fois que vous avez à disposition les informations nécessaires, il ne vous reste plus qu’à vous lancer !
Présenter le cadre du projet
Dans votre cahier des charges, commencez par rappeler les informations essentielles du commanditaire du projet, et dans quel cadre, dans quel contexte se situe le projet.
Exemple 1 : Dans notre premier exemple, le chargé de communication explique la mission de la région et rappelle les valeurs d’éducation et de soutien culturel. Parfois, l’événement s’inscrit dans un contexte comme une saison culturelle organisée par les écoles maternelles autour des arts de la scène.
Exemple 2 : Dans le second exemple, il faut décrire l’entreprise et sa proposition de valeur et rappeler le contexte, comme le fait que le site n’ait pas été actualisé depuis longtemps ou qu’il ne convertisse pas assez. On peut donner une analyse rapide de la situation du marché sur lequel se positionne l’entreprise.
Définir les objectifs du projet
Une fois le contexte posé, précisez les objectifs du projet et les résultats attendus. Pourquoi souhaitez-vous organiser cet événement ? Quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre, tels que divertir les enfants, sensibiliser les parents à l’importance de l’éducation artistique ou collecter des fonds pour une association ?
Exemple 1 : Les objectifs sont de concevoir une performance qui correspond bien au public de jeunes enfants et sensibilise les parents à l’importance de l’initiation aux arts de la ferme.
Pour une entreprise, les objectifs peuvent être définis d’après la méthode SMART : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réalisable, Temporellement défini. Fixer des
Exemple 2 : Pour la migration SEO d’un site web, les objectifs sont l’amélioration du contenu, de l’expérience utilisateur et de la performance du site. Dans les projets digitaux ou concernant le marketing d’une entreprise, on pourra définir les objectifs en termes de KPI.
Quel que soit le type de cahier des charges envisagé, il est important de tenir compte des objectifs stratégiques de l’entreprise pour aligner le projet sur les besoins de l’organisation.
Établir le périmètre du projet
Ensuite vient la partie où sont délimités le périmètre du projet, les ressources et les attentes par rapport au projet. Il faut dire l’existant (de quelles ressources dispose-t-on ?) et préciser comment les parties prenantes envisagent le projet.
Exemple 1 : Pour la troupe de théâtre, cela implique de définir à la fois les caractéristiques de la troupe de théâtre (style de théâtre, compétences, équipements) et celles de l’école maternelle qui reçoit (capacité d’accueil, horaires et contraintes liées à l’âge des enfants, exigences en matière de logistique et d’espace).
Exemple 2 : Pour le cahier des charges de migration de site web, le périmètre du projet contient une analyse de la situation actuelle du site internet en termes de trafic, de mots-clés, de qualité des liens entrants. Une analyse de la concurrence et des best practices des sites du même secteur est un plus, mais ne vous étendez pas dans des détails qui alourdiraient le projet.
Si vous avez des événements récurrents, vous pouvez faire un modèle de cahier des charges dont la structure peut servir à plusieurs événements d’un même type. (Cf. Notre modèle de cahier des charges plus bas)
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Contraintes techniques et logistiques du projet
Cette partie est très concrète : vous entrez dans le dur du cahier des charges. Elle détaille toutes les contraintes en termes de matériel et de logistique pour le projet.
- Quelles sont les principales contraintes ? (temps limité, budget serré, organisation nécessaire, imprévus de dernière minute, logistique et organisation).
- Quelles sont les ressources logistiques nécessaires ? (faire venir du matériel en camion, louer le camion, prévoir une place de parking)
- Qui sera responsable et présent pour assurer la logistique sur place ?
- Avez-vous besoin de main-d’œuvre supplémentaire ?
- Quel est le comportement à adopter en cas de mauvais temps (pour évènement extérieur) ?
- Que se passe-t-il si les équipes de développeurs ont du retard sur le développement de l’application ? (impacts sur la facturation, sur les phases de développement, etc.)
Lorsqu’il s’agit d’organiser la logistique d’un événement, il peut être facile de se laisser déborder par les délais. Dans tout projet, il y a des éléments sur lesquels une marge de manœuvre existe et d’autres sur lesquels on ne peut pas manœuvrer. Attention à bien distinguer ce qui est important de ce qui est urgent.
De nombreux outils existent pour prioriser les tâches comme la matrice RACI ou matrice Eisenhower :
La partie des contraintes du projet détaille notamment :
- Les limites techniques (par exemple, le fait qu’il n’y ait pas de prise électrique sur place donc on ne peut pas faire le spectacle avec des spots lumineux) ;
- Les besoins des parties (par exemple, les acteurs ont besoin d’une pause).
- Les délais pour préparer le projet (deux semaines pour écrire la mise en scène et trois mois pour répéter le spectacle) ;
- Le budget du projet (pour que le matériel nécessaire rentre dans le budget).
Attention, il ne faut pas confondre attentes des parties prenantes et contraintes techniques.
Au besoin, réduisez les contraintes en obtenant l’assouplissement des exigences des parties prenantes, surtout si ces exigences sont plus des préférences (demandes spécifiques d’un acteur par exemple).
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Les spécifications techniques, fonctionnelles et non fonctionnelles
Pour les projets de développement web comme la création d’un site internet ou d’une application mobile, les contraintes sont accompagnées de spécifications techniques.
Ces dernières décrivent sur un ton neutre l’architecture du projet, en précisant les détails techniques en termes de design, UX, SEO, outils et logiciels.
Dans le cadre d’un cahier des charges fonctionnel, le responsable de projet a besoin de déterminer les spécifications fonctionnelles et les spécifications non fonctionnelles.
- Les spécifications fonctionnelles définissent les exigences techniques qui concernent les composants du projet ou l’architecture technique du projet (exemple : “la page “contact” comporte un formulaire de contact et un bouton d’envoi, ainsi qu’un texte de 200 mots”) ;
- Les spécifications non fonctionnelles définissent l’attribut qui apporte une qualité au système : disponibilité, rapidité, sécurité, convivialité (“le site est sécurisé https”).
Finalisation et partage du cahier des charges :
Une fois tous ces éléments définis, vous pouvez enfin passer aux dernières étapes en n’oubliant pas :
- De faire le plan de gestion de projet : en utilisant des méthodes de gestion de projet comme la méthode AGILE pour le déroulement du projet ;
- La rédaction du cahier des charges : avec les données vérifiées et validées pour que les personnes impliquées aient une vision claire ;
- L’approbation des parties prenantes pour éviter toute friction en cours de projet. Quand un projet est lancé, il peut être très difficile de revenir sur certains éléments en cours de développement.
Pensez à relire votre cahier des charges pour être sûre de n’avoir laissé aucunes coquilles. Les termes mal orthographiés peuvent être mal interprétés, ce qui peut conduire à des erreurs ou des malentendus dans l’exécution du projet. Gardez également à l’esprit qu’un cahier des charges est un document de référence tout au long du projet. Une orthographe irréprochable contribue à maintenir son intégrité et sa fiabilité.
Clarté, intégrité et fiabilité assurées avec MerciApp
MerciApp simplifie la rédaction de cahiers des charges avec son autocorrection intelligente. Grâce à cet fonctionnalité évitez aisément les erreurs qui nuisent à la clarté, à la bonne réalisation de votre projet et à votre professionnalisme.
Ajouter à Firefox 
Ajouter à Chrome 
Ajouter à Edge Évaluation et mesure de la performance
Pour les projets de développement de produit, une application mobile ou la construction d’un site web, les équipes auront besoin de voir si les résultats attendus sont à la hauteur des objectifs.
Les retours permettent de mesurer la portée des objectifs décidés lors de la phase de préparation du projet. Selon le type de projet, vous aurez différentes manières de mesurer ses performances : taux de satisfaction des utilisateurs, reports de bugs, Analytics, retours et feedbacks, etc.
Les erreurs à éviter dans la rédaction d’un cahier des charges
Dans la planification d’un projet, certaines erreurs ne pardonnent pas : oublier le matériel ou la rémunération des équipes techniques par exemple. Voici quelques erreurs à éviter pour la rédaction d’un cahier des charges.
Ne pas être clair dans la planification
Sans énoncer et planifier clairement d’un côté les besoins et de l’autre côté les contraintes du projet, les équipes n’auront pas de vision de long terme claire, ce qui peut être source de stress et de désorganisation.
La gestion de projet ne laisse pas de place à l’à peu près : le cahier des charges nécessite d’être précis et clair sur les attentes des parties prenantes.
Dériver vers le scope creep
Ce qu’on appelle le scope creep, c’est la potentielle déviation du projet de son cadre initial au cours de la réalisation. Il survient lorsque le périmètre du projet s’étend de manière incontrôlée, avec en filigrane des délais et coûts supplémentaires ou des ressources non ajustées.
Ne pas donner le bon niveau d’information : être trop ou trop peu exhaustif
Le cahier des charges est-il trop ou pas assez spécifique ? C’est une histoire de juste équilibre entre les informations essentielles et les détails superflus qui empêcheront l’avancement du projet.
Par exemple, détailler l’organigramme de l’entreprise est inutile dans l’établissement d’un cahier des charges pour organiser un cocktail d’entreprise. Attention à ne pas noyer les parties prenantes sous une masse d’informations !
Confondre cahier des charges et liste de courses
Le cahier des charges décrit les processus, ce n’est pas une liste de matériel pour l’événement ou le projet. Les méthodes SCRUM ou AGILE permettent de bien visualiser les étapes (sprints) du déroulement d’un projet en fonction du cahier des charges.
Bâcler la mise en place et ne pas s’adapter aux imprévus
La rédaction du cahier des charges doit être soignée, afin que les processus se déroulent correctement. Prévoyez des marges de manœuvre et un plan B en cas d’imprévu.
Par exemple, un des imprévus les plus couramment oubliés pour l’organisation d’évènements est la météo : prévoyez des solutions pour protéger la marchandise ou les clients des intempéries.
Oublier de désigner des responsables
S’il n’est pas indispensable d’utiliser une méthode de gestion de projet pour le mener à bien, il est tout de même essentiel de s’assurer qu’une seule personne n’aura pas toutes les casquettes à la fois.
Répartissez la charge de travail dans le temps et selon les expertises de chacun de manière équilibrée, pour que vos équipes puissent travailler dans les meilleures conditions.
En conclusion, quel que soit votre projet, le cahier des charges décrit de manière spécifique le cadre et les modalités d’exécution, sans vous enfermer dans une conduite de projet rigide. C’est la meilleure manière d’avoir un plan d’action efficace et de mener à bien la mission de l’entreprise.
Prévoir les évolutions en mêlant cahier des charges et agilité
Le cahier des charges constitue un outil indispensable pour encadrer votre projet, vous aidant à penser et à préciser vos nécessités et vos aspirations. Il sert à communiquer ces détails aux différentes parties prenantes. Ce qui assure que chacun puisse agir de manière informée dans son rôle et proposer des solutions pertinentes.
Mais il faut considérer que le projet peut être sujet à des ajustements nécessaires. Ceux-ci peuvent être dus à l’impact de facteurs externes inédits ou à la difficulté de définir de manière exhaustive et précise ses besoins.
Adopter une méthode agile dans ce cadre devient avantageux. Cette approche offre l’opportunité de dévoiler rapidement une version opérationnelle du produit. Ce qui facilite l’application de modifications au cahier des charges tout au long du projet.
Modèle de cahier des charges simple
Titre du projet : Refonte du site web de l’entreprise WEBCOOL
Objectifs : Moderniser le site web de l’entreprise pour mieux répondre aux attentes des utilisateurs, améliorer l’expérience utilisateur et augmenter le taux de conversion.
Définition des besoins :
- Design : Un design moderne, épuré et professionnel. Une charte graphique en cohérence avec l’image de marque de l’entreprise.
- Pages : Une page d’accueil attrayante et conviviale avec un appel à l’action clair. Une page produits/services présentant les offres de l’entreprise de manière claire et efficace. Une page de contact facilement accessible avec un formulaire de contact. Une page « À propos » présentant l’entreprise et son histoire.
- Navigation : Une navigation intuitive et facile d’utilisation. Une barre de navigation en haut de chaque page, un menu déroulant pour accéder aux différentes rubriques du site, des boutons d’action clairs et des liens vers les réseaux sociaux de l’entreprise.
- Contenu : Un contenu attractif, aisément lisible et optimisé pour les moteurs de recherche. Des textes clairs, concis et informatifs. Des images et des vidéos de qualité pour illustrer les différents produits/services de l’entreprise.
- Fonctionnalités : Un formulaire de contact avec un système de validation des champs. Un système de newsletter pour informer les clients des dernières nouveautés de l’entreprise. Une section blog pour publier régulièrement des articles sur l’actualité de l’entreprise. Une intégration des réseaux sociaux de l’entreprise sur le site web.
Contraintes :
Respect de l’identité visuelle de l’entreprise.
- Le site web doit être responsive pour une utilisation sur mobiles et tablettes.
- Le site web doit être compatible avec les dernières versions des navigateurs internet les plus courants.
- Respect des délais de livraison.
- Le site web doit être facilement administrable par les équipes de l’entreprise pour la mise à jour régulière du contenu.
Budget : 17 000 euros
Ce cahier des charges peut être utilisé pour la réalisation d’une refonte de site web pour l’entreprise WEBCOOL. Il est important de personnaliser ce document en fonction des besoins et des attentes spécifiques de chaque entreprise pour assurer une refonte de site web réussie et efficace.
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