La gestion de projet est un art difficile. Articuler le rôle de chaque intervenant avec la réalisation de chaque activité relève parfois du casse-tête.
La matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) est un outil simple et pratique pour vous accompagner dans la gestion de projet. Cette méthode de conduite de projet se développe dans les années 1970 aux États-Unis.
Son atout réside dans l’intégration horizontale et verticale des parties prenantes d’un projet. Visuellement, vous êtes informé des rôles et des responsabilités de chaque intervenant, quel que soit son niveau d’implication.
L’instrument intègre les trois grandes dimensions de la conduite de projet : management, information et organisation.
La matrice RACI est un véritable tableau de synthèse. Il peut se combiner avec des outils de planification des tâches comme le diagramme de Gantt. Découvrez comment utiliser la matrice RACI en entreprise pour gagner en efficience. Apprenez son fonctionnement, ses avantages, sa mise en place et ses limites.
Plan de l'article
Définition et principes de la matrice RACI
La matrice RACI propose un modèle global de pilotage. Elle inscrit le projet dans son environnement direct et indirect. Utiliser cette approche développe l’intelligence collective en entreprise.
La matrice RACI : un outil d’information et de pilotage
La signification de l’acronyme RACI synthétise l’esprit de cet instrument de conduite de projet.
- R pour responsible : le réalisateur est celui qui accomplit la tâche.
- A pour accountable : l’approbateur a autorité pour valider une action en cours ou terminée.
- C pour consulted : le consulté est l’intervenant à consulter pour la réalisation d’une tâche.
- I pour informed : l’informé désigne tout acteur à informer de la réalisation.
Selon l’ampleur du projet, les acteurs peuvent désigner diverses entités : soit une personne, soit un service, soit une direction de l’entreprise.
Le modèle RASCI est un prolongement de cette approche. La lettre S désigne ici la fonction support : c’est une mission de soutien au réalisateur d’une tâche. Cet intervenant peut donc aider le réalisateur en cas de besoin. Désigné avant le début du projet, il a un rôle de renfort si la charge de travail a été sous-évaluée.
Les avantages et les bénéfices de la matrice RACI
La démarche d’organisation RACI intègre, d’une part, la vision verticale du projet, en incluant le processus de contrôle avec les rôles A et I. D’autre part, elle met en avant une vision horizontale élargie de l’expertise nécessaire avec les rôles C et R.
Avec cette approche, vous avez une conscience élargie des ressources potentielles pour la réussite d’un projet et la mise en place d’une To Do List efficiente. Vous pouvez voir les membres du projet comme l’équipe de France : les meilleurs joueurs de club réunis ensemble pour la victoire. Comme dans un schéma de jeu, les rôles et les missions de chacun sont bien définis. Le grand vainqueur, c’est la motivation.
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Gérer un projet avec la matrice RACI
Étape après étape, découvrez la mise en œuvre de la matrice RACI. Le processus répond aux facteurs clés de succès de la conduite de projet.
Le rôle central du chef de projet
Pour devenir un document de référence au même titre qu’une roadmap projet, la matrice doit respecter une méthodologie de création rigoureuse.
- L’idée du projet est émise par une entité (A). La direction d’un service exprime un besoin par exemple.
- Un chef de projet (R) est désigné pour la mise en œuvre potentielle de l’idée : un expert technique est pertinent par exemple.
- Après consultation et audit des ressources, la création du projet est validée.
- Le chef de projet choisit les intervenants (R, C) du projet et valide leur niveau d’implication lors d’une rencontre formelle.
- Il construit la matrice RACI. Il détermine avec sa hiérarchie de référence (A) les parties prenantes (I). Celles-ci doivent être informées de l’avancement du projet : le responsable hiérarchique de chaque intervenant, les entités impactées par la mise en œuvre du projet et les services administratifs concernés (direction commerciale, comptabilité et ressources humaines par exemple).
- Le partage de la matrice RACI est effectué auprès de tous les membres (R, A, C, I) de l’équipe projet.
Les activités et les tâches du projet
Le découpage des activités en tâches permet de déterminer et de suivre le rôle de chacun. Ainsi un intervenant R réalise une tâche sous la responsabilité d’un intervenant A. Un intervenant C donne un avis consultatif. La tâche est terminée. Les intervenants I sont informés de l’action réalisée.
Pour une utilisation optimale de la matrice RACI, vous devez tenir compte des règles suivantes.
- Assurez-vous de ne désigner qu’un seul rôle A. La responsabilité et le processus décisionnel reposent sur une seule entité, sur une seule personne ou sur un seul service.
- Rappelez aux acteurs C qu’ils n’ont qu’un avis consultatif. Ne dispersez pas la prise de décision.
- N’oubliez pas d’informer le responsable hiérarchique de chaque réalisateur R.
- Évitez de cumuler les rôles A et R pour ne pas être juge et partie.
- Le chef de projet n’est pas corvéable à merci. La force d’un projet, c’est l’équipe !
La matrice RACI en action
Choisissons l’exemple d’un projet de mise en œuvre d’un nouveau logiciel de CRM (customer relationship management) pour le service commercial d’un organisme de formation à distance.
Mise en œuvre de la matrice RACI ligne par ligne
Le projet est validé. Les décisions de répartition des tâches et des responsabilités ont été prises. Un chef de projet a été nommé au sein du service informatique. Les intervenants sont le service commercial, l’informatique, le marketing, , la formation, la direction générale et le service comptabilité.
Il s’agit maintenant de construire la matrice RACI. Elle se présente sous la forme d’un tableau à double entrée. Horizontalement, chaque ligne représente une tâche à réaliser.
Les tâches sont regroupées par ensemble chronologique cohérent :
- tâches liées à l’élaboration du cahier des charges et au choix du prestataire ;
- tâches liées à l’intégration du logiciel CRM et aux tests ;
- tâches en lien avec la formation à l’utilisation du CRM ;
- tâches de suivi et d’ajustements.
Les colonnes désignent les différents acteurs concernés par la mise en place du logiciel. Puis, dans chacune des cases du tableau, la responsabilité de chacun selon la tâche est indiquée avec un R, un A, un C ou un I. La matrice devient le document de référence du projet. Cette feuille de route est envoyée à tous les acteurs.
Modèle de matrice RACI à télécharger
Le suivi de projet avec la matrice RACI
Le déroulement de chaque action peut se concevoir de la manière suivante selon chaque famille de tâches :
- Le service commercial (A) est à l’initiative du projet. Il veille à l’élaboration du cahier des charges par le chef de projet (R) en tenant compte des impératifs budgétaires du service comptabilité (C). La direction générale (I) et la formation (I) sont informées de chaque avancée.
- Le service informatique (R) procède à l’intégration du logiciel sous le contrôle du responsable de projet (A). Le service commercial (C) est consulté pour les validations intermédiaires. La formation (I) est prévenue de l’avancement des travaux.
- Encadrée par le responsable de projet (A), la formation (R) forme les utilisateurs du logiciel. Le service commercial (I) est informé du démarrage et de l’achèvement de cette phase.
- Le service commercial (C) fait son premier retour d’expérience après un mois d’utilisation. Le chef de projet (A) demande des ajustements au service informatique. La direction générale (I) est avertie de la fin de l’intégration du CRM. Clap de fin, les membres de l’équipe projet célèbrent leur succès.
Les limites de la matrice RACI en gestion de projet
La matrice RACI est conçue pour gérer des projets complexes à multiples intervenants. Née aux États-Unis, elle est rapidement devenue populaire dans le monde entier. Aujourd’hui, le développement des technologies de l’information bouscule sa suprématie.
La matrice RACI est centrée sur la communication
Parmi les différents outils dédiés à la conduite de projet, la matrice RACI présente les défauts de ses qualités : la simplicité et la visualisation. En effet, l’impact de la matrice RACI repose sur la compréhension commune rapide du déroulement d’un projet. La matrice ne doit donc pas ressembler à une usine à gaz. Elle ne comporte que les informations essentielles : tâche, activité, acteur, rôle.
Les évolutions de la matrice RACI et de son modèle
Les critiques du modèle RACI portent ainsi sur les informations manquantes : les temps d’exécution, les dates butoir, les sous-tâches et les microtâches. Cela explique la proposition de solutions des sociétés de services informatiques : intégrer la matrice à une solution logicielle complète de pilotage de projet.
L’automatisation de certaines fonctionnalités de la matrice devient possible : mise à jour instantanée de l’état d’avancement, envoi automatique des mails d’information et option d’alerte en cas de retard. Les versions mobiles se développent également pour répondre aux enjeux de l’internationalisation des projets.
La matrice RACI est un support pertinent pour la conduite de vos projets. Elle soutient une vision claire des rôles, activités et tâches de tous les acteurs concernés. Sa grande force réside dans l’intégration de toutes les composantes de l’entreprise : management, équipe projet et service supports.
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