333 milliards. C’est le nombre de mails envoyés chaque jour à travers le monde en 2022 selon un rapport The Radicati Group, spécialisé en études de marché.
Servant de nombreux objectifs stratégiques ou purement relationnels, l’e-mail est aujourd’hui l’outil de communication le plus utilisé dans le monde professionnel.
Si de nombreuses règles régissent la rédaction et l’envoi d’un e-mail, de trop fréquentes erreurs surviennent, pouvant mettre à mal la crédibilité et la réputation de la personne qui en est à l’initiative.
Alors comment s’assurer de ne pas commettre d’impairs et de soigner ses échanges numériques professionnels ? Entre astuces de mise en forme, bonnes pratiques de base et techniques imparables pour un écrit 100% gagnant, MerciApp vous livre ici 10 conseils infaillibles pour améliorer votre communication par e-mail !
Table des matières
1. Un objet clair, net et précis
Précision et concision sont les maîtres mots à retenir lorsque vous vous attelez à la lourde tâche de rédiger l’objet de votre e-mail ! Pourquoi donc nous direz-vous ? Eh bien tout simplement parce que c’est la première chose que les destinataires découvrent de votre e-mail, bien avant son ouverture !
Il était donc évident que nous commencions notre top 10 des bonnes astuces par ce point. Saviez-vous qu’un objet personnalisé, accrocheur et mûrement réfléchi attire davantage l’œil et optimise les chances que votre mail soit consulté ?
Remarque :
Une étude Yesware datant de 2021 avance même qu’inclure des données chiffrées dans un objet de mail permettrait de doubler son taux d’ouverture !
Bien sûr, votre objet doit être le reflet du contenu de votre mail. Inutile donc de faire une promesse que vous ne tiendrez pas comme “10 techniques pour doubler votre CA en 2 ans” pour un mail de relance ou l’envoi d’une newsletter !
Le but de votre mail doit être clairement et distinctement énoncé dans votre objet afin que le lecteur sache exactement de quoi il en retourne et choisisse de prioriser (ou non) son ouverture.
Pour être assuré de faire mouche auprès de vos destinataires, suivez ces quelques règles de rédaction :
- Préférez les verbes d’action comme “téléchargez”, “consultez” ou encore “augmentez” pour inciter votre lecteur à matérialiser un acte d’achat ;
- Insérez le nom et le prénom du destinataire dans l’objet de votre mail. Ainsi, votre lecteur saura avec certitude que ce mail lui est adressé et qu’il est personnalisé ;
- Ne rédigez pas d’objet trop long, idéalement entre 5 et sept mots ;
- Ajoutez si nécessaire des informations sur votre offre ou sur l’objectif de votre communication.
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2. Le ton : personnalisez vos mails à vos interlocuteurs
Informel, décontracté ou très cordial : vous ne savez pas quel ton adopter dans vos échanges par mail ? Le tout est d’assurer un savant équilibre entre professionnalisme et proximité tout en évitant de tomber dans les familiarités !
Pour ce faire, rien de plus simple, il suffit de faire des listes de contacts et de répartir vos interlocuteurs : nouveaux clients, clients fidèles, prospects, etc. De cette segmentation découle le degré de formalité que vous pourrez adopter !
Par exemple, un client que vous connaissez bien, avec lequel vous vous permettez quelques digressions (réciproquement) par message électronique sera tout à fait à l’aise avec un “Comment allez-vous ?” ou un “Avez-vous passé un bon week-end ?” quand un contact lambda avec lequel vous parlez pour la première fois prendra très mal cette curiosité malvenue.
La langue française recèle pléthore de formulations toutes faites pour coller à chaque situation et typologie de contacts alors donnez-vous en à coeur joie :
- Privilégiez les phrases de politesse classiques pour les salutations ou la prise de congés comme “Bonjour” “Bien à vous” “Je sous souhaite une excellente soirée/journée”
- Adressez-vous à votre interlocuteur par son nom ou son titre : “Cher Monsieur X”, “Madame la directrice des Ressources humaines” ;
- Ne mettez pas la pression et évitez les formulations type “Merci de me faire un retour rapide” ou “Pouvez-vous me répondre rapidement” et préférez “Dans l’attente de votre retour” ;
- Donnez plusieurs possibilités de recontact/rappel à votre interlocuteur par exemple “Je vous propose un entretien le jeudi 23 novembre ou le lundi 27 novembre” ou encore “Si vous le souhaitez, vous pouvez me contacter par téléphone”.
3. Déterminez l’objectif de votre mail
Avant de vous attaquer à la rédaction du corps de votre e-mail, il est nécessaire de vous demander ce que vous en attendez, quel est votre objectif et pour quelles raisons envoyez-vous cette communication à vos contacts ? :
- Fidéliser vos clients ;
- Lancer une nouvelle campagne de promotion, de lancement ou communiquer sur un événement de votre entreprise ;
- Collecter des données client avec une stratégie d’email marketing par exemple.
C’est en déterminant son objectif principal que vous éviterez de commettre des erreurs dans votre mail de prospection ou de prise de contact, notamment dans la façon de vous adresser à votre lecteur et dans le message transmis.
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4. Soigner le fond…
Il n’y a rien de pire qu’un long mail qui ne dit rien ou à l’inverse qu’un mail trop succinct qui mériterait des approfondissements. Pour éviter de tomber dans l’un ou l’autre de ces écueils dans la transmission de vos messages, vous pouvez vous appuyer sur la méthode QQOQCP.
Si cette technique est davantage utilisée dans la gestion de projet, elle peut aussi vous aider à soigner le fond de vos communications par e-mail :
- Quoi: que demandez-vous ou attendez-vous de ce mail, quel est votre objectif ? ;
- Qui: qui est à l’initiative du mail (vous dans ce cas) et à qui vous adressez-vous ? ;
- Où : dans quel endroit se tiendra la réunion ou sur quel site trouver tel ou tel produit ? ;
- Quand : dans quel délai la personne doit vous recontacter ou encore dans combien de temps pensez-vous résoudre le problème ? ;
- Comment: comment voulez-vous que le destinataire du mail réagisse ou par quel biais souhaitez-vous être recontacté ? ;
- Pourquoi: quelle est la valeur ajoutée de votre entreprise ou pourquoi le client doit vous faire confiance à vous et non à la concurrence ?
N’oubliez pas que la précision est votre meilleure alliée. En étant clair, vous limiterez les relances client ou les demandes d’informations complémentaires.
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5. …mais aussi la forme
À l’instar des lettres, les e-mails possèdent eux aussi leurs propres règles de mise en forme qu’il convient d’observer :
- Faites de petits paragraphes pour éviter un effet compact, indigeste et désagréable à lire ;
- Ne tergiversez pas et allez droit au but en explicitant directement l’objet de votre communication ;
- Variez la mise en forme : mots importants en gras ou soulignés, taille de police différente pour les CTA, couleur si souhaité ;
- Insérez des images pour diversifier le contenu ;
- Ne mettez pas de mots en majuscules, cela peut être interprété comme une agression ;
- Usez sans abuser de la ponctuation pour rythmer votre texte ;
- N’utilisez pas d’abréviations, certaines personnes peuvent ne pas les comprendre.
6. Soigner sa prise de congés
Pour une prise de congés en bonne et due forme, tentez d’innover ! Les sempiternelles “Cordialement”, “Bien cordialement” ou encore “Salutation distinguées” sont classés parmi les plus mauvais élèves au regard du taux de réponse qu’ils génèrent.
À l’inverse, recentrer l’échange en fin de mail sur votre interlocuteur en le remerciant de son attention est une technique de plus en plus plébiscitée et qui remporte tous les suffrages.
Pensez à garnir vos envois d’un chaleureux “Merci”, “En vous remerciant” ou encore “Bien à vous” pour faire la différence et garantir des échanges constructifs à l’avenir.
7. Une signature en bonne et due forme
On ne saurait sciemment envoyer une lettre sans la signer, il en va de même pour le courrier électronique !
Votre signature doit être soignée et complète. Faites-y figurer toutes les mentions utiles pour être recontacté et identifié :
- Votre nom et prénom ;
- Le poste occupé dans l’entreprise ;
- L’adresse éventuelle de votre bureau ;
- Votre numéro de téléphone ;
- Le nom de la société pour laquelle vous travaillez.
Remarque :
Des éléments graphiques propres à l’entreprise peuvent être ajoutés comme le logo.
Pour renforcer l’image de marque et la cohérence globale de la communication de votre entreprise pensez à uniformiser la signature de mail de vos collaborateurs.
Une signature uniforme transmet une impression de professionnalisme et établie une identité d’entreprise forte.
Parallèlement, l’ajout d’un bandeau de communication en pied de signature est un outil efficace pour diffuser des informations importantes, promotions ou événements.
Cela optimise la visibilité des messages clés et renforce l’impact global des communications sortantes en contribuant à une expérience client plus homogène et mémorable.
8. Orthographe et grammaire : faites-en vos alliés !
Pour améliorer la communication par e-mail, il est indispensable de soigner votre orthographe et votre grammaire. Une maîtrise de la langue française approximative voire insuffisante ne saurait que vous desservir.
Vous n’êtes pas à l’aise à l’écrit et peinez à constituer des écrits infaillibles ? Vous êtes chanceux, nous avons l’outil qu’il vous faut !
Des e-mails sans fautes grâce à MerciApp
Profitez de la rédaction d’e-mails réinventée avec MerciApp, grâce à son autocorrection intelligente opérant en temps réel. Cette fonctionnalité dépasse le cadre de la correction linguistique pour faciliter une écriture rapide, fluide et sans tracas.
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Ajouter à Edge 9. Se relire : indispensable pour éradiquer les coquilles
Après la phase de correction, vient celle de la relecture ! Relire une dernière fois votre e-mail permet de vous assurer que vous n’avez rien oublié dans les informations transmises, d’une part, mais également qu’il ne manque pas d’élément comme une pièce jointe.
Nous avons tous en tête l’exemple type de mail indiquant “vous trouverez en pièce jointe le document” et le moment de solitude qui succède l’envoi lorsque l’on se rend compte qu’on a oublié de la joindre !
La relecture peut ainsi être votre meilleure chance d’envoyer un mail parfait, dès la première tentative et d’éviter les répétitions de mots ou les coquilles.
10. Penser à la périodicité d’envoi et la fréquence
Selon le domaine d’activité qui est le vôtre, savoir quand envoyer une campagne d’emailing n’est pas chose aisée.
En règle générale, évitez les envois en début ou en fin de semaine, qui sont des périodes généralement très chargées : le lundi étant souvent réservé aux réunions d’équipe et le vendredi aux remises de travaux ou à l’achèvement de tâches diverses.
Il est également recommandé d’adresser vos e-mails en fin de matinée ou en début d’après-midi, avant ou juste après la pause déjeuner, qui sont deux créneaux où vos lecteurs sont davantage concentrés et à même de prendre connaissance de vos messages.
Remarque :
Concernant la fréquence d’envoi, si les relances sont tolérables, pensez à ne pas en abuser, sauf si l’urgence de la situation le nécessite.
Grâce à nos 10 astuces infaillibles, améliorer votre communication par e-mail est désormais à votre portée, ne brûlez pas les étapes, vous avez trop à y gagner…mais surtout à y perdre !
11. Soyez prudent dans la manifestation de vos émotions
La prudence dans la manifestation de vos émotions lors de la communication professionnelle par e-mail est importante pour maintenir un environnement de travail respectueux et efficace. Les e-mails, dépourvus du langage corporel et du ton de la voix présents dans les interactions en personne, peuvent facilement prêter à confusion ou à interprétation erronée.
Si vous recevez un e-mail qui suscite en vous une réaction émotionnelle forte, prenez le temps de vous calmer avant de répondre. Une pause permet de réfléchir de manière plus objective et de formuler une réponse réfléchie qui ne sera pas regrettée par la suite.
12. Les émojis
Les e-mails peinent à transmettre les nuances émotionnelles qui sont naturellement présentes dans les conversations en face-à-face ou téléphoniques. Des messages intentionnellement positifs peuvent être perçus comme étant neutres, et les neutres, perçus négativement.
Dans ce cadre, il peut être intéressant d’ajouter des émojis à vos communications par e-mail. Mais il faut prendre en compte la nature de la relation avec votre interlocuteur pour cela.
Attention à utiliser les émojis avec parcimonie et pertinence sous peine de rendre votre message incompréhensible.
13. Évitez l’usage de majuscules inutiles et de points d’exclamation
L’utilisation excessive de majuscules ou de points d’exclamation peut donner une tonalité indésirable à votre communication.
Les majuscules, lorsqu’elles sont utilisées de manière excessive ou sans nécessité, peuvent être interprétées comme une forme de cri ou d’agressivité. Même si l’intention peut être de mettre l’accent sur certaines parties du message ou d’exprimer une émotion forte, cela peut donner l’impression d’une confrontation plutôt que d’une communication constructive.
Les points d’exclamation lorsqu’ils sont trop utilisés peuvent conférer une tonalité émotionnelle excessive à votre message. Ils peuvent être perçus comme une tentative de forcer l’enthousiasme, l’accord, ou comme une forme d’impératif, poussant le destinataire à réagir d’une certaine manière.
14. Faire attention à la qualité de ses pièces jointes
Lors de l’envoi d’e-mails avec pièces jointes, assurez-vous que ces dernières sont bien organisées. Utilisez des intitulés précis et appropriés pour faciliter le travail de votre interlocuteur, et optez pour une solution de stockage en ligne pour les gros fichiers.
Si vos pièces jointes dépassent 25 Mo, optez pour l’utilisation des services de stockage en ligne. En partageant un lien vers le fichier stocké dans le cloud, vous offrez à votre destinataire la possibilité de télécharger le document à son rythme, sans affecter négativement la capacité de sa boîte mail.
15. Soyez concis
La longueur de votre courriel joue un rôle important dans son efficacité. Dans un contexte où les individus font face à un flot continu d’informations et de messages, les courriels longs et chargés peuvent vite devenir rébarbatifs. Ils risquent non seulement de perdre l’intérêt du lecteur, mais peuvent aussi être perçus comme peu adaptés ou professionnels.
L’art de la rédaction d’e-mails repose sur l’équilibre entre la pertinence du contenu et sa concision. L’objectif étant de garantir la clarté du message et maximiser les chances d’engagement.
16. Personnalisez de manière équilibrée
L’ajustement du niveau de personnalisation dans un e-mail dépend largement du contexte, du profil du destinataire et de votre relation avec celui-ci.
Ajoutez une touche personnelle à votre courriel si vous connaissez bien le destinataire. Si ce n’est pas le cas, ou si le contexte exige un ton plus formel, il est préférable de rester neutre dans votre approche.
L’objectif visé par l’e-mail détermine aussi son degré de personnalisation. Mentionner le prénom des prospects dans un email marketing peut le rendre plus captivant. Mais la personnalisation appliquée à des communications professionnelles formelles peut être perçue comme un manque de respect.
Choisir l’outil parfait pour vos newsletters
La diffusion de newsletters est un élément central de la communication en ligne pour de nombreuses entreprises et organisations. La capacité à créer et à envoyer des newsletters de manière efficace est cruciale pour atteindre et engager votre public cible.
Aujourd’hui, il existe de nombreuses options de logiciels pour la création et l’envoi d’une newsletter, et il peut être difficile de choisir la meilleure solution, en particulier si vous recherchez des options gratuites.
Pour réaliser le bon choix, il vous faudra étudier vos besoins au préalable. De cette manière, avant même de vous lancer dans la recherche de l’outil qui vous convient vous aurez déjà une idée des fonctionnalités qui vous sont nécessaires.
Aidez vos amis à parfaire leur français
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