En entreprise comme dans le milieu associatif, il n’est pas rare d’organiser des réunions de travail qui rassemblent les membres de l’organisation. L’objectif : faire le point sur les projets existants et à venir, évoquer les éventuelles difficultés rencontrées et proposer différentes pistes de réflexion, le tout en suivant un ordre du jour établi au préalable.
À l’issue de ces réunions, les participants peuvent recevoir un compte-rendu écrit par une personne définie. À quoi ce document sert-il ? Comment bien le rédiger ? Découvrez ici les techniques indispensables pour un compte-rendu clair et pertinent.
Table des matières
Quelle est l’utilité du compte-rendu ?
Suivi de projet, traçabilité des informations, retranscription des échanges effectués à l’oral : le compte-rendu revêt une importance capitale sur de nombreux aspects.
Un document de référence
Rédigé par l’un des participants, le compte-rendu devient un document incontournable dès la réunion terminée. Il s’agit d’un résumé détaillé des discussions qui se sont déroulées selon l’ordre du jour. Ce texte permet aux personnes absentes de prendre connaissance des prises de décision et de l’avancée des différents points évoqués.
Le compte-rendu est également très utile aux personnes présentes lors de la réunion. Elles peuvent y retrouver des informations oubliées en cas de désaccord sur les actions à mettre en place ou sur les tâches confiées. En plus de représenter une archive importante pour la structure, le compte-rendu peut constituer une preuve solide.
Un texte pratique et formel
Outre son utilité administrative (et parfois juridique), le compte-rendu aide à structurer les réunions, puisqu’il découle d’un ordre du jour à suivre. Il permet de cadrer le travail à réaliser, grâce à une énumération exhaustive des actions à mener.
Transmis à toutes les parties prenantes de la réunion, ce document est à relire avant la réunion suivante. Il sera alors plus simple de cibler les progrès accomplis et les points à améliorer. Ainsi, le travail gagnera en clarté et en efficacité.
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Nos conseils pour rédiger un compte-rendu
La rédaction d’un compte-rendu exige de suivre une méthode rigoureuse. De cette manière, les lecteurs pourront se fier au document et retrouver aisément les informations dont ils ont besoin.
Prendre des notes
Pour un contenu précis et détaillé, il est indispensable de prendre des notes lors de la réunion. Sans cela, vous oublierez certainement des éléments essentiels, ce qui peut compromettre la fiabilité du compte-rendu. Ce dernier est à considérer comme un véritable aide-mémoire, auquel il sera possible de se référer plusieurs mois après la réunion.
Pour faciliter la prise de notes, vous pouvez utiliser :
- Un template préétabli.
- Des abréviations pour une plus grande rapidité d’écriture.
- Un outil d’enregistrement.
- Des méthodes reconnues : la méthode Cornell, le sketchnoting, le mind mapping, la méthode Tony Buzan, la méthode des quadrants, etc.
À vous d’opter pour la solution la plus adaptée à vos besoins et vos préférences !
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Impliquer l’ensemble des intervenants
Le compte-rendu peut indiquer le nom et les coordonnées des personnes présentes ou, si l’assemblée est trop importante, des intervenants notables.
En cas de besoin d’informations complémentaires sur le sujet abordé avec un intervenant en particulier, il sera alors possible de le contacter facilement.
Utiliser les bons outils
Comme nous l’avons évoqué précédemment pour la prise de notes, il existe de nombreux outils visant à aider la rédaction d’un compte-rendu.
Des logiciels de gestion de réunion ou d’enregistrement peuvent vous être utiles pour optimiser le déroulement de la réunion et en obtenir un résumé pertinent.
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La structure type d’un compte-rendu
Le contenu et le déroulement d’une réunion varient selon les caractéristiques de la structure qui l’organise (taille, type, secteur d’activité), le nombre de participants et, bien entendu, l’ordre du jour.
Mais il est possible de dégager une structure type de compte-rendu, à suivre et à adapter selon vos besoins et contraintes.
Cette structure est composée :
- D’un en-tête avec diverses informations (lieu, date et heure de la réunion, objet, noms des participants, etc).
- De l’ordre du jour détaillé.
- Des actions décidées et des responsabilités attribuées.
- D’un calendrier à respecter.
- Des questions soulevées.
- D’une conclusion.
Pour le rendre officiel, le compte-rendu doit être signé par la personne l’ayant rédigé, et par les personnes désignées responsables de la réunion (chef d’entreprise, président d’association, etc).
Remarque :
Le compte-rendu peut également être accompagné de documents annexes – graphiques, rapports budgétaires, etc – qui pourront illustrer et améliorer la compréhension de certains éléments abordés.
Les différents types de compte-rendu
On distingue trois principaux types de compte-rendu.
Le compte-rendu synthétique
Comme son nom l’indique, le compte-rendu synthétique résume les points essentiels abordés durant la réunion : suivi des actions, décisions prises, synthèse des principaux échanges.
Le compte-rendu analytique
À l’instar du compte-rendu synthétique, le compte-rendu analytique rassemble les points abordés, en y ajoutant un point de vue critique.
Le procès-verbal
Les termes de compte-rendu et de procès-verbal sont couramment utilisés pour désigner le même document. Ils n’ont cependant pas la même signification. Ainsi, le compte-rendu se définit comme un résumé détaillé des discussions, tandis que le procès-verbal est une retranscription exacte et exhaustive, et possède une valeur juridique.
Le type de compte-rendu à rédiger est à choisir selon la structure organisatrice de la réunion et de ses objectifs.
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Rédiger un compte-rendu : et après ?
Une fois la rédaction de votre texte terminée, il est vivement conseillé de procéder à une relecture attentive, mais aussi de le faire relire à d’autres personnes présentes à la réunion. Vous devez ensuite le faire valider par les responsables, avant de le diffuser à l’ensemble des parties prenantes (participants et absents) concernées par le projet.
Accessible à tout moment, le compte-rendu offre une totale transparence et permet la mise en place d’un travail collaboratif efficace et cohérent. À vos notes !
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