Le rapport d’étonnement, un outil stratégique pour votre entreprise

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5 minutes

Le rapport d’étonnement est un document de plus en plus utilisé lors d’un recrutement : l’entreprise invite le nouveau salarié à transcrire par écrit ses remarques et observations pendant sa période d’intégration, afin de bénéficier de son regard neuf et de trouver des pistes d’amélioration pour la société.

Ce nom poétique de “rapport d’étonnement” témoigne en effet de l‘intérêt que l’on peut trouver au sentiment d’étonnement : s’étonner, c’est avant tout prendre conscience des choses et venir les interroger.

Or, cette remise en question est bien ce qui peut parfois manquer au fonctionnement d’une entreprise, lorsque tous les collaborateurs sont au fait de la culture, des habitudes et processus en vigueur, jusqu’à ne plus en voir les points d’achoppement.

Autant alors tirer parti du regard nouveau, et même naïf, d’une nouvelle recrue !

Réaliser un rapport d’étonnement qui soit utile et concluant pour chacune des parties prenantes n’est pas si évident qu’il n’y paraît. De bonnes pratiques et une certaine rigueur sont nécessaires pour que celui-ci soit plus qu’un document supplémentaire et devienne un réel levier d’amélioration.

Découvrez dans cet article comment en faire un outil de performance stratégique et efficace pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Parmi les nouvelles pratiques managériales, le rapport d’étonnement se démarque par son aspect participatif. Ce rapport est en effet à l’initiative de l’entreprise, mais doit être rempli par un nouveau collaborateur dès son arrivée et les débuts de sa prise de fonction.

Le nouvel employé a pour mission de prendre en notes ce qu’il remarque et ce qui l’étonne de manière positive ou négative au sein de l’entreprise, dans l’idée d’en faire un retour critique et constructif à ses supérieurs. Toute l’organisation de l’entreprise est concernée :

  • L’accueil et l’onboarding des collaborateurs ;
  • La communication ;
  • Le management ;
  • L’environnement de travail ;
  • Les valeurs de l’entreprise.

Il pourra souligner les dysfonctionnements qu’il a remarqués et proposer des pistes d’amélioration. La direction des ressources humaines, le manager direct ou même la direction générale peuvent être concernés par ce rapport et ses conclusions.

L’idée est de profiter de la fraîcheur des nouveaux arrivants et de leur point de vue objectif : il est donc important d’instaurer cet outil dès l’embauche du salarié qui pourra, quant à lui, commencer la prise de notes rapidement.

Le rapport d’étonnement peut même l’inviter à revenir sur le processus de recrutement. Le collaborateur apporte ainsi un feedback des plus révélateurs sur l’entreprise, qu’il sera plus difficile d’obtenir par la suite.

Passé la période d’intégration, les individus sont familiarisés aux pratiques et aux habitudes du groupe et ne peuvent plus avoir cette même perception des premiers instants.

Si les conclusions du rapport d’étonnement peuvent être rendues à l’oral ou à l’écrit, on ne saurait que trop vous conseiller de le consigner par écrit. Cela permet d’éviter les oublis et de faire une mise à jour régulière du rapport plus aisément. Pour une rédaction sans fausse note, vous pouvez vous appuyer sur un correcteur de faute d’orthographe comme MerciApp.

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Pourquoi un rapport d’étonnement ?

Un rapport d’étonnement apporte de nombreux avantages aux deux parties.

Du côté des entreprises, le rapport d’étonnement a été adopté pour son utilité en termes de management et de performance. En fonction de la pertinence des remarques, il peut servir le diagnostic interne de l’entreprise.

Pour le salarié, le rapport d’étonnement peut servir ses intérêts, car celui-ci va plus rapidement s’adapter et prouver ses compétences et sa valeur à l’entreprise qu’il vient d’intégrer.

Pour le management et les ressources humaines

En termes de management, l’intérêt premier est de participer à la bonne intégration des nouvelles recrues grâce à un dispositif qui les implique directement et qui puisse les valoriser.

Confier une telle mission témoigne de l’estime que l’on porte au nouveau collaborateur : cela l’incitera sans aucun doute à s’engager et à s’impliquer dès sa prise de poste.

Avec le rapport d’étonnement, on permet un onboarding rapide du salarié, c’est-à-dire un embarquement efficace à bord de ce grand bateau qu’est l’entreprise avec tous ses projets et ses missions, et ce, dès la période d’essai : c’est autant de temps gagné pour la société !

Enfin, le rapport d’étonnement concerne tous les rouages d’une organisation ou d’une entreprise, y compris les relations internes, les liens avec la hiérarchie, la communication.

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Pour améliorer la performance d’une entreprise

L’intérêt du rapport d’étonnement pour un employeur est d’avoir l’opportunité de remettre en question le fonctionnement de l’entreprise et d’en percevoir les forces et les faiblesses.

Les forces identifiées seront à même d’être développées, voire renforcées. Elles pourront être étendues à d’autres secteurs dans le cas d’un outil ou d’une stratégie.

Les faiblesses une fois soulevées pourront être réévaluées : l’ensemble des collaborateurs pourra se pencher sur des solutions et des remédiations. Réfléchir sur ces points permettra à l’entreprise d’améliorer ses performances et sa productivité !

Solliciter un rapport d’étonnement sous-entend également de demander à son rédacteur de proposer des pistes d’amélioration : des idées innovantes peuvent voir le jour et être applicable dans le cadre d’un plan d’action.

Pour le nouveau salarié

Les nouveaux employés cherchent avant tout à s’intégrer et à se faire bien voir au sein de leur nouvel environnement de travail. Le rapport d’étonnement permet en ce sens une intégration efficace et valorisante.

Puisqu’il doit prendre en note ses impressions, le collaborateur devra poser des questions et s’intéresser à l’entreprise et à son organisation : rien de tel pour connaître sa société rapidement !

Les autres individus, salariés ou employeurs, connaissant le processus en cours pourront facilement identifier la nouvelle recrue.

Enfin, cette place est valorisante, puisqu’on prend en compte la parole du salarié, jugée utile et de qualité. On instaure donc une dynamique positive : l’implication et l’engagement du salarié n’en seront que meilleurs.

Mis en valeur par cette place de choix, le collaborateur pourra briller par ses idées de remédiation !

Attention cependant :

la rédaction d’un rapport d’étonnement prend du temps. Il faudra s’assurer que le collaborateur soit assez organisé pour ne pas négliger son poste et ses missions.

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À quoi faire attention ?

Si un rapport d’étonnement consiste à répertorier ce qui étonne et peut en cela paraître simplissime, faire en sorte qu’il soit utile et véritablement intéressant n’est pas chose aisée.

En tant que directeur des ressources humaines ou manager, vous devrez faire attention à plusieurs points :

  • L’engagement des deux parties : il est nécessaire qu’un employeur et un employé concernés par le rapport d’étonnement croient au processus et à ses avantages. Si on le fait parce qu’on s’y sent obligé ou pour faire semblant, cela n’a aucun intérêt ! ;
  • L’investissement : le salarié doit jouer le jeu, c’est-à-dire écrire régulièrement et spontanément.
  • L’écoute : le supérieur doit, quant à lui, être prêt à écouter les retours et avoir à l’esprit les suites du projet, c’est-à-dire ce qu’il compte faire des remarques et améliorations suggérées. Si c’est un rapport qu’on met dans un placard, encore une fois, c’est inutile ;
  • La franchise : le collaborateur doit pouvoir parler librement. Pour cela, on doit lui assurer qu’il a l’espace et la sécurité de le faire, qu’il n’y aura pas de retombées négatives et qu’on compte sur son honnêteté. Même s’il doit bien sûr faire preuve de tact, politesse et diplomatie…

Comment demander et tirer profit d’un rapport d’étonnement ?

Vous souhaitez demander un rapport d’étonnement à une nouvelle recrue ? Voici quelques pratiques à adopter :

  1. Fixez la durée du rapport d’étonnement et la date du rendu dès le début : généralement, l’expérience dure entre 1 et 3 mois. On vous conseille de ne pas choisir une période trop longue : au bout de 2 mois, les nouveaux arrivants commencent à assimiler les habitudes et la culture de l’entreprise et deviennent moins objectifs ;
  2. Organisez un retour : Dès la mise en place du projet, prévoyez un rendez-vous consacré au compte rendu du rapport d’étonnement. En effet, avoir une date butoir permet de fixer une limite à l’écriture et au processus : le collaborateur n’en sera que plus efficace et plus concerné par cette mission ;‍
  3. Écoutez le collaborateur : en tant que supérieur et demandeur du rapport, vous avez une obligation de recul sur ce que dit le collaborateur, en positif ou en négatif. Vous devez être à l’écoute, le rassurer si besoin, et montrer que vous prenez en compte ses remarques.

Comment rédiger un rapport d’étonnement ?

On vous a demandé de rédiger un rapport d’étonnement ?

Nous vous livrons quelques conseils :

  1. Commencez à prendre des notes dès votre prise de poste : vos idées n’en seront que plus fraîches et plus spontanées, donc plus intéressantes ;‍
  2. Privilégiez l’écrit : notez tout au fur et à mesure, mais à la fin synthétisez vos notes dans un travail rédigé. Votre rapport ne doit pas être un écrit-fleuve : 2 à 3 pages synthétiques et efficaces seront suffisantes ;‍
  3. Organisez votre travail avec une trame distinguant les différentes étapes : recrutement, accueil, prise de poste, valeurs de l’entreprise, communication, etc. ;‍
  4. Utilisez des éléments de réponse que vous reprendrez pour chaque étape (ce qui m’a étonné/surpris/déçu, etc.), tout en gardant des espaces de rédaction plus libres ;‍
  5. Soyez franc et direct, mais aussi poli et diplomate ! Ne vous empêchez pas de dire quoi que ce soit dans le fond tout en ménageant votre interlocuteur ;‍
  6. Soignez la forme : le style et l’orthographe sont des éléments majeurs de votre rapport. N’oubliez pas que votre employeur évalue également vos compétences rédactionnelles grâce à cet écrit ! Aidez-vous de MerciApp pour ne laisser aucune faute gênante.

Exemple : modèle de rapport d’étonnement

RAPPORT D’ÉTONNEMENT

NOM DU RÉDACTEUR :

INTITULÉ DU POSTE :

DATE DE PRISE DE FONCTION :

MANAGER / SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE :

-> Processus de recrutement

Ce qui m’a plu :

Ce que j’ai trouvé performant :

Ce qui m’a étonné :

Ce qui m’a troublé :

Remarques libres :

-> Accueil au sein de l’entreprise :

Ce qui m’a plu :

Ce que j’ai trouvé performant :

Ce qui m’a étonné :

Ce qui m’a troublé :

Remarques libres :

-> Accueil au sein de l’équipe :

Ce qui m’a plu :

Ce que j’ai trouvé performant :

Ce qui m’a étonné :

Ce qui m’a troublé :

Remarques libres :

-> Communication interne :

Ce qui m’a plu :

Ce que j’ai trouvé performant :

Ce qui m’a étonné :

Ce qui m’a troublé :

Remarques libres :

-> Relations avec la hiérarchie :

Ce qui m’a plu :

Ce que j’ai trouvé performant :

Ce qui m’a étonné :

Ce qui m’a troublé :

Remarques libres :

-> Organisation :

Ce qui m’a plu :

Ce que j’ai trouvé performant :

Ce qui m’a étonné :

Ce qui m’a troublé :

Remarques libres :

-> Infrastructures et environnement de travail :

Ce qui m’a plu :

Ce que j’ai trouvé performant :

Ce qui m’a étonné :

Ce qui m’a troublé :

Remarques libres :

-> Valeurs de l’entreprise :

Ce qui m’a plu :

Ce que j’ai trouvé performant :

Ce qui m’a étonné :

Ce qui m’a troublé :

Remarques libres :

-> Communication externe et rayonnement de l’entreprise/ image de marque :

Ce qui m’a plu :

Ce que j’ai trouvé performant :

Ce qui m’a étonné :

Ce qui m’a troublé :

Remarques libres :

-> Incompréhensions éventuelles :

-> Pistes d’amélioration / Idées :

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Avatar de l'auteur Arnaud Robert-Gorsse

Baignant depuis des années dans un univers mêlant la technologie et le web-marketing au monde des startups, je me suis pris de passion pour l’analyse de données et la mise en place de stratégies d’acquisition d’envergure. J’ai rejoint MerciApp en 2021 en tant que Head of Growth pour participer pleinement à l’expansion d’un produit innovant grâce à une stratégie de croissance multicanale.