Que vous le fassiez par courrier électronique ou par lettre, il existe certaines recommandations à suivre avant de relancer un client. Notez que certains de ces conseils permettront d’optimiser le règlement d’une facture impayée. De plus, ils pérennisent la mise en place d’un plan de recouvrement avec l’entreprise.
En cas de retard répété, il est important de faire preuve de fermeté concernant le paiement de la somme due. Ces envois successifs établissent une gradation dans la relation avec l’entreprise cliente.
Comment effectuer une relance client propice au paiement du montant attendu, tout en conservant une approche professionnelle ?
Plan de l'article
Conseils sur le délai d’envoi d’une relance client
La gestion d’une procédure de recouvrement ne doit pas être prise à la légère.
Relancer un prospect s’effectue à travers un plan en plusieurs étapes. Les entreprises responsables d’un défaut de paiement doivent être conscientes du préjudice dans la trésorerie de leur partenaire commercial.
Comment optimiser l’envoi d’une relance client ? Intéressons-nous ensemble à quelques pistes :
Faut-il relancer un prospect partenaire avant la date échue ?
La procédure d’une relance client ne doit pas attendre le dépassement d’un délai pour être entamée.
Comme le dit l’adage : mieux vaut prévenir que guérir. Une première relance peut rappeler une facture impayée en suspens. Quelques jours avant l’échéance, celle-ci valorise une communication saine.
Un mail de relance, rédigé sur un ton cordial, peut être envoyé une semaine avant la date de règlement attendue. Cette procédure a plusieurs effets positifs sur le partenariat commercial. Relancer le prospect lui permet de ne pas avoir à planifier lui-même un rappel.
De plus, le client peut alors vous solliciter en cas de problème. Cette gestion des relances lui permet d’évoquer d’éventuelles difficultés financières pour le paiement d’une facture.
Libre à vous de trouver une solution à l’amiable pour le règlement des créances. Il peut s’agir de la mise en place d’un plan d’échelonnement du paiement. Pareille procédure amiable consolide votre relation client.
Optimiser la réponse à une première relance client en cas de retard sur l’échéance
La date de recouvrement du montant de la vente ou de l’activité consacrée est dépassée. Conformément au contrat liant les deux entreprises, l’envoi d’une relance client doit rappeler ce retard.
Les relances de cet acabit restent courtoises dans leur tonalité. Toutefois, elles font mention du préjudice financier subi par votre entreprise. Rappeler la situation des relances, en mentionnant une prévenance émise préalablement, est judicieux.
La conclusion peut évoquer la confiance en la bonne foi des clients concernés. Aborder un discours cordial et confiant, en dépit des circonstances, favorise le maintien d’une relation de vente apaisée pour un futur projet.
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Quels recours judiciaires évoquer dans un nouveau courrier de recouvrement ?
Vous en êtes désormais à la seconde relance client après l’échéance. Les impayés se ressentent sur la trésorerie. La comptabilité fait pression pour que vous recouvriez cette somme. Quels éléments communiquer à l’entreprise responsable du retard ?
D’emblée, le ton doit être plus ferme, sans ôter toute courtoisie ou formalisme à la lettre de recouvrement. Cette dernière évoque ainsi les détails du contrat : le montant du paiement attendu, l’échéance dépassée. Mentionnez les solutions se présentant à l’entreprise.
Un message évoquant un recours judiciaire peut avoir une influence dans la gestion de cette procédure. Une relance client de mise en demeure de règlement accélère ainsi les paiements attendus. En voici un exemple.
En dépit de nos relances, le montant attendu pour la régularisation de la facture [numéro de facture] n’a toujours pas été reçu par nos services.
Par la présente, nous vous mettons en demeure de régler cette somme de [montant attendu] euros. Celle-ci sera majorée du taux légal, en application de l’article 1 153 du Code civil. Les frais supplémentaires s’appliquent dès réception de ce courrier de mise en demeure.
Sur la fiche client de l’entreprise, n’oubliez pas la création d’un contentieux, pour suivi et rappel lors d’un hypothétique futur projet.
Que faire après le recouvrement d’une facture impayée ?
Une erreur traditionnelle est d’arrêter tout envoi de message après réception de la somme liée à la créance. Les relances client ont fait leur effet. La comptabilité et la trésorerie de votre entreprise sont soulagées. Il ne faut toutefois pas négliger un futur partenariat.
Émettre un mail ou une lettre de remerciement fait également partie de la gestion d’une relance client. Pareille procédure permet d’instaurer une communication saine et vertueuse avec l’entreprise cliente. La confiance réhabilitée, le partenaire fera de son mieux pour honorer le prochain délai de paiement.
Voici une formule de mail de remerciement pour régularisation de facture :
« Le [date du règlement], la somme de [montant attendu] a bien été reçue par [citer le moyen de paiement]. Nous vous remercions, et espérons pouvoir à nouveau travailler avec vous. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos sincères salutations« .
Les modèles et conseils pour la rédaction d’une relance client
La création d’un contentieux avec des clients est à éviter. Aussi, en cas de retards et d’impayés isolés ou répétés, mieux vaut disposer d’un modèle de plan d’action. Quels sont les éléments à garder en tête avant de relancer une entreprise ?
Modèle pour relancer un prospect en cas d’impayé
Voici un modèle de relance client en cas de facture impayée. Certains de ces éléments doivent être adaptés à votre interlocuteur, afin de créer une relation de confiance, éloignant la suspicion d’un message générique.
Objet : Date échue du règlement de la facture [numéro]
Madame / Monsieur [fonction et nom de l’interlocuteur],
Nous espérons que vous vous portez bien. Sauf erreur ou omission de notre part, à ce jour, la facture [numéro de facture] liée au travail de [nature de la prestation] et envoyée le [date d’envoi de la facture] n’a toujours pas été réglée.
L’échéance mentionnée sur la facture pour le règlement des [somme demandée] euros est désormais dépassée. Nous sommes soucieux qu’un problème ait pu retarder la régularisation de la facture. Si tel est le cas, n’hésitez pas à revenir vers nous afin que nous puissions en discuter.
Dans l’attente de vos nouvelles, je vous prie d’agréer, Madame / Monsieur, nos sincères salutations.
[Signature, fonction et nom de l’émetteur]
Prêtez attention à la maîtrise du français dans votre message de relance. Écorcher certains termes pourrait vous décrédibiliser auprès de votre interlocuteur. Utilisez un correcteur d’orthographe et de syntaxe pendant votre relecture pour prévenir toute erreur.
Le ton à privilégier dans un mail en cas de factures impayées
Une relance client n’est jamais effectuée de gaieté de cœur. En cas de factures impayées persistantes, ne laissez pas transparaître un semblant d’agacement ou de frustration.
Quel que soit le dépassement dans la date échue, l’entreprise émettrice de la lettre de recouvrement ne doit pas se départir d’un ton professionnel. Les clients responsables de ces retards peuvent constituer de futurs partenaires pour un prochain projet commercial.
En revanche, un ton professionnel n’exclut pas de la fermeté. La relance client peut ainsi mentionner les éventuels recours en cas de créance impayée. Après une mise en demeure, libre à vous de solliciter une solution judiciaire.
Faut-il passer par un logiciel pour générer une lettre de recouvrement ?
Bon nombre d’entreprises désireuses de recouvrer leurs créances sont tentées par l’utilisation d’un logiciel. Cependant, la création d’un message modèle envoyé pour le paiement d’une facture ne doit pas être trop générique. En ne s’adaptant pas à l’entreprise débitrice, cette solution peut empêcher tout règlement à l’amiable.
Un message automatisé en partie peut toutefois améliorer l’efficience de l’entreprise. Après la création d’un mail automatique, personnalisez certaines tournures. Prêtez ainsi attention au nom de l’interlocuteur et à sa fonction.
Ces deux éléments favorisent une relation de travail étroite et non générique. Adaptez ainsi le ton et les informations au prospect responsable du dépassement d’échéance.
Vérifier les informations présentes dans le message de relance client
La mise en place d’une relance client doit comporter des informations certifiées. Celles-ci permettent de s’assurer de la compréhension du préjudice lié à l’activité et à sa comptabilité. Les paiements des créances liées au projet concerné ne seront pas discutés par le prospect.
Une relance client doit ainsi évoquer :
- les numéros des factures concernées ;
- la date de l’envoi ;
- l’échéance auparavant considérée pour le recouvrement de la créance ;
- le prix de la facture ;
- d’éventuels frais de gestion liés au retard des paiements ;
- les coordonnées complètes du prospect.
Mieux vaut vérifier les renseignements présents sur les fiches des clients. Relancer une deuxième fois un partenaire débiteur peut ainsi conjointement s’effectuer par lettre et mail. Les adresses postales des entreprises sont vérifiables par une simple recherche sur internet.
Avec tous ces éléments en tête, la réponse du prospect ou du client ne devrait plus se faire attendre.
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