Vous avez surmonté la page blanche, vous avez corrigé attentivement vos fautes d’orthographe, vous avez fait mouche avec votre talent d’écrivain… voici venu le moment de conclure votre lettre. Mais comment ?
Si de nombreuses formules de politesse existent et que vous les connaissez sûrement, peut-être l’emploi précis de chacune d’entre elles vous semble-t-il un peu flou.
Or, la formule de politesse est capitale, puisqu’étant placée à la fin de la lettre, elle jouera un rôle important dans l’impression finale que vous laisserez à votre destinataire.
Que signifie chacune des expressions employées en formule de politesse, de la plus simple à la plus respectueuse, et comment bien la choisir ? Petit tour d’horizon pour devenir un as de la courtoisie par écrit.
Plan de l'article
Les formules de politesse ou le respect des conventions
Que l’on écrive un courrier administratif, professionnel, ou un courrier électronique, rien ne vaut de connaître les usages pour ne pas froisser son interlocuteur et pour que son message soit le mieux reçu possible.
Formule de politesse : fin de lettre ou de courrier
Si l’objectif premier des formules de politesse est de clôturer un courrier, celles-ci permettent également de faire preuve de respect envers son destinataire et de témoigner de notre connaissance des usages et des conventions.
En bref : vous dites beaucoup avec peu en utilisant une formule de politesse !
Avec une belle tournure et surtout un choix approprié, une formule de politesse adaptée vous permettra de briller à la fin de votre courrier. Celle-ci doit être établie en fonction :
- Du destinataire ;
- De la forme du courrier ;
- De son objet et contexte.
Par exemple, une lettre de remerciements ne va pas se terminer de la même façon qu’un mail ou qu’une lettre de motivation. Celle-ci peut par exemple appeler à l’action (“Dans l’attente de votre retour, je vous prie de recevoir…”) ou engager à quelque chose (“Restant à votre disposition pour tout entretien, je vous prie de croire…”).
On ne s’exprime pas à son supérieur hiérarchique de la même manière qu’à un collègue ou à un député. Des différences subtiles, mais non négligeables existent entre chacun des termes classiquement employés… qui peuvent parfois être galvaudés. Heureusement, le correcteur intelligent MerciApp vous aide à faire le point !
Revenons donc en détail sur toutes les pratiques et bons usages. Première règle : on ne termine pas un mail de la même façon qu’une lettre. Les deux formats sont différents et ont chacun leurs pratiques respectives.
Formules pour la fin d’un courrier électronique
Les formules de politesse en usage à la fin d’un mail sont beaucoup plus brèves que celles employées pour un document papier (ou en version fichier), en accord avec le format plus court d’un email.
Faire usage de formules longues (telles que “Veuillez agréer, Madame, Monsieur…”) risquerait de paraître ampoulé et décalé par rapport à votre email (aussi valable lorsque vous rédigez un email professionnel).
Vous pouvez ainsi employer sans scrupule :
- Cordialement : le plus classique et répandu, vous ne risquez pas de vous tromper ;
- Bien cordialement : si vous souhaitez marquer un peu plus de déférence ;
- Sincèrement : affirme davantage de proximité avec votre destinataire ;
- Bien à vous/toi : uniquement pour un égal ou un inférieur, jamais à un supérieur !
- Sincères salutations/ Salutations respectueuses : marque davantage de respect et est plus soutenue, mais assez brève pour être employée dans un mail. L’équilibre parfait !
N’oubliez pas le détail technique qui fait la différence : ces formules ne sont jamais suivies d’un point (malheureux!), mais toujours d’une virgule, avant d’aller à la ligne et de signer de votre nom (prénom puis nom de famille).
-> Découvrez les formules de politesse adaptées à un notaire.
Explications des formules de politesse
Vous l’avez compris : ce sont les longues formules de politesse des différentes lettres (professionnelles ou administratives) qui demandent le plus d’attention.
Souvent, on les emploie mécaniquement : mais que veulent-elles dire véritablement ? Redonnons du sens aux formules de politesse pour les employer à bon escient !
“Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur…” : que disons-nous ?
Une formule de politesse se compose toujours de la même manière :
Support verbal + adresse (avec potentiellement le titre du destinataire) + formule nominale
C’est le choix des verbes et des mots qui va marquer la différence entre chaque interlocuteur et qui va nous permettre d’exprimer plusieurs degrés de respect. De la plus simple à la plus soutenue, chaque formulation mérite d’être parfaitement comprise.
Quelle est par exemple la signification du verbe agréer, que l’on utilise si souvent sans se poser la question du sens ?
Selon le Trésor de la langue française, “agréer” signifie “accueillir favorablement, accepter”. Le dictionnaire indique également que, dans le style épistolaire et employé comme formule de politesse, ce verbe est utilisé “par égard pour le destinataire, considéré par convention comme ayant le pouvoir de refuser”.
On comprend alors pourquoi ce verbe marque le plus haut degré de déférence employé dans une formule de politesse !
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Degré de déférence : quelle formule pour quel niveau de respect ?
Il est bon de connaître le niveau de langue et surtout le degré de respect évoqué par chacune des formules de politesse pour pouvoir les employer à bon escient. Poursuivons avec les différents verbes utilisés, qui se classent ainsi :
- Recevoir : le plus simple ;
- Croire : marque un peu plus de déférence ;
- Agréer : le plus respectueux (comme vous le savez à présent !).
Pour les noms, les “sentiments” seront plus courtois et plus soutenus que les “salutations” ; vous pouvez également exprimer votre “considération” voire, à un niveau encore supérieur de déférence, votre “dévotion”.
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Modèles à employer selon les cas
Vous voilà incollable ? Passons à la mise en pratique !
Voici quelques exemples pour différencier les formules de politesse selon le type de lettre que vous avez à écrire.
Fin d’une lettre de motivation
La lettre de motivation est l’exemple type d’une lettre qui doit laisser une bonne impression à son destinataire. Pour cela, soignez votre formule de politesse de votre lettre de motivation. Attention à ne pas être dans l’exagération pour autant : le cadre est professionnel, nul besoin d’être révérencieux et encore moins ampoulé.
Vous pouvez par exemple utiliser :
- Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame… , mes respectueuses salutations.
- Vous remerciant de l’attention que vous porterez à ma candidature, je vous prie d’agréer, Monsieur… , mes sincères salutations.
- Me tenant à votre disposition pour toute rencontre, je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations respectueuses.
Nous rappelons ici qu’une lettre de motivation est pertinente lorsqu’elle est adressée à une personne précise : renseignez-vous sur son identité !
Fin d’un courrier administratif ou commercial
Même chose ici : il vous faut trouver le bon équilibre entre simplicité et courtoisie.
- Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée ;
- Je vous prie de recevoir, Madame, mes salutations distinguées.
Si vous souhaitez montrer davantage de déférence dans vos lettres :
- Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations les plus respectueuses ;
- Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments dévoués.
Fin de lettres professionnelles
Du plus simple au plus soutenu, vous pouvez utiliser :
- Je vous prie de recevoir, Monsieur, mes salutations distinguées ;
- Veuillez croire, Madame, Monsieur, à l’assurance de toute ma considération ;
- Je vous prie d’agréer, Madame, l’expression de ma considération distinguée.
Fin d’un courrier à un haut fonctionnaire ou un haut gradé
Nous vous proposons ici des exemples de formules de politesse très soutenues, avec un haut degré de respect :
- Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de toute ma dévotion ;
- Je vous prie d’agréer, Madame la députée, l’expression de mes sentiments les plus respectueux ;
- Daignez agréer, Monsieur le Ministre, l’assurance de ma considération dévouée.
Les informations à inclure à la fin d’une lettre
Votre dernière chance de laisser une bonne impression se trouve à la clôture de votre lettre. Assurez-vous d’y inclure les éléments nécessaires.
La formule de politesse
Lorsque vous rédigez cette phrase pour conclure votre lettre et montrer votre déférence, adaptez-la selon le contexte de communication et le destinataire. Avec un proche, une formule de politesse décontractée et familière est adéquate. Pour une lettre officielle, choisissez une formule neutre et formelle.
La signature
En bas à droite de votre feuille, sous la formule de politesse, vous devez apposer votre signature pour attester que vous êtes bien l’auteur de la lettre et que vous approuvez son contenu.
Pour une authenticité maximale, veillez à signer vos lettres de manière manuscrite, même si elles sont tapées à l’ordinateur.
Le nom de l’expéditeur
L’ajout de votre prénom et de votre nom offre une validation supplémentaire de l’authenticité de votre correspondance, en particulier dans les contextes professionnels ou officiels. Cette mention explicite renforce non seulement la clarté de votre identité mais montre également votre engagement et votre sérieux dans l’émission du document.
L’importance du bon choix de la formule de politesse
Quand vous écrivez une lettre officielle, la partie centrale de la lettre, appelée corps, contient les informations essentielles de votre message. Après cela, vous incluez une formule de politesse pour clôturer la lettre. Il existe différentes façons de conclure une lettre, chacune avec une signification spécifique.
Par exemple, lors d’une candidature, flatter le recruteur avec discrétion et tact peut parfois donner de bons résultats.
Choisir soigneusement la formule de clôture de votre lettre vous permet de manifester à votre interlocuteur votre estime et respect.
La clôture de la lettre peut rappeler les points clés du message. Elle offre également la possibilité de lancer un appel à l’action ou de donner une instruction. Cette partie de la lettre est aussi l’occasion de remercier le destinataire pour l’attention portée à votre message.
4 conseils pour une fin de lettre percutante
La rédaction de la fin de votre lettre et le choix d’une formule de politesse adéquate sont des étapes essentielles. Qu’il s’agisse d’une correspondance commerciale ou d’un e-mail, la manière dont vous terminez votre message influence considérablement l’impression finale que vous laissez. En d’autres termes, une conclusion bien formulée peut renforcer l’efficacité de votre communication et vous aider à réaliser vos objectifs. Voici 4 conseils pour une formule de politesse efficace.
1- Choisir la formule adaptée
Pour sélectionner une formule de salutations adéquate, prenez en compte l’effet désiré, votre relation avec le destinataire, et le contenu de votre lettre.
Dans une lettre de motivation, par exemple, une formule cordiale et respectueuse est appropriée.
Remarque :
Vous êtes le mieux placé pour évaluer le caractère formel ou informel de votre courrier et adapter votre formule selon le contexte de communication et le destinataire.
2- Explorez différentes formules de politesses au fur et à mesure des échanges
Répéter la même formule de politesse dans toutes vos correspondances peut laisser penser à votre destinataire que vous ne prêtez pas attention à ce que vous lui écrivez. Variez vos formules pour prouver que vous êtes une personne méticuleuse qui soigne chaque détail de sa lettre.
En brisant la monotonie, vous susciterez l’intérêt de votre destinataire pour vos courriers et augmenterez les chances qu’il y réponde.
3- Harmonisez la formule de politesse et la formule d’appel
Assurez-vous que la formule de politesse en clôture de votre lettre et celle d’ouverture soient cohérentes. Vous devez conserver le même ton et le même niveau de formalité ou de courtoisie qu’au début de la lettre.
Par exemple, si vous avez utilisé « Monsieur le Directeur » au début, cette adresse doit également être présente dans la formule de politesse.
4- Inspirez-vous de la formule de politesse utilisée par votre interlocuteur
Si vous avez des doutes sur le ton ou la nature de votre relation avec votre correspondant, observez la formule de politesse qu’il a utilisée dans sa communication précédente.
Cette observation vous permettra de vous en inspirer pour choisir une formule de politesse appropriée et adaptée à la situation, sans la copier intégralement.
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Formules de politesse : petits rappels
Vous voici paré pour faire bon usage de la bonne formule de politesse au bon destinataire. Pour ne pas ruiner tous vos efforts, veillez à ces derniers détails.
Règles à retenir
Comme la courtoisie cultive les grands principes pour les petits détails, en voici deux :
- On n’emploie pas d’abréviations pour les appellations : n’allez pas gâcher pas votre belle formule par un “M.” qui vous ferait paraître quelque peu fainéant. C’est “Monsieur” ou “Madame” en entier, au début du courrier comme dans la formule finale ! ;
- Par courtoisie, on écrit toujours l’adresse “Madame” avant “Monsieur” : non, la galanterie n’est pas morte !
Erreurs à éviter
Une erreur grammaticale serait fatale pour votre formule de politesse finale. Ainsi, relisez-vous et veillez aux constructions suivantes, souvent causes d’erreurs :
- “Veuillez croire à l’expression… ” et non “en l’expression” : la formule consacrée est croire à quelque chose, et non pas “en”, qui est réservé à Dieu et aux croyances immatérielles ;
- “Veuillez recevoir l’expression de mes sentiments cordiaux” et non pas “l’expression de mes salutations distinguées” : le terme “expression” doit absolument être suivi d’un nom désignant un sentiment (cela peut être la “dévotion”, ou “l’amitié” pour une lettre plus personnelle).
Dans l’espoir de vous avoir aidé, veuillez recevoir, cher lecteur, nos salutations distinguées.
MerciApp
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