“Plus personne n’écrit de lettre aujourd’hui… ” Vous avez sûrement entendu cette phrase, et vous vous dites qu’en effet, l’écriture est tombée en désuétude et appartient au passé du papier, remplacé par le digital.
Or c’est faux ! Si nous écrivons certes beaucoup moins de manière manuscrite, nous rédigeons toujours autant de lettres :
- Dans sa scolarité (lettre de candidature pour écoles, lettre de motivation pour des stages ou des jobs d’étudiants, etc.) ;
- Au travail (lettre de motivation, lettre de recommandation, etc.) ;
- Dans la vie civile et administrative (lettre de clôture de compte bancaire, lettre de résiliation, etc.).
… et cela sans compter les lettres d’amour et les cartes postales envoyées à Mamie (cela lui fait toujours si plaisir) !
Savoir comment écrire une lettre est donc une compétence nécessaire, tout comme connaître les codes qui fondent la bienséance des courriers officiels. On revient pour vous sur les grands principes attendus par tout destinataire qui se respecte.
Plan de l'article
Comment écrire une lettre professionnelle ou administrative ?
L’art de rédiger une lettre professionnelle ou administrative est une compétence essentielle dans le monde professionnel et institutionnel. Dans ce cadre, une lettre peut avoir différents objectifs. Allant de la sollicitation d’un service à la présentation une requête, en passant par la réponse à une demande, la communication d’informations, etc…
En fonction de sa visée, celle-ci nécessitera une approche et des informations qui lui sont propres. C’est pourquoi, avant de passer à la rédaction de votre lettre vous devez d’abord identifier à quelle catégorie elle appartient.
Quel que soit son objectif, une lettre bien formulée et sans fautes d’orthographe établit les fondations d’une communication claire et efficace.
Les différents types de lettres professionnelles
Lettre de motivation
La lettre de motivation sert lors d’une candidature pour un poste à appuyer le CV et à montrer la motivation du candidat. Elle s’adresse à un supérieur hiérarchique ou à un DRH. Consultez notre guide pour écrire une lettre de motivation parfaite.
Lettre de recommandation
La lettre de recommandation est utilisée tant dans le monde professionnel, pour recommander quelqu’un pour un emploi, que dans la société civile pour obtenir quelque chose (louer un appartement, adopter un animal, etc.).
Lettre de démission
La lettre de démission est envoyée à son supérieur hiérarchique pour lancer la procédure de départ d’un poste. Elle entraîne un préavis, la mention de la date sur le courrier est donc importante.
Lettre commerciale
La lettre commerciale est une communication officielle visant à faire valoir un produit ou un service émanant d’une société spécifique. Elle explique au destinataire pourquoi il serait judicieux d’acheter le produit ou service mentionné, en le conduisant doucement vers l’acte d’achat.
Lettre d’acceptation
La lettre d’acceptation est conçue pour accepter formellement un titre honorifique ou une récompense prestigieuse. Il permet aussi de communiquer à votre interlocuteur votre décision de quitter votre poste actuel pour une nouvelle fonction. La rédaction de cette lettre est nécessaire, même dans le cas où les détails sont déjà arrêtés.
Lettre de requête
La lettre de requête est un document formel utilisé pour solliciter des informations. Elle est particulièrement recommandée lorsque vous désirez en apprendre plus sur un produit spécifique. Elle est également utile pour demander des éclaircissements sur la manière de procéder dans certaines démarches administratives ou autres.
Lettre d’excuses
L’erreur est humaine, et nul n’est à l’abri d’une maladresse. Si vous pensez avoir été en tort ou avoir commis une faute, le mieux est d’adresser une lettre d’excuses formelle. Cette initiative permet généralement d’apaiser les tensions.
Les différents types de lettres adressées au service public et à l’administration
Voici quelques exemples de lettres que vous aurez sûrement à écrire dans votre vie personnelle.
Lettre de résiliation ou de réclamation
Que vous demandiez à résilier votre abonnement internet ou à réclamer un remboursement suite à un produit défectueux, on tient les paris que vous serez mieux entendu avec une belle lettre écrite dans les règles de l’art.
Courrier aux administrations
Même si personne ne les aime, les démarches administratives doivent être menées de front et souvent par courrier ! Donner les renseignements nécessaires et utiliser tact et politesse s’imposent.
Courrier politique
Vous voulez prendre part à la vie civile ? Écrire à votre député ou à votre maire est possible : mais il faut soigner votre message et y mettre les formes !
Qu’il s’agisse d’une lettre ou d’un e-mail formel, administratif comme professionnel, il faut savoir faire structurer son message de manière efficace. L’objectif étant de faire preuve de professionnalisme, de respect et de considération envers votre interlocuteur. Découvrez notre guide pour renforcer l’impact de vos communications professionnelles.
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e-mails au niveau supérieur ?
Découvrez les secrets pour rédiger des e-mails professionnels percutants, qui captivent vos destinataires et renforcent votre professionnalisme.
Conseils pour présenter et rédiger une lettre professionnelle et administrative
Chaque lettre est adressée soit à un supérieur hiérarchique, soit à quelqu’un dont vous attendez quelque chose. Pour arriver à vos fins, autant connaître les codes : on vous explique tout.
La forme de la lettre
Le format d’une lettre est primordial et vous devez en soigner le fond comme la présentation. Celle-ci se découpe en trois parties :
- L’en-tête ;
- Le corps du texte ;
- Les salutations ou formules de politesse.
L’en-tête d’une lettre
Il s’agit des informations qui indiquent le contexte au destinataire : elles se doivent d’être claires et précises et donc mises en valeur par la présentation.
En haut à gauche se placent les coordonnées de l’expéditeur (donc vous) : inscrivez votre prénom et votre nom précédés de “Monsieur” ou “Madame” (“Mademoiselle” ne s’utilise plus), puis sautez une ligne pour noter votre fonction, votre entreprise (s’il y a), puis votre adresse.
À droite et après avoir sauté une ligne, on indique le destinataire : son nom, son entreprise et l’adresse de celle-ci. À noter : les adjectifs “Cher” et “Chère” sont à réserver aux personnes que l’on connaît véritablement, car ils sous-entendent une proximité.
On saute à nouveau une ligne pour inscrire, toujours à droite, le lieu et la date de l’écriture de la lettre.
Enfin, on revient à gauche et on indique l’objet de la lettre, avant de noter l’adresse à la personne avec un alinéa.
Exemple :
Le corps du texte
Vient ensuite le corps du texte où vous allez expliquer votre démarche. Nous vous conseillons de commencer par une entrée en matière directe, mais sans brutalité.
N’hésitez pas pour cela à rappeler le contexte, par exemple :
- “Suite à notre entretien, je vous contacte… ” ;
- “Dans le cadre d’une démarche de naturalisation, je souhaite… ” ;
- “Je suis au regret/J’ai le bonheur de vous annoncer que… ”
Développez ensuite votre texte et organisez-le en paragraphes (avec alinéas) pour qu’il soit aéré et agréable à lire.
Enfin, soignez la relecture et l’orthographe ! Les fautes font toujours mauvais effet. Et pour gagner du temps, rien ne vaut un correcteur orthographique performant comme MerciApp !
La formule de politesse : une salutation à la fin de la lettre
À la fin de votre lettre, terminez toujours par une formule de politesse. Pour ne pas faire d’impair, revenons sur les grandes règles.
La connaissance de votre interlocuteur est ici de la plus haute importance : en effet, la formule de politesse choisie va dépendre du degré de respect ou de déférence dont l’on veut témoigner.
Ainsi, on va exprimer, du plus simple au plus respectueux :
- L’assurance ;
- L’expression.
Pour les verbes :
- Recevoir ;
- Croire ;
- Agréer.
Pour les noms :
- Les salutations ;
- La considération ;
- Les sentiments.
Exemple :
Vous pouvez écrire à un “égal” ou un supérieur hiérarchique :
“Veuillez recevoir, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée.” ou “Je vous prie de croire, Madame, en l’assurance de mes sentiments respectueux.”
À un Ministre ou à un haut fonctionnaire :
“Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes sentiments les plus distingués.”
–> Vous souhaitez vous adresser à un notaire ? Apprenez en plus sur les particularités liées à ce métier : Formule de politesse pour un notaire
La signature
Vous devez toujours signer votre lettre à la fin, avec votre prénom et votre nom uniquement : nul besoin d’inscrire ici “Madame” ou “Monsieur”. Celle-ci se place à droite, et votre nom doit apparaître en toutes lettres.
Si vous écrivez votre courrier sur ordinateur et que vous l’imprimez pour le poster, vous pouvez ajouter votre signature de façon manuscrite sous votre nom.
Et pour le courrier électronique ?
Beaucoup d’échanges se font désormais par e-mail. Si les lettres importantes comme la lettre de motivation ou de démission doivent être écrites sur un document puis jointes dans le mail, un courriel peut dans certains cas suffire.
Pour la communication web, les règles de présentation diffèrent quelque peu et s’allègent :
- Nul besoin de l’en-tête, vous pouvez commencer directement par “Madame X” ou “Monsieur X” ;
- Les formules de politesse sont généralement simplifiées, et un classique “Sincères salutations” sera accepté ;
- N’oubliez pas la pièce jointe le cas échéant !
L’importance de l’orthographe dans une lettre formelle
Dans le contexte professionnel et administratif, la rédaction de lettres revêt une importance particulière. Ces documents servent souvent de moyens de communication formels entre les différentes parties prenantes d’une entreprise ou d’une organisation. Au-delà du contenu même de la lettre, l’orthographe joue un rôle important dans la transmission efficace du message et dans la préservation de l’image de l’émetteur.
Voici les raisons pour lesquelles vous devez absolument faire attention à cet aspect lorsque vous rédigez une lettre formelle :
- crédibilité et professionnalisme : une lettre bien orthographiée démontre un haut niveau de professionnalisme et renforce la crédibilité de l’auteur aux yeux du destinataire ;
- clarté et compréhension : des fautes d’orthographe peuvent entraîner des malentendus ou une mauvaise interprétation du contenu de la lettre. Une orthographe correcte favorise la clarté et la compréhension du message ;
- respect des normes et des standards : dans le monde professionnel et administratif, il est généralement attendu que les documents soient rédigés selon des normes élevées en matière de langue et d’orthographe. Ne pas respecter ces normes peut donner une impression de négligence ou de désinvolture ;
- image de l’organisation : une lettre représentant une entreprise ou une organisation est une vitrine de cette dernière. Des fautes d’orthographe peuvent nuire à l’image de l’entreprise et donner l’impression d’un manque d’attention aux détails ;
- éviter les erreurs de communication : les fautes d’orthographe peuvent parfois changer complètement le sens d’une phrase. En évitant ces erreurs, on évite les malentendus et les potentielles conséquences négatives.
Le ton à adopter dans une lettre formelle
Lors de la rédaction d’une correspondance formelle professionnelle ou administrative destinée à une à une entreprise, votre responsable, un élu, ou un organisme public le choix du bon ton est primordial. Nous vous conseillons d’adopter un ton et une approche professionnelle où le vouvoiement est de mise.
Remarque :
Cette formalité dans le langage ne se limite pas uniquement à une question de respect ou de tradition. Elle reflète également le degré de professionnalisme et la considération que vous portez à votre destinataire.
Le vouvoiement s’inscrit dans le cadre plus large des conventions de communication professionnelle, soulignant la distance respectueuse et la formalité requises dans les échanges entre entités professionnelles ou avec des institutions.
Le choix des mots, la clarté de l’expression, la précision des demandes ou informations, et l’inclusion de formules de politesse soigneusement choisies, sont autant d’éléments qui contribuent à l’efficacité et à la réception positive de votre lettre.
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Comment écrire des lettres informelles ?
Heureusement, la vie ne se limite pas au travail et aux tâches administratives : nous finirons donc cet article par quelques conseils pour rédiger des lettres plus personnelles !
Carte postale et lettre d’amour
Malheureusement, nous ne pourrons pas vous aider à déclarer votre flamme (cette rédaction doit venir du cœur !). Mais quelques grandes lignes vous aideront peut-être à faire en sorte que votre message soit le mieux reçu possible.
Tout d’abord, sachez que les règles évoquées pour le courrier professionnel et administratif ne s’appliquent pas : la version de ce courrier est moins formelle, nul besoin d’un en-tête avec votre adresse ni d’un objet.
Conservez cependant l’habitude d’inscrire le lieu et la date en haut à droite : c’est toujours pratique pour le destinataire, cela permet de préciser la date d’écriture en cas de retard de la poste et c’est surtout ô combien poétique !
Si vous écrivez à la main, soignez l’écriture : il n’y a rien de plus désagréable que de devoir faire preuve de motivation pour déchiffrer un texte. Relisez-vous soigneusement pour éviter les fautes d’orthographe ; sur l’ordinateur, utilisez un correcteur orthographique comme MerciApp.
Enfin, finissez toujours par une salutation et par votre signature. Du simple et familier « Bises » au plus élégant « Bien à toi », en passant par le classique “Amicalement”, votre imagination est beaucoup plus libre.
Ces conseils s’appliquent si vous êtes amateur de la carte postale : ne reste plus ensuite qu’à poster votre lettre et ses nouvelles !
Poster une lettre ou une carte : tout un art
Nous finirons par ce paragraphe pratico-pratique, mais certainement utile. Pour arriver à bon port, le courrier doit en effet être adressé selon certaines règles.
Que ce soit sur une enveloppe ou sur une carte postale, l’adresse doit être lisible, sur trois ou quatre lignes, et placée à droite. La ville après le code postal doit être écrite en capitales, tout comme le pays.
NB: Attention, si l’adresse est écrite dans la langue de destination, le pays doit lui être écrit dans la langue d’où l’on poste la carte.
Voici un exemple pour une carte postale partie d’Allemagne pour la France :
Sur ce, cher lecteur, nous vous souhaitons une bonne journée pleine de courrier.
Salutations respectueuses,
MerciApp
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