Devenir manager ne s’improvise pas. Même s’il existe des formations qui permettent à des collaborateurs d’entreprise de devenir managers, elles sont généralement réservées aux plus hautes fonctions de l’entreprise.
Vous allez devenir manager ou êtes un manager en poste depuis peu ?
Vous aimeriez disposer d’une boîte à outils pratiques pour chaque problème de votre quotidien, sans avoir à lire un fastidieux ouvrage sur le management.
Voici une liste des principaux outils du manager, à utiliser sans modération !
Table des matières
Les besoins du manager pour la gestion de son équipe
Les besoins d’un manager pour piloter son équipe peuvent être regroupés en 6 thématiques principales.
- L’animation d’une équipe et l’organisation de son travail.
- L’échange d’idées dans son équipe.
- La mise en place d’une démarche d’amélioration continue.
- L’aide à la décision.
- La communication au sein de l’entreprise.
- La gestion de projet.
L’animation d’une équipe et l’organisation de son travail
La majeure partie du temps d’un manager est consacrée à l’animation de son équipe. Quelle que soit la taille de son entreprise ou son secteur d’activité, il devra se donner les moyens de développer des compétences d’organisation. Mode d’emploi des outils dédiés à cette thématique.
1. Le tableau de répartition des tâches : l’outil de base du manager
Le manager doit renseigner dans ce tableau de bord l’ensemble des tâches récurrentes de l’équipe. Il facilite l’organisation de l’équipe au quotidien ou en cas d’absences des employés. Ce tableau exige une réflexion en amont sur la formation de chacun des collaborateurs.
2. La formalisation des bonnes pratiques par des processus définis
Il existe des entreprises où les processus ne décrivent pas l’ensemble des actions nécessaires à un bon fonctionnement d’équipe. Pourtant, la connaissance de ces actions est essentielle pour les nouveaux arrivants dans l’équipe. Ces bonnes pratiques peuvent être formalisées lors de réunions sous forme d’une page par thème abordé.
3. Le descriptif d’emploi
La fiche de poste d’un collaborateur contient les données relatives à son emploi. Elle formalise les actions attendues de la part de son manager. Elle précise également les objectifs de l’équipe au niveau de l’organisation. En outre, elle identifie les marges de manœuvre du collaborateur dans la réalisation de ses tâches.
4. L’entretien annuel professionnel comme outil de gestion d’équipe
Les objectifs de cet entretien entre manager et collaborateur sont de trois ordres :
- faire le bilan de l’année écoulée ;
- planifier les actions pour l’année à venir ;
- formaliser le plan de formation de chaque collaborateur, en vue d’améliorer ses compétences.
C’est aussi un moment privilégié pour parler d’avancement et d’augmentations salariales.
L’échange d’idées entre manager et équipe de travail
La gestion du temps et de la communication constitue le nerf de la guerre du management. Zoom sur les outils disponibles.
5. Le partage du calendrier d’équipe
Il s’agit là d’un outil des plus simples. Mais son utilisation au quotidien permet à tous les membres d’une équipe des gains de temps et de productivité considérables. Les données d’agenda partagées permettent d’éviter des échanges de mails chronophages, pour le calage des réunions par exemple.
6. Les outils de communication d’équipe : réunions et brainstorming
Temps fort de la communication d’équipe, la réunion pilotée par le manager peut être courte et réalisée au quotidien, ou bien plus longue mais hebdomadaire. Elle nécessite une préparation en amont et un compte rendu en aval (anticiper avec des modèles de compte rendus d’une réunion). Elle a deux objectifs majeurs :
- améliorer la cohésion des collaborateurs de l’équipe ;
- partager les informations de travail.
7. La gestion des conflits entre collaborateurs
Souvent crainte par le manager, la réunion de gestion de conflits est indispensable pour réaliser une analyse factuelle d’un conflit et en repérer les causes. Elle doit rassembler tous les protagonistes, convoqués par le manager dans un bureau fermé. Chacun sera ensuite reçu lors d’un entretien de recadrage en tête à tête.
8. Le tableau de bord et/ou de suivi d’activités : un outil du quotidien
Le manager aura le choix entre le tableau de bord et le tableau de suivi d’activités. Le premier permet de mesurer la réalisation des objectifs à atteindre. Il nécessite que ceux-ci soient déjà formalisés. Le second mesure une action passée. À ce titre, il n’a besoin d’aucune action en amont.
La mise en place d’un système d’amélioration continue
Le manager doit être en permanence en recherche de performance et de qualité. Ces quelques outils pourront l’y aider.
9. Le système de management par la qualité de l’entreprise
Cet outil permet l’organisation du travail de l’équipe en s’appuyant sur les processus clairement décrits dans le système de management de l’entreprise. Il peut se décliner en chartes de service ou en procédures de travail.
10. Le diagramme de Pareto comme outil de priorisation
Le diagramme de Pareto est aussi appelé méthode de priorisation des 20/80. Il classe les activités par ordre d’importance. La règle qu’il énonce est que 80 % des résultats obtenus sont dus à 20 % des causes. Par exemple, un économiste a constaté que 20 % des personnes sur Terre détenaient 80 % des richesses.
11. Le diagramme d’Ishikawa pour l’amélioration continue
Le diagramme d’Ishikawa est aussi appelé diagramme de causes et effets ou méthode 5M (matériel, main-d’œuvre, méthode, matières, milieu). Il permet de rechercher les causes à l’origine d’un problème et de faire émerger les solutions.
La méthodologie est simple.
- Définir le problème.
- Rechercher les causes par brainstorming grâce au diagramme d’Ishikawa et les classer.
- Faire émerger les solutions.
Des méthodes de management d’aide à la décision et de gestion des priorités
Découvrons maintenant des outils dédiés à la prise de décision.
12. L’arbre d’objectifs pour la gestion des décisions
Cet outil a pour mission de décrire et d’ordonner les objectifs d’une action. Grâce à un schéma sous forme d’arbre, des sous-objectifs apparaissent et sont hiérarchisés.
13. La méthode Philips 6.6
Son but est d’organiser le travail et l’échange de groupe afin de prendre des décisions. Le nom 6.6 vient du fait que des groupes de 6 personnes sont constitués et qu’ils discutent d’une thématique durant 6 minutes. Après une présentation de leur travail, les groupes discutent alors des propositions présentées par les autres groupes.
14. Les tableaux multicritères pour l’aide à la décision
Il s’agit de tableaux à double entrée qui utilisent des critères pour faire des choix avec des sujets à problèmes. L’analyse peut être individuelle ou collective. Un barème de pondération peut être appliqué sur certains critères.
À titre d’exemple, vous recherchez le mode de transport idéal pour le déplacement longue distance d’alimentation périssable. Vous analyserez les critères (+ ou -) : coût, sécurité, rapidité pour la voie ferrée, la route et le bateau.
15. La matrice d’Eisenhower pour classer les activités
La matrice Eisenhower permet de classifier les activités de façon méthodique en fonction de leur degré d’urgence et de leur importance.
- Les activités importantes et urgentes sont prioritaires.
- Les activités importantes et peu urgentes doivent être différées ou déléguées.
- Les activités peu importantes et urgentes sont à faire ou à déléguer.
- Les activités ni importantes ni urgentes peuvent être abandonnées.
La communication entre le manager et ses équipes
Maillon faible du management, une communication sans erreur est indispensable pour bien gérer une équipe. Mais avec quels outils ?
16. Des présentations préparées et répétées pour capter l’attention
Prendre la parole et convaincre est un acte essentiel pour un manager. Voici les points essentiels à respecter.
- Préparer soigneusement l’intervention et ses messages clés, en la répétant si besoin.
- Susciter l’intérêt et se mettre en scène pour convaincre.
- Utiliser un diaporama lisible et coloré, avec 2 ou 3 idées par page.
17. Des réunions d’équipe préparées pour en maîtriser toutes les phases
De la préparation au compte rendu de suivi, en passant par l’animation de la réunion, un article entier serait nécessaire pour traiter ce sujet. Pour faire court, les conditions d’une bonne réunion sont :
- sa durée, inférieure à 1 heure ;
- un objectif défini précisément et clair ;
- aucune interruption par les téléphones ou l’extérieur.
Il est conseillé au manager d’utiliser un correcteur orthographique lors de la rédaction du compte rendu de la réunion. Celui-ci sera ainsi exempt de toute faute de français !
18. L’outil DISC pour une communication adaptée et efficace
L’outil DISC, fondé sur les émotions, permet de communiquer de manière adaptée au comportement de chacun. Il identifie 4 styles de comportements, chacun relatif à des valeurs spécifiques et à des besoins psychologiques différents :
- dominant ;
- influent ;
- conformiste ;
- stable.
Les tâches de gestion de projet
Ce type de tâches n’incombe pas à tous les managers. Mais ces outils sont également utiles en dehors du contexte de projet.
19. La méthode QQOQCCP : un outil simple et efficace
C’est un outil de questionnement simple sur une problématique afin d’en rechercher les origines.
- Quoi : objet, action, phase.
- Qui : acteur, responsable.
- Où : lieu.
- Quand : instant, durée.
- Comment : moyens nécessaires, procédures.
- Combien : prix.
- Pourquoi réaliser cette action ?
Il permet par exemple de construire des plans d’actions. Pour la tâche « A », sont identifiés le responsable et le contrôleur, le résultat attendu, les moyens, la date de début et de fin.
20. La méthode SMART pour fixer des objectifs
Le recours aux objectifs SMART permet de déterminer comment fixer un objectif à un employé. Les caractéristiques de cet objectif sont les suivantes.
- Spécifique : précision et clarté.
- Mesurable : mesure possible à tout instant.
- Atteignable : ambitieux mais adapté.
- Réalisable.
- Limité dans le temps.
Choisissez bien vos outils pour manager votre équipe en fonction de vos besoins. Selon votre parcours et les soft skills qui vous manquent, ces outils peuvent vous apporter des bénéfices clés quant au développement de votre activité.
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