Vous souhaitez un logiciel de travail collaboratif pour votre entreprise ou votre start-up et vous hésitez à vous lancer avec Google Workspace ? Prenons 10 minutes : c’est le temps qu’il nous faut pour vous expliquer les fonctionnalités que comprend ce mastodonte digital, et peut-être vous convaincre.
Google Workspace, comme son nom l’indique (“espace de travail” en anglais), est un ensemble de logiciels rassemblés en une interface. Pensée pour les entreprises et les professionnels, celle-ci permet de bénéficier d’outils différents, comme une messagerie électronique professionnelle, un espace de stockage, un agenda, etc., le tout avec des ponts entre chaque.
Très connu pour la messagerie Gmail, Google a développé des fonctionnalités supplémentaires au fil des années. Aujourd’hui, avec 50% environ des parts de marché des suites bureautiques en 2022 selon Statista, Gmail et Google Workspace font partie des outils les plus utilisés par les entreprises.
Pourquoi ? Parce que le travail en équipe s’en trouve largement simplifié et fluidifié. Voyons en quoi !
Table des matières
Google Workspace, c’est quoi ?
Google Workspace est la suite de Google, c’est-à-dire une suite de logiciels et d’outils d’organisation et de productivité. Fortement utiles aux entreprises et propices au travail collaboratif, les suites logicielles se sont développées ces vingt dernières années, faisant de Google Workspace la concurrente directe de la suite Microsoft.
Avec une première version sortie en 2006, Google Workspace n’a cessé d’évoluer et de se perfectionner. C’est en 2020 que ce nom apparaît, après “Google Apps for Work” et “G suite”. Avec Google Workspace, la volonté de remettre l’aspect business en avant reparaît !
Si la messagerie électronique Gmail permet notamment de bénéficier d’une adresse e-mail avec un nom de domaine personnalisé, ce sont tous les services associés qui en font un allié de taille : espace de stockage, agenda, création de documents, de slides et de tableurs, visioconférence, etc.
Et comme Google Workspace est bien plus encore, passons en revue tous les avantages de la plateforme, avant de voir en quoi celle-ci permet un travail en équipe riche et collaboratif.
L’avantage de Google Workspace : le tout-en-un
Le premier des avantages de Google Workspace, celui qui finalement rassemble et résume tous les autres, est celui-ci : c’est un outil tout-en-un, soit le nec plus ultra pour travailler.
Le fait de n’avoir qu’un seul hébergeur pour toutes les fonctionnalités permet de créer des ponts entre chaque, et cela peut faire gagner de précieuses minutes. Grâce à Google Workspace, vous pouvez importer directement dans votre agenda un rendez-vous que l’on vous propose par message électronique via Gmail.
Remarque :
Quant à la sécurité, réputation mondiale oblige, Google a tout prévu : les données sont encryptées pour ne pas être piratées lors des transferts et des échanges. Pour Gmail, non seulement la version payante vous évite la publicité, mais de plus, les modèles de Google bloquent plus de 99,9% des spams et des logiciels malveillants.
Vous bénéficiez enfin d’une assistance 24h/24 et 7j/7 avec la ligne directe de Google. Dernier avantage et non des moindres : votre correcteur de texte préféré MerciApp s’intègre à la suite Google, afin de rédiger des e-mails professionnels garantis sans faute. Que demande le peuple, nous direz-vous !
Travailler en équipe : les fonctionnalités de Google Workspace et des astuces !
Vous envisagez ou souhaitez utiliser Google Workspace pour votre entreprise ? Tour d’horizon des différents outils et toutes nos astuces pour utiliser au mieux Gmail, Google et toutes ses fonctionnalités.
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Démarrer : créer un compte Google Workspace
Pour commencer, enregistrez-vous sur Google Workspace en créant votre compte : vous pouvez créer un domaine (qui sera unique) pour bénéficier d’une adresse e-mail personnalisée du type “@mon-entreprise.com”.
Quelques manipulations sont ensuite nécessaires pour vérifier que vous possédez bien votre domaine et faire en sorte que nul autre que vous ne puisse utiliser ce nom d’adresse. Mais le parcours didactique et les vidéos de Google expliquent tout cela très clairement (vous en apprendrez plus sur le fonctionnement d’Internet, les notions d’enregistrement DNS et MX).
Vous ajoutez ensuite vos collaborateurs à votre compte, afin qu’ils puissent utiliser Gmail et Google Workspace en bénéficiant d’une adresse e-mail professionnelle. Ils ont ainsi accès à tous les outils Google et vos paramètres sont similaires. Le travail en équipe peut commencer !
NB : Google Workspace n’existe qu’en version payante, contrairement à Gmail qui existe en messagerie gratuite. Cependant, en créant votre compte Google Workspace, vous pouvez bénéficier d’un test gratuit. De plus, les prix sont attractifs au regard des nombreux avantages.
Gérer ses e-mails avec Gmail
L’outil le plus connu et le plus répandu de Google Workspace est la messagerie Gmail, avec son concurrent tout aussi connu : alors, Gmail ou Outlook ? Pour les entreprises, et ce quelle que soit leur taille, avoir une messagerie professionnelle devient facile grâce à Gmail.
Si vous permettez tout d’abord à vos employés d’avoir chacun leur compte Gmail et donc naturellement d’envoyer et de recevoir des e-mails de façon simple et intuitive, vous bénéficiez également d’une version sans publicité et sécurisée.
Les outils Google Chat et Google Meet sont de plus directement intégrés sur la plateforme, comme l’agenda ou la gestion des tâches, à gauche et à droite de la messagerie. Bien plus qu’une boîte de réception, Gmail deviendra rapidement l’outil de travail principal de vos employés.
Listes de diffusion, ajout de signature électronique professionnelle en fin d’e-mails, classement des messages sous différents libellés, paramétrage des messages d’absence ou redirection d’une messagerie vers une autre (pour des vacances notamment) sont autant de fonctionnalités rendues possibles par Gmail.
Échanger et communiquer avec Google Chat, Google Meet et Google Form
Si les utilisateurs de Gmail peuvent répondre à des messages venus de l’extérieur, Google Workspace favorise également la collaboration au sein de l’entreprise grâce à Google Chat. Situé sur la barre latérale à gauche de la messagerie, cet outil de discussion permet aux membres de votre espace de travail de communiquer en direct.
Évitant la surcharge des e-mails, Google Chat se révèle fort utile : vous pouvez échanger facilement avec une personne de votre espace, mais également créer des groupes (des “espaces”) en invitant les utilisateurs concernés et en donnant un nom à cet espace pour plus de clarté.
Organisée et hiérarchisée, la communication entre les collaborateurs est facilitée grâce à l’outil Chat. Vous intégrez également les problématiques de télétravail et de travail à distance : groupes de réflexion, échanges à plusieurs ou discussion rapide sont rendus possibles via ces outils numériques.
Et lorsqu’un échange par texte ne suffit plus, l’outil Google Meet arrive à la rescousse ! Avec l’outil de visioconférence de Google, on découvre tout l’intérêt d’une plateforme tout-en-un : si vous pouvez utiliser Google Meet comme ses concurrents Zoom ou Teams (de Microsoft), l’avoir à portée de mail s’avère fort pratique.
Vous échangez par chat avec un collaborateur, mais cela devient laborieux ? Hop, cliquez sur la petite icône caméra dans votre barre de message : vous envoyez ainsi une invitation de visioconférence à votre interlocuteur et pouvez poursuivre la discussion de vive voix, avec l’image, qui plus est !
Fin mot de la collaboration, l’outil Google Form vous permet de créer des sondages pour décider d’une date de réunion, de séminaire ou d’un déjeuner d’équipe, même avec vingt personnes et en toute simplicité !
S’organiser avec Google Agenda
Nous avons étudié la barre latérale gauche de l’interface Gmail : passons à droite ! Le premier module qui vous est proposé (dans les paramètres de base) n’est pas le moindre : Google Agenda est définitivement un allié pour tous les utilisateurs de Workspace.
Si comme un agenda classique, vous pouvez inscrire vos réunions manuellement sur Google Agenda, l’intégration au sein de l’espace Workspace permet de facilement partager chaque impératif avec les autres membres du compte Google et ainsi de simplifier la planification d’événements.
Parce que tous les agendas sont synchronisés, vous pouvez accéder aux emplois du temps de chaque utilisateur : simple pour prévoir un rendez-vous ! Des informations supplémentaires peuvent être ajoutées : lieu de travail, mais aussi moments de concentration.
Véritable 3 en 1, l’agenda de Google vous permet enfin de sélectionner une plage horaire pour une réunion, d’envoyer une invitation à chaque personne par mail, le tout en incluant le lien pour la visioconférence. Qui a dit que le travail à plusieurs était compliqué ?
Collaborer avec Google Docs, Sheets et Slides
Et pour concrétiser ce travail collaboratif, rien de tel que les outils Google Docs, Google Sheets et Google Slides. Respectivement outil de traitement de texte, de feuille de calcul et de diaporama, ces trois fonctionnalités de Google viendront simplifier votre existence professionnelle.
Vous connaissez ce moment déchirant où après avoir écrit un texte parfait ou avoir créé le parfait diaporama de présentation pour une réunion, vous oubliez l’étape d’enregistrement et perdez tout ? Vous ne connaîtrez plus ce moment : grâce au travail en ligne, les outils de Google Workspace enregistrent automatiquement vos créations au fur et à mesure.
Avec Google Drive, vos travaux sont accessibles à l’ensemble de votre équipe, selon les paramètres d’accès que vous avez mis en place : chaque utilisateur peut gérer les documents, les modifier ou ajouter des éléments. L’historique des versions permet enfin de revenir sur chaque modification apportée. Parfait pour le travail à plusieurs !
Gérer et partager ses fichiers avec Google Drive
Derrière un simple espace de stockage se cache bien plus : Google Drive est un allié précieux des entreprises. Ne perdez plus un seul Google Doc grâce à la barre de recherche performante, qui vous fait gagner un temps précieux.
Vous pouvez également organiser et réorganiser vos documents facilement grâce aux différents dossiers et en gérer les accès (“lecteur”, “commentateur” ou “éditeur). Et parce que tout passe par Internet et le cloud, vous pouvez envoyer le lien de votre fichier sans surcharger la messagerie de votre interlocuteur !
On vous l’a dit : Google Workspace vous offre de nombreuses possibilités à explorer. Pour le travail en équipe comme pour la création et la gestion des priorités, ses outils nous ont conquis. De Google Drive à Gmail, partez à la conquête de l’espace Google Workspace !
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