La rédaction d’un email de présentation reste un excellent moyen de faire bonne impression auprès de vos prochains collègues ou d’un futur client. Si se présenter dans un mail professionnel est avant tout une question de politesse, cela permet à chaque personne d’apprendre à vous connaître.
Mais comment procéder pour rédiger un tel message, en français ou en anglais ? Ce mail joue un rôle important dans votre intégration au sein de l’entreprise. Il ne faut donc pas hésiter à contacter votre service RH pour exprimer votre volonté d’envoyer un email de présentation. Vous obtiendrez ainsi les adresses dont vous avez besoin.
Pour vous aider, retrouvez cinq conseils utiles pour rédiger un mail de présentation qui sort du lot et découvrez notre exemple de modèle.
Plan de l'article
Faciliter son intégration grâce à l’e-mail de présentation
La première impression est déterminante et ne se présente qu’une fois. Les détails peuvent jouer un rôle important dans l’intégration réussie au sein d’une nouvelle entreprise. Un petit geste, tel que l’envoi d’un courriel de présentation à vos futurs collègues quelques jours avant de prendre votre poste, après avoir signé le contrat, est un excellent moyen de commencer sur de bonnes bases.
Si cela peut sembler futile, l’e-mail de présentation permet en réalité :
- d’annoncer votre arrivée et de détailler vos responsabilités tout en vous présentant ;
- de garantir que chaque membre de votre future équipe soit informée de votre intégration ;
- d’encourager l’organisation en amont de votre espace de travail ;
- d’inciter vos futurs collègues de prévoir un instant pour vous offrir un accueil convivial, tel qu’un petit-déjeuner par exemple.
Pour garantir que votre premier contact soit impeccable et sans fautes, n’hésitez pas à peaufiner vos mails avec MerciApp. L’outil de correction de texte qui assure une présentation professionnelle irréprochable.
7 conseils pour un e-mail de présentation efficace
1- Recueillez les adresses de vos futurs collègues
La première étape avant de rédiger votre e-mail de présentation est de récupérer les adresses de messagerie de vos nouveaux collègues. Soit via le site officiel de l’entreprise, les médias sociaux, ou des documents internes.
Si ces informations ne sont pas directement accessibles, vous pouvez demander l’autorisation au service des ressources humaines pour contacter vos collègues. Cela évitera également qu’ils ne soient surpris ou dérangés par un courriel inattendu.
2- Identifiez les informations que vous jugez utiles
En fonction de votre situation personnelle, du poste que vous vous apprêtez à occuper et du secteur d’activité de votre futur entreprise d’accueil, diverses informations peuvent être intégrées. Voici une liste d’informations dont vous pourrez vous inspirer :
- prénom et nom ;
- poste et service que vous allez intégrer ;
- date d’intégration ;
- heure de la présentation officielle si nécessaire ;
- prénom et nom de votre superviseur direct ;
- responsabilités attribuées ;
- emploi précédent et ancien employeur ;
- autres expériences professionnelles antérieures ;
- cursus académique ;
- âge ;
- statut familial ;
- emplacement du domicile ;
- loisirs et centres d’intérêt ;
- numéros de téléphone.
L’idée de divulguer vos passions et autres détails personnels peut sembler étrange ou déplacée. Mais exprimer un enthousiasme pour le football, l’électro, ou la photographie, par exemple, peut faciliter la création de liens. Cela offre une opportunité de trouver des points communs et de créer des connexions avec certains collègues.
Il faut garder un certain équilibre en partageant ces informations avec discernement.
3 – Suscitez l’intérêt de chaque destinataire dès l’objet de votre mail
Avant d’écrire un mail professionnel il faut également penser à soigner l’objet de votre email. Il serait dommage que votre message finisse parmi les mails indésirables de votre interlocuteur. Si vous envoyez un mail groupé, le but est de retenir l’attention de chaque destinataire dès la lecture de l’objet.
Ainsi, évitez une formule trop fade au moment de rédiger l’objet du mail, telle que « mail de présentation » ou « présentation de Monsieur ou Madame [NOM PRÉNOM]. À l’inverse, les familiarités ne sont pas recommandées.
Optez pour un objet comme « J-6 avant l’arrivée de votre futur manager commercial » ou « Je suis ravi de rejoindre votre équipe marketing.
4 – Commencez par une présentation de votre rôle dans l’entreprise
L’étape suivante est celle de la présentation professionnelle à proprement parler. Ne vous adressez pas à votre interlocuteur avec des formules toutes faites comme « Madame, Monsieur ».
Préférez un « Bonjour à toute l’équipe du service [INTITULÉ] ». Dès la première ligne de votre email, mentionnez la date de votre arrivée dans l’entreprise.
Fournissez aussi des informations sur votre poste, ainsi que sur votre rôle et vos missions. Montrez que vous êtes prêt à relever de nouveaux défis et expliquez comment vous allez vous rendre utile. Faites le lien avec votre travail précédent. Par exemple, évoquez un projet épanouissant dans votre ancien poste.
N’oubliez pas de vérifier la syntaxe et l’orthographe à l’aide d’un correcteur en ligne. En effet, des fautes d’orthographe pourraient donner une fausse image de vous à vos futurs collègues. Ce mail de présentation étant la première impression que vous donnerez à votre nouvel entourage professionnel, mieux vaut soigner cette entrée en matière.
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5 – Choisissez la juste tonalité lors de la rédaction du mail
Tout comme nous l’avions vu pour un mail de relance, adoptez une tonalité cohérente avec l’idée d’un mail de présentation professionnel percutant. Selon l’entreprise, employez un ton plus ou moins formel. Inspirez-vous des traits stylistiques utilisés sur son site internet ou sa page LinkedIn. Une fois ces exemples collectés, vous serez sans doute en mesure d’écrire un texte qui résonne avec les valeurs de chacun.
6 – Faites ressortir votre personnalité dans ce mail professionnel
Ne vous limitez pas à une succession de faits professionnels. Laissez votre personnalité s’exprimer. Attention, il ne s’agit pas pour autant d’étaler votre vie privée, au risque d’effrayer votre destinataire. Trouvez le juste milieu entre la version impersonnelle axée sur le travail et la version sans filtre.
Mettez-vous à la place de votre interlocuteur. Comment pouvez-vous susciter son intérêt grâce à ce mail ? Parlez de votre passion dévorante pour le curling ou de vos talents en matière de pâtisserie. Cela fonctionne à merveille pour briser la glace au début d’un nouveau travail.
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7 – Intégrez une formule de politesse chaleureuse dans votre email
Avant de conclure par votre signature, imaginez une formule de politesse enthousiaste. Là encore, évitez les fameuses « salutations distinguées » ou les formules trop formelles comme « Madame, Monsieur ». Si vous envoyez un mail groupé, n’énumérez pas non plus le nom et le prénom de chaque destinataire.
Concluez votre mail professionnel en suggérant que vous avez hâte de pouvoir échanger de vive voix avec chaque personne. Vous pouvez aussi rappeler la date de votre prise de service dans la dernière ligne. Vous l’aurez compris, le but est de donner une tonalité conviviale et chaleureuse à ce courrier électronique.
De la formule d’appel à la signature, en passant par le corps de votre email, votre message ne doit ressembler à aucun autre. Ces conseils restent également valables si vous cherchez comment vous présenter dans un mail professionnel en anglais.
Vous devriez aussi apprécier notre article sur les bonnes pratiques en matière de formule de politesse dans un mail ou dans une lettre.
10 erreurs à éviter dans un e-mail de présentation
Lors de la rédaction d’un mail de présentation professionnelle en intégrant une nouvelle entreprise, certaines erreurs sont à éviter pour faire bonne impression dès le départ. Voici les principales :
Être trop informel ou trop familier
Même si l’entreprise adopte un ton décontracté, il faut maintenir un niveau de professionnalisme. Évitez le langage trop familier ou les abréviations courantes dans les communications informelles.
Votre mail de présentation est une opportunité de montrer votre professionnalisme et votre capacité à communiquer de manière efficace et respectueuse. Une approche trop décontractée pourrait laisser penser que vous manquez de sérieux ou de respect pour les normes professionnelles.
Ignorer la personnalisation
La personnalisation va bien au-delà de l’utilisation du prénom du destinataire dans le salut ; elle reflète une approche réfléchie et respectueuse qui peut grandement influencer la manière dont vos nouveaux collègues vous perçoivent.
La personnalisation de votre mail de présentation montre que vous valorisez la relation future avec vos collègues et que vous êtes déjà engagé à contribuer positivement à l’équipe. Cela démontre également que vous avez consacré du temps à comprendre la dynamique de l’entreprise et les rôles de chacun au sein de celle-ci. Une approche personnalisée indique votre volonté d’aller au-delà des interactions superficielles, ce qui est important pour bâtir des relations de travail solides et durables.
Oublier de vérifier l’orthographe et la grammaire
Les fautes d’orthographe et les erreurs grammaticales peuvent donner une mauvaise première impression. Utilisez un correcteur orthographique et relisez votre mail avant de l’envoyer.
Un e-mail de présentation exempt de fautes d’orthographe et d’erreurs grammaticales reflète votre sérieux et votre engagement envers votre nouveau rôle. Il établit les bases d’une communication professionnelle efficace et contribue positivement à la première impression que vous laisserez au sein de votre nouvelle entreprise.
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Ajouter à Edge Manquer de clarté sur son rôle
Assurez-vous de clairement définir votre poste et vos responsabilités principales. Cela aide à positionner votre rôle au sein de l’équipe et de l’entreprise dès le départ.
Manquer de clarté sur son rôle dans un mail de présentation peut créer de la confusion parmi vos nouveaux collègues et donner l’impression que vous n’êtes pas entièrement au fait de votre position ou des attentes à votre égard. Une introduction efficace nécessite une explication concise mais complète de votre rôle au sein de l’organisation.
Trop parler de soi
Partager quelques informations personnelles pour créer des liens est important. Cela peut inclure vos centres d’intérêt, vos passions en dehors du travail, ou même des anecdotes personnelles qui vous rendent unique. Mais il faut éviter de rendre le message trop centré sur vous. L’équilibre est la clé.
En limitant la quantité d’informations strictement personnelles, vous avez l’opportunité de démontrer votre intérêt pour vos nouveaux collègues. Que ce soit concernant leurs rôles au sein de l’entreprise ou la culture de l’organisation.
Révéler des informations sensibles ou privées
Révéler des informations sensibles ou privées dans un mail de présentation professionnelle peut non seulement être inapproprié. Cela peut également nuire à votre réputation professionnelle dès le début de votre intégration dans une nouvelle entreprise.
Lorsque vous partagez des détails sur votre vie personnelle, vos opinions, ou des informations confidentielles relatives à des emplois précédents, vous risquez de franchir les limites de ce qui est considéré comme professionnel et acceptable dans le contexte de votre nouveau rôle.
Oublier les informations de contact
Assurez-vous d’ajouter vos coordonnées, telles que votre numéro de téléphone professionnel et votre adresse e-mail.
Oublier d’inclure les informations de contact dans un mail de présentation professionnelle peut sembler être un détail mineur. Mais c’est en réalité une omission significative. Lors d’une intégration, il faut impérativement faciliter les moyens par lesquels vos nouveaux collègues et supérieurs peuvent vous contacter.
Ne pas être succinct
Un mail de présentation doit être concis et aller droit au but. Évitez les longueurs inutiles qui pourraient décourager vos collègues de lire le message en entier.
Un message direct et succinct garantit que les informations clés sont communiquées efficacement sans perdre le lecteur dans des détails superflus. Cela est particulièrement vrai dans un environnement professionnel où la clarté et l’efficacité de la communication sont hautement valorisées.
Envisagez de suivre une structure simple et claire. Commencez par une brève introduction de vous-même, incluant votre nom et votre nouveau poste. Ensuite, mentionnez brièvement votre expérience ou votre formation en lien avec le poste que vous occuperez. Concentrez-vous sur ce qui est le plus pertinent pour vos nouveaux collègues. Vous pouvez aussi inclure une ou deux phrases sur vos intérêts ou hobbies pour ajouter une touche personnelle. Mais évitez de vous étendre sur des sujets non liés au travail.
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Utiliser un mauvais objet de mail
L’objet de votre mail doit être clair et informatif pour que les destinataires sachent immédiatement de quoi il s’agit avant même d’ouvrir le mail.
Un objet clair et descriptif informe le destinataire sur le but de votre message, permet une meilleure gestion de ses attentes. Si vous intégrez une nouvelle entreprise, un objet comme « Présentation : [Votre Nom] – Nouveau [Votre Poste] » informe immédiatement le lecteur sur le contenu du mail.
Ne pas reconnaître la culture de l’entreprise
Chaque entreprise a sa propre culture et ses valeurs. Montrez que vous avez pris le temps de comprendre l’environnement dans lequel vous allez travailler et que vous êtes prêt à y contribuer positivement.
La culture d’entreprise englobe les valeurs, les pratiques, les traditions et le mode de communication qui caractérisent une organisation. Elle influence la façon dont les employés interagissent entre eux. Elle est également le reflet de la manière dont l’entreprise se présente au monde extérieur.
Ne pas reconnaître la culture de l’entreprise dans votre mail de présentation peut être une occasion manquée de démontrer votre alignement et votre enthousiasme à l’égard de votre nouvel environnement professionnel.
Modèle pour se présenter dans un mail professionnel
Vous cherchez des exemples plus concrets ? Nous vous avons concocté un modèle d’email professionnel de présentation pour retenir l’intérêt de votre destinataire.
Objet : Du nouveau dans votre service le 10 janvier
Bonjour à toute l’équipe de [NOM DE L’ENTREPRISE],
J’aime beaucoup suivre vos aventures sur LinkedIn, à tel point que j’ai eu envie d’intégrer [ENTREPRISE]. J’ai donc la chance de vous rejoindre dès le 10 janvier au poste de monteur vidéo. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle j’ai souhaité vous écrire.
J’ai hâte d’entamer un premier projet à vos côtés. Après 3 ans en tant que commercial au sein de [ENTREPRISE], j’ai tout plaqué pour faire coïncider ma passion et ma vie professionnelle. J’ai au préalable effectué 2 ans d’alternance, ce qui m’a permis de participer au montage de plusieurs documentaires pour la chaîne ARTE.
Dans la vie, je suis papa d’un garçon de 8 ans, Tom. Je mène donc un quotidien à 200 à l’heure. J’ai également plusieurs passions. D’ailleurs, parmi ces informations, saurez-vous retrouver celle qui est fausse ?
- J’ai fait un road trip aux États-Unis il y a 3 ans.
- J’ai participé à la saison 4 du Meilleur Pâtissier.
- Je parle français, anglais, serbe et portugais.
J’ai hâte de découvrir votre réponse. En attendant de recevoir vos mails, je me réjouis de discuter avec vous tous de vive voix.
